注意
Microsoft Access 不支援使用套用的敏感度標籤匯入 Excel 資料。 您可以採取的因應措施是，您可以在匯入前移除標籤，然後在匯入後重新套用標籤。 如需詳細資訊，請參閱在 Office 中將敏感度標籤套用至您的檔案和電子郵件。
Access 和 Microsoft Excel 有許多相似之處，這可能讓人難以決定要使用哪個程式。 例如，這兩個程式都可以儲存大量資料、執行強大的查詢和分析工具來對資料進行切片和切塊，並執行複雜的計算以傳回您需要的資料。
但是，每個程序都有明顯的優勢，具體取決於您正在管理的數據類型以及您想要對這些數據做什麼。 例如，如果您想要以多個使用者可以存取的格式來維護資料完整性，Access 是您的最佳選擇。 Excel 更適合用於您想要深入分析的複雜數值資料。
在許多情況下，您可以同時使用這兩個程序，將每個程序用於最適合其目的。 一般而言，Access 更適合用來管理資料：它可協助您保持資料井然有序、易於搜尋，並可供多個同時使用者使用。 Excel 通常更適合分析資料：它可以執行複雜的計算、探索可能的結果，並產生高品質的圖表。 如果您使用 Access 來儲存資料，並使用 Excel 來分析資料，您可以同時受益於這兩個程式。
Excel 也支援即時共同撰寫，讓多人可以跨裝置同時編輯相同的活頁簿。 Access 通常用於 Windows 上的結構化多使用者資料庫案例。
在決定使用哪個程式之前，請比較每個程式的優點，了解何時最好使用其中一個程式，並了解如何使用這兩個程式以達到您想要的結果。
注意
Excel 包含在 Microsoft 365 訂閱中，也可在網頁上使用。 Access 僅包含在特定 Microsoft 365 方案中，且可在 Windows 桌面上使用。 在 Microsoft 365 中，Excel 活頁簿通常會儲存在 OneDrive 或 SharePoint 中，以便實現跨裝置存取和即時共同作業。
比較每個方案的優點
如果您想以最佳效能和準確性存取和更新您的資訊，選擇正確的程式至關重要。 若要找出最適合您想要完成之任務的程式，請比較每個程式在資料儲存、資料分析、多使用者共同作業和安全性方面提供的優點。
資料儲存空間
平面與關聯式資料 若要決定哪種程式最適合儲存資料，請問自己下列問題： 資料是否關聯？ 您可以有效包含在單一資料表或工作表中的資料稱為 一般 資料或 非關聯式 資料。 例如，如果您想要建立一份簡單的客戶清單，每個客戶只有一個地址和連絡人，Excel 可能是比較適合的選擇。 不過，如果您想要儲存一份更複雜的客戶清單，其中包含每個客戶的帳單和交貨地址，或每個客戶的多個連絡人，Access 是比較好的解決方案。
在關聯式資料庫中，您可以將資訊組織成多個資料表。 在設計完善的關聯式資料庫中，每個資料表都是平面的，且只包含一種資料類型的資訊。 例如，如果您建立客戶資料庫，客戶名稱會放在一個資料表中，而這些客戶的帳單和送貨地址則會放在個別資料表中。 將地址與名稱分開儲存是個好主意，因為每個客戶都可以有多個地址，而且您希望能夠為每個客戶輸入多個地址，而不需要重新輸入每個地址的客戶名稱。
本機與外部資料 您可以使用 Access 連線到各種外部資料來源的資料，以便檢視、查詢及編輯該資料，而不需要匯入資料。 例如，Access 提供命令來連線至 Microsoft SQL Server 資料庫、dBASE 檔案或 Outlook 資料夾中的現有資料，以及許多其他資料來源。 您可以使用 Excel 連線到各種資料來源，包括 Access、SQL Server 和 Analysis Services 資料庫、文字和 XML 檔案，以及 ODBC 和 OLE DB 資料來源。 不過，您無法透過 Excel 使用者介面編輯資料以變更來源資料。
