可以直接在 Visio 中的形状上快速导入和显示数据。 第一步是连接到数据源并将数据导入到图形中。 第二步是将导入的数据链接到形状。
步骤 1：导入数据
在第一步中，使用数据选择器向导导入数据。
“外部数据”窗口中显示的数据是导入时源数据的快照。 可以更新图形中的数据以匹配源数据中的更改。 但是，不能通过更改图形中的数据来刷新数据源。 请参阅 刷新导入的数据。
在“数据”选项卡上的“外部数据”组中，单击“将数据链接到形状”。
在数据选择器向导的第一页上，选择要使用的以下哪一种类型的数据源：
- Microsoft Excel 工作簿
- Microsoft Access 数据库
- Microsoft SharePoint Foundation 列表
- Microsoft SQL Server 数据库
- 其他 OLEDB 或 ODBC 数据源
- 以前创建的连接
完成向导的其余部分。
注意
如果在向导的第一页上选择 Excel 工作簿、Access 数据库或 SharePoint 列表以外的其他选项，则在完成数据选择器向导的过程中，可能会暂时转到数据连接向导。
在数据连接向导的最后一页上单击 “完成 ”后，将显示 “外部数据 ”窗口，其中导入的数据以网格形式显示。
步骤 2：将数据行链接到绘图中的形状
有三种方法可以将数据行链接到绘图中的形状：可以一次将行链接到现有形状一个，可以自动将行链接到形状，也可以从数据创建形状。
方法 1：一次链接一个行到现有形状
此方法最适合形状相对较少的现有绘图。
将行从 外部数据窗口 拖动到绘图中的形状上。
注意
如果您没有看到“外部数据窗口”，请转到“ 数据 ”选项卡，然后在“ 显示/隐藏 ”组中，选中“ 外部数据窗口”旁边的复选框。
数据将显示在形状中，并在 “外部数据窗口”中行的左侧显示一个链接图标。
注意
- 可以将单个行链接到多个形状，但不能将多个行链接到单个形状。
- 若要更改或增强形状和数据的外观，请参阅 使用数据图形增强数据。
- 若要显示 “外部数据 ”窗口，请在 “视图 ”菜单上单击“ 外部数据窗口”。
方法 2：自动将行链接到现有形状
此方法最适合具有大量形状的现有绘图。 仅当形状中已有可与数据源中的数据匹配的数据时，此操作才有效。
- 在 “数据 ”菜单上，单击“全部刷新”，然后选择“刷新 后自动链接 ”（如果尚未选中）。
- 按照自动链接向导中的步骤操作。
数据将显示在形状中。 若要更改或增强形状和数据的外观，请参阅 使用数据图形增强数据。
方法 3：从数据创建形状
如果绘图没有形状，并且不需要使用特定形状，则此方法最好。
- 单击 “形状” 窗格中的一个形状。
- 将“ 外部数据 ”窗口中的一行或一组行拖动到绘图中的空白区域。
对于拖动到绘图上的每一行，都会显示单击的形状的一个实例。