Outlook 中的Microsoft 365 组提供了与公司内外人员进行沟通和协作的强大解决方案。 创建用于共享收件箱、日历、OneDrive、SharePoint 网站、OneNote 笔记本等的组。 还可以邀请来自公司外部的来宾，以便他们能够使用相同的资源进行协作。
创建 Microsoft 365 组 时，Outlook 会自动创建共享 Outlook 收件箱、共享日历和文档库，以便协作处理文件。 还可以 创建Microsoft团队 ，并将 任务与 Teams 中的 Planner 集成。无需担心手动向所有这些资源分配权限，因为将成员添加到组会自动向他们提供组提供的工具所需的权限。
Microsoft 365 组 为成员提供：
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共享收件箱 - 你传统上在通讯组列表中进行对话的位置。 此共享收件箱完全可搜索，因此可创建组邮件的动态存档。 组的新用户可以搜索或向下滚动历史记录，以快速了解之前在组中发布的内容。 请参阅： 在 Outlook 中向组发送电子邮件。
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共享文件库 - 你的组有一个 SharePoint 文件库，用户可在其中存储、共享和协作处理需要处理的文档、工作簿、演示文稿、图像或任何其他类型的文件。 请参阅： 在 Outlook 中与组共享文件。
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共享日历 - 你的组获取一个共享日历，用于发布与该组相关的事件。 订阅了组的每个成员都将被自动邀请到发布到日历的事件，以便这些事件也可以显示在他们的个人日历上（如果他们愿意）。 请参阅： 使用 Outlook 中的组日历来计划和编辑事件。
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共享 OneNote 笔记本 - 组自动具有共享 OneNote 笔记本，组成员可在其中收集和协作处理信息。 许多组使用笔记本创建包含常见问题和其他资源的动态 Wiki。
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来宾访问 - 以前可以向通讯组添加外部联系人，但他们获取的只是电子邮件。 借助组，你可以向来宾提供对电子邮件对话、文件甚至共享 OneNote 笔记本的访问权限。 请参阅： 将 Outlook 中的组用作来宾。
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内容可发现 - Outlook 中的组默认为公共组，这意味着组织中的其他人可以轻松发现和加入或查看组中的材料。 如果组的内容更敏感，则可以将组切换到专用组，这将对非成员隐藏内容，并要求组所有者批准任何加入请求。
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自助服务创建 - IT 不必因用户请求创建组而陷入困境。 用户可以根据需要创建自己的组。 如果要控制组织中的哪些用户可以创建组，请参阅：管理谁可以创建Microsoft 365 组。
管理组
Microsoft 365 提供了许多有用的工具和功能，可更轻松地管理组。
提示: 书签Microsoft 365 组 - 用于轻松访问有关组创建、委派、电子邮件管理、邮件流、还原和有用脚本的管理员信息的常见任务。
让目录保持控制是每个管理员关心的问题。 下面是 Microsoft 365 提供的一些工具，可帮助简化操作：
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命名策略 - 命名策略允许你定义组的可接受和不可接受的名称。 这可以防止用户向组提供亵渎或禁止的名称。 此外，还可以对组名称强制实施公司标准前缀或后缀。
动态成员身份 - 动态成员身份允许按规则设置组成员身份，这会根据 active 目录中的部门或角色) 等元数据 (添加 (或删除) 组成员。 有关创建动态成员身份的详细信息 ，请参阅使用属性创建高级规则 。
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隐藏成员身份 - 如果有理由希望对组的成员身份保密（例如，如果成员是学生），则可以向外部方隐藏成员身份。
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创建权限 - 组织中的某些人员可能不希望能够创建新组。 有多种方法可用于管理目录中的创建权限。 请参阅 管理 Microsoft 365 组创建。
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审核日志 - 你可以更自信地允许用户创建组和管理组成员身份，因为 Microsoft 365 组审核日志可让你跟踪创建或删除特定组的人员，或者对组的成员身份进行了更改。 请参阅： 在 Microsoft 365 安全 & 合规中心搜索审核日志。
传递管理提供了一些方法来处理组应如何发送或接收消息。 此外，还有一些工具来监视这些消息的流。 有关详细信息，请参阅Microsoft 365 组 - 常见任务。
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以身份发送或代表发送 - 这些设置允许指定用户发送电子邮件，就像他们来自组或代表组一样。
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发件人限制 - 这些设置允许你控制允许谁向组发送邮件。 可以将组配置为允许来自外部方的电子邮件，但你可能希望将其限制为仅特定的外部方。
