在工作表的資料清單中插入小計

Applies To
Excel for Microsoft 365 Excel 2024 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016

您可以使用 [小計 ] 命令自動計算欄清單中的小計和總計。

重要

Excel 表格不支援小計。 如果您使用 Excel 表格，[ 小計 ] 命令會呈現灰色。 若要在資料表中新增小計，您必須先將資料表轉換成一般資料範圍，然後再加上小計。 請注意，這會從資料移除所有資料表功能，但表格格式設定除外。 或者，您可以建立 樞紐分析表。

當您插入小計時：

  • 小計是 透過使用 SUBTOTAL 函數，例如 加總 和或 平均函數進行計算。 您可以針對每一欄顯示一種以上類型的彙總函數。
  • 總計 衍生自詳細資料，而非小計中的值。 例如，如果您使用 [平均 彙總] 函數，總計列會顯示清單中所有詳細資料列的平均值，而不是小計列中值的平均值。

包含運動小計和總計的 Excel 清單

如果活頁簿設定為自動計算公式，則 [小計 ] 命令會在您編輯詳細資料時自動重新計算小計和總計值。 [小計] 命令也會概述清單，以便您顯示和隱藏每個小計的詳細資料列。

插入小計

注意

如果您篩選包含小計的資料，您的小計可能會顯示為隱藏。 若要再次顯示，請清除所有篩選 如需套用篩選的詳細資訊，請參閱快速 入門：使用自動篩選篩選資料。

  1. 請確定您要計算小計的資料範圍中的每一欄的第一列都有標籤、每一欄都包含類似的事實，而且該範圍不包含任何空白列或欄。

  2. 選取範圍中的儲存格。

  3. 執行下列其中一個動作：
    插入一級小計
    您可以為一組資料插入一個小計層級，如下列範例所示。
    包含東部地區內運動小計的 Excel 清單
    每次運動欄的變化......
    …小計 [銷售] 欄。

    1. 若要在包含您想要組成群組之資料的欄進行排序，請選取該欄，然後在 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中按一下 [從 A 到 Z 排序] 或 [從 Z 到 A 排序]。
    2. 在 [資料 ] 索引標籤上，按一下 [ 大綱 ] 群組中的 [ 小計]。
      Outlook 功能區圖像
      隨即顯示 [小計 ] 對話方塊。
    3. 在 [ 每次變更] 方塊中，按一下要小計的欄。 例如，使用上述範例，您可以選取 [運動]。
    4. 在 [使用函數 ] 方塊中，按一下您要用來計算小計的彙總函數。 例如，使用上述範例，您可以選取 [加總]。
    5. 在 [ 新增小計至 ] 方塊中，選取包含要小計之值的每一欄的核取方塊。 例如，使用上述範例，您可以選取 [銷售]。
    6. 如果您想要在每個小計後自動分頁符號，請選取 [群組間分頁符號] 核取方塊。
    7. 若要指定詳細資料列上方的摘要列，請清除 [資料以下摘要 ] 核取方塊。 若要在詳細資料列下方指定摘要列，請選取 [資料以下摘要 ] 核取方塊。 例如，使用上述範例，您可以清除核取方塊。
    8. 或者，您可以重複步驟 1 到 7，以使用不同彙總函數新增更多小計，以再次使用 [ 小計] 命令。 若要避免覆寫現有的小計，請清除 [取代目前的小計 ] 核取方塊。

    插入小計的巢狀層級
    您可以在對應的外部群組內插入內部巢狀群組的小計，如下列範例所示。
    外部和巢狀小計的範例
    在外部 [地區] 欄的每次變更時...
    …小計該區域的銷售額，以及內部運動欄的每次變更。

    1. 若要在包含您想要組成群組之資料的欄進行排序，請選取該欄，然後在 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中按一下 [從 A 到 Z 排序] 或 [從 Z 到 A 排序]。

    2. 插入外部小計。
      如何插入外部小計

      1. 在 [資料 ] 索引標籤上，按一下 [ 大綱 ] 群組中的 [ 小計]。
        Outlook 功能區圖像
        隨即顯示 [小計 ] 對話方塊。
      2. 在 [ 每次變更] 方塊中，按一下外部小計的資料行。 例如，使用上述範例，您可以按一下 [地區]。
      3. 在 [使用函數 ] 方塊中，按一下您要用來計算小計的彙總函數。 例如，使用上述範例，您可以選取 [加總]。
      4. 在 [ 新增小計至 ] 方塊中，選取包含要小計之值的每一欄的核取方塊。 在上述範例中，您可以選取 [銷售]。
      5. 如果您想要在每個小計後自動分頁符號，請選取 [群組間分頁符號] 核取方塊。
      6. 若要指定詳細資料列上方的摘要列，請清除 [資料以下摘要 ] 核取方塊。 若要在詳細資料列下方指定摘要列，請選取 [資料以下摘要 ] 核取方塊。 例如，使用上述範例，您可以清除核取方塊。
      7. 您可以選擇性地重複步驟 1 到 6，以使用不同彙總函數新增更多小計，以再次使用 [ 小計 ] 命令。 若要避免覆寫現有的小計，請清除 [取代目前的小計 ] 核取方塊。

    3. 插入巢狀小計。
      如何插入巢狀小計

      1. 在 [資料 ] 索引標籤上，按一下 [ 大綱 ] 群組中的 [ 小計]。
        Outlook 功能區圖像
        隨即顯示 [小計 ] 對話方塊。
      2. 在 [ 每次變更] 方塊中，按一下巢狀小計欄。 例如，使用上述範例，您可以選取 [運動]。
      3. 在 [使用函數 ] 方塊中，按一下您要用來計算小計的彙總函數。 例如，使用上述範例，您可以選取 [加總]。
        選取所要的任何其他選項。
      4. 清除 [取代目前的小計] 核取方塊。

    4. 針對更多巢狀小計重複上一個步驟，從最外層的小計開始作業。

秘訣

若要只顯示小計和總計的摘要，請按一下列數旁的大綱符號 1、2、3 。 使用加號和減號顯示或隱藏個別小計的詳細資料列。

移除小計

  1. 選取範圍中包含小計的儲存格。
  2. 在 [資料 ] 索引標籤上，按一下 [ 大綱 ] 群組中的 [ 小計]。
    Outlook 功能區圖像
  3. 在 [小計 ] 對話方塊中，按一下 [ 全部移除]。

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