Access 桌面資料庫的基本工作

Applies To
Access for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access 資料庫可協助您儲存及追蹤幾乎所有類型的資訊，例如庫存、連絡人或商務程序。 讓我們逐步了解建立 Access 桌面資料庫、新增資料的方法，然後了解自訂和使用新資料庫的後續步驟。

本文內容

選擇範本

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表，均已就緒可供使用。 當您啟動 Access 時，首先看到的是範本，您可以在線上搜尋以取得更多範本。

Access 中啟動畫面上的範本檢視

  1. 在 Access 中，選取 [新增檔案>]。
  2. 選取桌面資料庫範本，然後在 [ 檔案名稱] 底下輸入資料庫的名稱。 如果您沒有看到適合您的範本，請使用 [搜尋線上範本] 方塊。
  3. 您可以使用 Access 顯示在 [ 檔案名稱 ] 方塊下方的預設位置，或選取資料夾圖示以選擇其中一個位置。
  4. 選取 [建立]。

從範本建立 Access 桌面應用程式

視範本而定，您可能需要執行下列其中一項動作才能開始：

  • 如果 Access 顯示含有空白使用者清單的 [登入 ] 對話方塊：

    1. 選取 [新增使用者]。
    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。
    3. 選取 [儲存並關閉]。
    4. 選取您剛才輸入的使用者名稱，然後選取 [ 登入]。

  • 如果 Access 在訊息列中顯示 安全性警告 訊息，而且您信任範本的來源，請選取 [啟用內容]。 如果資料庫需要登入，請重新登入。

如需詳細資訊，請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫。

從頭開始建立資料庫

如果所有範本都不符合您的需求，您可以從空白桌面資料庫開始。

  1. 在 Access 中，選取 [新增>空白桌面資料庫]。
  2. 在 [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。
  3. 您可以使用 Access 顯示在 [ 檔案名稱 ] 方塊下方的預設位置，或選取資料夾圖示以選擇其中一個位置。
  4. 選取 [建立]。

新增資料表

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表：

  1. 當您第一次開啟資料庫時，您會在 [資料工作表檢視] 中看到空白資料表，您可以在其中新增資料。 若要新增其他資料表，請選取 [建立>資料表]。 您可以在儲存格) (空白欄位開始輸入資料，也可以貼上其他來源的資料，例如 Excel 活頁簿。

  2. 若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。

    秘訣

    有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

  3. 選取 [ 檔案>儲存]。

  • 若要新增更多欄位，請在 [按一下以新增] 欄中輸入。
  • 若要移動欄，請按一下欄標題來選取欄，然後拖曳到您想要的位置。 您也可以選取相鄰的欄，並將它們一起拖曳到新位置。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

複製與貼上資料

您可以從其他程式（例如 Excel 或 Word）複製資料並貼到 Access 資料表中。 將資料分隔成欄時效果最佳。 如果資料位於文字處理程式中，例如 Word，請在複製資料之前使用標籤來分隔欄或將資料轉換成表格格式。

  1. 如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。

  2. 按 Ctrl+C 開啟來源並複製資料。

  3. 在 [資料工作表檢視] 中開啟您要新增資料的 Access 資料表，然後按 Ctrl+V 貼上資料表。

  4. 按兩下每個欄標題，然後輸入有意義的名稱。

  5. 選取 [ 檔案>儲存]，然後為新資料表命名。

    注意

    Access 會根據您貼到每欄第一列的資訊來設定各欄位的資料類型，因此請務必確定後續列中的資訊與第一列相符。

您可以從其他來源匯入資料，也可以連結至 Access 中的資料，而不需將資訊從儲存位置移動。 如果有多個使用者更新資料，而您想要確定看到的是最新版本，或是想要節省儲存空間，連結可能是不錯的選擇。 對於大部分的格式，您可以選擇要連結至或匯入資料。 如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料。

該過程因資料來源而略有不同，但這些說明將協助您開始使用：

  1. 在 [外部資料 ] 索引標籤的 [匯入 & 連結 ] 群組中，選取 [新增資料來源]，然後從列出的子功能表選項中選取要匯入或連結的資料格式。

    注意

    如果仍然找不到正確的格式，您可能需要先將資料匯出為 Access 支援的檔案格式，例如分隔符號的文字檔。

  2. 請遵循 [ 取得外部資料] 對話方塊中的指示。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下是您可以從中匯入或連結到的外部來源：

來源 匯入 連結
Excel 是 是， (唯讀)
Access 是 是
ODBC 資料庫，例如 SQL Server 是 是
文字或逗點分隔值 (CSV) 檔案 是 是，僅 () 新增記錄
SharePoint 清單 是 是
XML 是
資料服務 是， (唯讀)
HTML 文件 是 是
Outlook 資料夾 是 是

如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料。

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈]，快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式，將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表做為備份。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。
  2. 選取 [資料庫工具>][分析表格]。 精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 如果您看到標示為 [顯示簡介頁面？] 的核取方塊，請選取該核取方塊，然後選取 [上一步] 兩次以查看簡介。 如果您不想再次查看簡介頁面，請清除 [顯示簡介頁面？]。

如需詳細資訊，請參閱 使用 [資料表分析器] 將您的資料正常化。

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後續步驟

設計程序的其餘部分會因您想要執行的內容而異，但您可能會考慮建立查詢、表單、報表和巨集。 以下文章可提供協助：

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