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外部用户支持 - 通过邀请来宾加入你的组，你可以选择让他们包含在组中的电子邮件对话中。 请参阅 在 Outlook 中将来宾添加到组 ，了解如何添加来宾。
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传输规则 - 传输规则适用于组，就像它们适用于 Exchange 服务器一样。 规则可以查找满足特定条件的消息，然后可以对这些消息执行操作。
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邮件提示 - 邮件提示是撰写邮件时向用户显示的信息性邮件。 如果消息可能转到外部方或超过消息配额，则通过警告用户来帮助减少NDR。
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多个代理地址 - 组可以像用户邮箱一样具有别名。 使用其他代理地址可以方便地接受发送到其他别名的消息，或者更容易到达名称很长或难以拼写的组。 有关详细信息，请参阅 选择创建Microsoft 365 个组时要使用的域
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最大发送/接收大小 - 这些配额可帮助减少组接收 (或发送) 极大型消息的问题，以便更好地管理存储和带宽要求。
Microsoft 365 还提供了一些工具来管理组中共享的内容类型。 有关详细信息，请参阅Microsoft 365 组 - 常见任务。
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使用指南 - 你将能够定义 Microsoft 365 组的使用指南，以便向用户介绍有助于保持组有效性的最佳做法，并让他们了解内部内容策略。
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数据分类 - 你将能够为 Microsoft 365 组创建可自定义的数据分类系统，该系统允许按策略类型 (（例如“未分类”、“公司机密”或“最高机密”) ）分离组。 通过这种方式，你的组可以展示组织中其他内容的策略。 可扩展策略允许组织配置每当创建或更改组时调用的终结点，然后你可以实现自己的策略来创建或更改组。
任何具有 Exchange Online 和 SharePoint Online 的 Microsoft 365 订阅都将支持组。 包括商业协作版和商业高级版计划以及企业版 E1、E3 和 E5 计划。
如果拥有仅限 Exchange 的计划，你仍然可以获取 Outlook 中的组的共享收件箱和共享日历功能，但不能获取文档库、Planner 或任何其他功能。
用户有时对更改感到不自在，因此请务必与通讯组列表的现有成员进行通信，让他们知道会发生什么情况。 下面是此消息中应包含的一些信息，以及一些可能有用的答案：
什么是 Outlook 中的组？
Outlook 中的Microsoft 365 组是一种单一协作解决方案，适用于希望以易于查找的统一方式共享讨论、文件、日历和笔记的位置的团队/组。 最好的单一功能可能是组的收件箱会保留讨论的历史记录，从而可以轻松搜索以前的讨论。
有关详细信息 ，请参阅 Outlook 中的组体验。
我们为什么进行此更改？
People经常请求能够搜索发布到通讯组列表的邮件，以便查找过去讨论过的信息。 将通讯组列表升级到组意味着用户不必一遍又一遍地提出或回答相同的问题。
此外，新组将包括组事件的日历、共享文件库和 OneNote 笔记本，我们可以在其中协作并收集信息以供将来参考。
如果我已经是通讯组列表的成员，是否需要执行任何操作才能加入此组？
否，如果你已经是通讯组列表的成员，则会自动成为新组的成员。
如何实现在 Outlook 中访问新组？ Outlook 网页版怎么样？
若要访问 Outlook 中的新组，只需转到左侧导航窗格底部的“组”类别即可。 如果使用此组，通常考虑通过右键单击它并选择“显示为收藏”来将其固定 为收藏夹。
此外，每个移动平台 (iOS、Android 等 ) 上都提供了适用于 Microsoft 365 组的免费移动客户端，因此你可以随时轻松访问组。
我不能只发送电子邮件吗？
是的，当然。 你用于通讯组列表的同一电子邮件别名仍然适用于 Outlook 中的组。
同时...
请记住，在发生此更改时告诉他们，如果他们有进一步的问题，他们应该联系谁。
Microsoft不提供将共享邮箱转换为 Microsoft 365 组的工具，反之亦然。 但是，可以将通讯组列表升级到Microsoft 365 个组。 这是为组织的通讯组列表提供Microsoft 365 个组的所有特性和功能的好方法。 有关详细信息，请参阅Microsoft 365 组 - 常见任务。
哪些通讯组列表无法升级到Microsoft 365 个组？
只能将云托管的简单非嵌套通讯组列表升级到Microsoft 365 个组。 请参阅 无法将通讯组列表升级到Microsoft 365 个组。
将通讯组升级到 Microsoft 365 组后，可能需要执行一些后续任务，以确保其顺利进行。
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跟进你的用户 - 升级完成后立即与他们签入，几天后再次签入。 表明你正在倾听并响应他们可能提出的任何问题，这将让他们对变化感到快乐和舒适。
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监视参与报告 - Microsoft 365 管理员 门户有一些很好的报告，可以显示有多少用户使用组、他们使用的频率和功能。 这些报表可帮助你设计后续和用户培训，并突出显示用户从新组获得最大价值的位置。 请参阅：Microsoft 365 管理中心中的活动报告。
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分享你的体验 - 让公司中的其他团队知道你升级了通讯组，以及你为使其成功而采取了哪些步骤！ 共享该信息可以帮助其他团队遵循你的示例，并成功升级自己的团队。