Access 和 Excel 都提供命令來連線至 Windows SharePoint Services 清單中的資料。 不過，Excel 僅提供與 SharePoint 清單的唯讀連線;而 Access 則可讓您讀取及寫入 SharePoint 清單的資料。
資料完整性與彈性 唯一識別碼有助於維護資料的完整性，並確保沒有兩列 (或記錄) 包含完全相同的資料。 唯一識別碼也提供在您搜尋或排序資料時擷取資料的最快速方式。 在 Access 中，您可以使用 [自動編號] 資料類型自動為每筆記錄產生唯一識別碼。 然後，您可以使用這些識別碼將一個資料表中的記錄與另一個資料表中的一或多個記錄建立關聯。
Access 套用至您資料的結構有助於確保資料的完整性。 Access 可以要求一個資料表中的新記錄在另一個資料表中具有現有的對應值，因此您無法建立「孤立」記錄。 例如，您不想要的訂單不含客戶資訊。 Access 可以要求 [訂單] 資料表中的每筆新記錄在 [客戶] 資料表中都有一個對應的客戶值。 這種所需的值對應稱為參考完整性。
您也可以施加自己的限制和規則，以進一步確保正確輸入資料。 Excel 可讓您以更自由格式的方式輸入資料，但由於 Excel 不支援關聯式資料，因此無法支援參考完整性。 不過，您可以使用 [資料驗證 ] 命令來控制 Excel 中的資料輸入。
資料分析
查詢 如果您經常必須視變更的條件或事件以各種方式檢視資料，Access 可能是儲存及使用資料的更好選擇。 Access 可讓您使用結構化查詢語言 (SQL) (SQL) 查詢快速擷取您想要的資料列和欄，無論資料包含在一個資料表還是多個資料表中。 您也可以在查詢中使用運算式來建立導出欄位。 在 Access 中使用運算式類似於在 Excel 中使用公式來計算值的流程。 您也可以使用 Access 查詢來摘要資料，並呈現彙總值，例如總和、平均值和計數。
模型化 在 Excel 中，您可以使用 [假設狀況評估] 工具來預測工作表模型的結果。 假設狀況分析可讓您針對資料執行不同的案例，例如最佳案例和最壞案例，並在摘要報表中比較數個案例的結果資料。 Access 中沒有類似的功能。
樞紐分析和建立圖表 在這兩個程式中，您可以建立樞紐分析表和樞紐分析表圖表。 不過，Excel 提供的樞紐分析表和圖表功能比 Access 更進階。 如果您打算建立廣泛的樞紐分析表，或定期提供專業型式圖表，您應在 Excel 中使用樞紐分析表或樞紐分析表圖表，而非 Access 中的相同功能。
多使用者共同作業
Access 和 Excel 都支援共同作業環境，例如 Windows SharePoint Services 和網路檔案共用。 但是，它們的不同之處在於多個使用者存取資料的方式。
多個使用者對資料的存取權 在正常作業下，Access 可讓多個使用者同時開啟單一資料庫。 這個方法很有效，因為 Access 只會鎖定使用者正在編輯的資料。 因此，其他使用者可以編輯不同的記錄而不會發生衝突。 在 Excel 中，您可以與其他使用者共用活頁簿，但是當使用者在不同時間處理該活頁簿中的資料時，多使用者共同作業的效果最佳。 實際上，Access 資料庫的使用者會在一 組資料上共同作業，而 Excel 活頁簿的使用者則在 文件上共同作業。
使用 Windows SharePoint Services 進行共同作業 這兩個程式都與 Microsoft Windows SharePoint Services 技術整合，例如 SharePoint 清單和文件庫。
