以下方案听起来是否很熟悉？ 将文件通过电子邮件发送给多个同事。 然后，它们都会添加其反馈，让你负责集成来自原始副本的多个副本的输入。
有一种更好的方法来处理此问题。 可以将文件存储在 SharePoint 或 Microsoft OneDrive 上，并使用 “共享” 命令让其他人读取或编辑。 然后，只有一个副本可以查看，其中包含每个人的反馈。 (他们可以对文件执行的操作取决于你授予他们的权限。)
下面是该过程。
将 SharePoint 或 OneDrive 位置添加到 Word 中的地点列表
- 在“Word”中，选择“文件>另存为>添加位置”。
- 在 “添加位置”下，选择要 (使用的基于云的服务，即 SharePoint、OneDrive) 。
- 完成可能出现 的“登录 ”屏幕。 如果需要，请联系 IT 部门获取用户名和密码。
- 请注意Word的“另存为”窗格中现在提供的新位置。
保存和共享文档
可以将文档保存到可用的云位置。 只需执行此操作一次，之后即可对一个共享文件执行所有编辑。
- 在要共享的文档中，选择“ 文件>另存为”。
- 在“ 另存为 ”页上，双击要使用的位置 (例如 OneDrive、SharePoint/MySite)
- 提供文件名，然后选择“ 保存”。 如果这会返回到“ 信息 ”选项卡，只需再次单击“ 共享 ”。
- 在“与People共享”下，输入每个收件人的姓名或电子邮件地址。
- （可选）选择“ 可以编辑” 或“ 可以查看”。 第一个选项允许同事更改文件，第二个选项更安全。
- （可选）在地址行下方的框中添加消息。 然后单击“ 共享”。
共享已保存的文档
如果已将文件保存到 SharePoint 或 OneDrive，则可以使用以下步骤。
- 打开要共享的文档。
- > > 单击“文件共享与People
- 为每个收件人输入姓名或电子邮件地址。
- （可选）选择“ 可编辑” 或 “可以查看”。 第一个选项允许同事更改文件。 第二个使文件更安全。
- （可选）在地址行下方的框中输入消息，然后单击“ 共享”。
停止与他人共享
如果需要，可以停止特定收件人的共享访问权限。
- 打开文档。
- 选择 “文件共享>”
- 在“与People共享”下，右键单击要删除 () 的任何名称，然后选择“删除用户”。
有关 OneDrive 和 Microsoft 365 的详细信息
- 若要打开 OneDrive 帐户，请参阅 注册Microsoft帐户。
- 若要订阅 Microsoft 365 SharePoint 帐户，请参阅 Microsoft 365 主页。
- 如果您的公司有 SharePoint 而且您有关于它的问题，请与您的系统管理员联系。