对Microsoft 365 组有疑问？ 访问 Microsoft 365 组 技术社区。
提示: 默认情况下，所有用户都可以创建Microsoft 365 个组。 有关详细信息，请参阅管理谁可以创建Microsoft 365 组。
可以从各种工具创建 Microsoft 365 组 ，包括 Outlook 、Outlook 网页版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams 等。 你选择从哪个工具开始取决于你正在使用的组类型。 例如，在Microsoft创建围绕电子邮件和日历组织的组时，我们倾向于从 Outlook 开始。 如果集团用于公司范围的沟通，我们倾向于从Viva Engage开始。 对于基于聊天的协作，我们会从 Microsoft Teams 启动组。
组织外部的人员无法看到或访问公用组和专用组的内容，除非这些人已特别受邀为来宾。 有关详细信息 ，请参阅在 Outlook 中将来宾添加到组 。
管理所有者、成员和来宾
组所有者是组的审阅人。 他们可以添加或删除成员，并且具有独有权限，例如从共享收件箱中删除对话或更改有关该组的不同设置。 组所有者可以重命名组、更新说明或图片等。 如果您熟悉 SharePoint 角色，则组所有者是网站集管理员。
提示: 如果可以的话，最好的做法是为一个网上论坛至少拥有两个所有者。 这样，如果一个所有者不可用，则另一个所有者可以更改组。
组成员是组织内使用组进行协作的普通用户。 他们可以访问组内的所有内容，但无法更改组设置。 在 SharePoint 环境中，他们是网站成员。 有关添加或删除组成员的信息，请参阅 在 Outlook 中添加、编辑和删除组成员。
来宾与组成员类似，但他们不属于你的组织。 默认情况下，用户可以邀请来宾加入组，你可以控制该设置。 有关详细信息，请参阅 在 Outlook 中将来宾添加到组。
将 Microsoft Teams 用于基于聊天的持久工作区
Microsoft Teams 是与组保持联系的一种极佳方式。 Microsoft Teams 是团队的内部循环 – 这是一个持久、基于聊天的工作区，其中包含组内关注的主题或特定子组的相关非正式、实时对话。 虽然 Teams 集成不会自动进行，但你可以根据 Microsoft 365 组轻松创建 Teams 组。
在组实现了预期用途之后，可将其删除以释放系统资源，并且不再列出或显示组。 有关详细信息 ，请参阅在 Outlook 中编辑或删除组 。 如果你希望无须记住删除过期的组，则可让管理员设置过期策略，这些策略将导致旧组过期并在指定的时间段后自动删除。 另请参阅： Microsoft 365 组过期策略。
预配 Microsoft 365 组 有三种主要模型：开放、IT 主导或受控。 每种模式都有各自的优点。
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模式 |
优点 |
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开放（默认） |
用户可以根据需要创建自己的组，而无需求助于或打扰 IT |
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IT 领导 |
用户从 IT 部门请求组。 IT 部门可以指导他们选择最适合其需求的协作工具 |
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受控 |
组创建仅限于特定人员、团队或服务 (请参阅：控制谁可以创建Microsoft 365 组) |
如果要控制 Microsoft 365 组 的命名方式，可以使用 命名策略 强制组名称遵守某些标准，包括前缀或后缀，以及阻止令人反感的名称。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 组命名策略。
每个组至少有一名所有者，他可以添加或删除成员，并对组及其内容进行一些基本管理。 如果组的所有者 (或所有者出于任何原因) 离开组织，管理员可以将新的所有者分配给该组。
此外，如果具有Exchange Online管理员权限，则可以从 Microsoft 365 管理员 中心管理组 (请参阅Microsoft 365 管理中心) 中的“管理组成员身份”或从 PowerShell (请参阅使用 PowerShell 管理Microsoft 365 组。
有时，你可能希望从租户中删除组。 有关如何删除组的信息，请参阅： 在 Outlook 中删除组。 如果意外删除了组，管理员可以还原该组长达 30 天。 请参阅： 还原已删除Microsoft 365 组。
如果希望采用更自动化的方式来管理 Microsoft 365 组 的生命周期，则可以使用 过期策略 在特定时间间隔使组过期。 组的所有者将在组到期前 30、15 和 1 天收到一封电子邮件，允许他们在需要时轻松续订组。 请参阅： Microsoft 365 组过期策略。
Microsoft 365 组限制
在管理员Microsoft 365 组概述中查找组限制。
如果你计划使用 Azure Active Directory Connect 工具的“组写回”功能，则最大长度为 448 个字符（与“说明”属性相关）。
有关 SharePoint Online 存储的详细信息，请参阅 SharePoint Online 限制。
在拥有有关组使用情况的可操作信息时，管理 Microsoft 365 组将会更加高效。 Microsoft 365 管理员 中心有一个报告工具，可让你查看存储使用情况、活动组数，甚至用户如何使用组等信息。 有关详细信息，请参阅管理中心 中的 Microsoft 365 报表 。
Microsoft 365 组 提供了许多用于合规性、信息保护和电子数据展示的工具。
