使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

合併列印是讓 Access 資料發揮作用的絕佳方式。 這段影片示範如何使用 Access 中的 Word 合併命令開始，在 Microsoft Word 中建立一般表單字母。 或者，如果您願意，請查看視頻下方的基本步驟。

影片內容

以下是從 Access 中建立 Word 合併列印的一般程序：

1. 開啟包含您要與 Word 合併之位址的 Access 資料庫。
2. 如果 [瀏覽窗格] 未開啟，請按 F11 將其開啟。
3. 選取包含位址的資料表或查詢。 如果地址欄位分散在多個資料表中，請建立包含所需欄位的 簡易選取查詢 ，然後選取該查詢以進行合併作業。
4. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [Word 合併]。
5. Microsoft Word 合併列印精靈對話方塊隨即開啟。
   
6. 選擇您是否要精靈將您的地址資料連結到現有的 Word 文件，或從新的空白文件開始。
7. 按一下 [確定]。

Word 隨即啟動並顯示 [郵件] 索引標籤和 [合併列印] 窗格。

1. 按一下 [合併列印] 窗格底部的 [ 下一個 ] 和 [上一個 ] 連結，完成精靈步驟。

2. 在精靈的步驟 3 中，您不需要選取收件者清單。 這是您在 Access 中選取時所決定的。 不過，您可能想要按一下 編輯 收件者清單 來微調清單。 在開啟的方塊中，您可以從合併中移除個別收件者、套用篩選、排序清單等等。

3. 在精靈的步驟 4 中，除非您正在使用現有的文件) ，否則請 (寫信。

4. 將游標放在文件中您要顯示地址資料的位置，然後按一下 [合併列印] 窗格中的 [ 地址區塊]、[問 候欄] 或 [其他項目 ]，即可將 Access 資料插入文件中。 在出現的方塊中，選取您想要的格式，然後按一下 [ 比對欄位] 以確定欄位正確相符。

5. 在精靈的步驟 5 中，按一下 [下一 (>>) ] 和 [上一個 () << ] 按鈕，以預覽列印文件時合併資料的外觀。

6. 在精靈的步驟 6 中，按一下 [列印] ，然後選取您要的列印選項。

7. 儲存並關閉 Word 文件。

   注意

   • 如果您在完成精靈之後需要返回並調整任何合併設定，所有作業都可以在 Word 的 [郵件] 索引標籤上進行。
   • 如果您在 Access 資料庫中進行設計變更，您可能需要調整 Word 中的一些合併設定，才能讓合併再次正常運作。
   • 合併列印精靈是專為處理郵寄地址資料而設計。 不過，您可以使用合併列印功能將任何類型的資料與 Word 合併，例如庫存記錄、工作或您儲存在 Access 中的任何內容。

如需有關 Word 合併列印功能的詳細資訊，請參閱下列文章：

• 使用合併列印來個人化文件
• 使用合併列印建立標籤
• Word 中的 Email 合併