Access 提供許多在 SharePoint 網站上與多個使用者共同作業的方式。 例如，您可以將完整的資料庫上傳至 Windows SharePoint Services 文件庫、將表單和報表設為 Windows SharePoint Services 檢視，以及將資料庫連結至儲存在 SharePoint 清單中的資料。
Excel 僅提供一種在 SharePoint Services 網站上與多位使用者共同作業的方式。 您可以將活頁簿上傳到 Windows SharePoint Services 文件庫，個別使用者可以在這裡簽出活頁簿進行變更，防止其他使用者同時修改活頁簿。 使用者可以編輯活頁簿，而不需從文件庫簽出該活頁簿，在這種情況下，使用者必須與其他使用者協調，以避免資料衝突。
使用網路資料夾進行共同作業 如果您將 Access 資料庫儲存在共用網路資料夾中，則多個使用者可以同時開啟資料庫並使用其資料。 當使用者編輯個別記錄時，資料庫會鎖定這些記錄。 如果您將 Excel 活頁簿儲存在共用網路資料夾中，則一次只能有一個使用者可以編輯該活頁簿。 基於檢視目的，多個使用者可以在其他使用者編輯活頁簿時開啟活頁簿，但在編輯活頁簿的使用者關閉活頁簿之前，這些使用者無法對資料進行任何變更。
安全性
這兩個程式都提供類似的功能（密碼和加密），有助於防止資料遺失並保護資料免遭未經授權的存取。 不過，Access 和 Excel 在使用者層次資料保護的運作方式上有一些差異。
資料外洩防護 在 Access 中，系統會持續儲存您的工作，因此一旦發生非預期的失敗，您不太可能遺失太多工作 (如果有的話) 。 不過，由於 Access 會持續儲存您的工作，因此您也可以進行您稍後決定不要認可的變更。 為了確保可以按照您想要的方式還原資料庫，請依照符合您需求的排程建立資料庫檔案的備份複本。 您可以從備份復原整個資料庫，也可以只還原所需的資料表或其他資料庫物件。 如果您使用檔案系統備份公用程式，也可以使用檔案系統備份中的資料庫複本來還原資料。 在 Excel 中，您可以在更新資料時，依設定的間隔儲存自動復原資訊。
使用者層次資料保護 在 Excel 中，您可以透過隱藏資料的欄和列，從檢視中移除關鍵或私人資料，然後保護整個工作表以控制使用者對隱藏資料的存取。 除了保護工作表及其元素之外，您也可以鎖定和解除鎖定工作表中的儲存格，以防止其他使用者不小心修改重要資料。
檔案層級安全性 在檔案層級，您可以在這兩個程式中使用加密，以防止未經授權的使用者看到資料。 您也可以要求輸入密碼來開啟資料庫、檔案或活頁簿。 此外，您可以使用數位簽章，協助保護資料庫檔案或活頁簿的安全。
資料存取受限 在 Excel 中，您可以指定以使用者為基礎的權限來存取資料，或設定唯讀權限以防止其他使用者變更他們有權存取的資料。 Access 不提供使用者層次安全性功能，但支援其所連線之任何資料庫伺服器的使用者安全性模型。 例如，如果您連結至 SharePoint 清單，Access 會尊重該 SharePoint 清單的使用者權限。 若要防止未經授權的使用者進入您的 Access 資料，請設定密碼來加密資料庫。 使用者必須輸入密碼才能從資料庫讀取資料，即使他們使用其他程式（例如 Excel）存取資料庫也一樣。
如需如何協助保護您的資料的詳細資訊，請參閱在 Access 2007 或更新版本中設定或變更 Access 2003 使用者層次安全性 ，以及 Excel 中的保護和安全性。
何時使用 Access
一般而言，當您需要定期追蹤和記錄資料，然後顯示、匯出或列印該資料的子集時，Access 是最佳選擇。 Access 表單提供比 Excel 工作表更方便處理資料的介面。 您可以使用 Access 自動化經常執行的動作，而 Access 報表可讓您以列印或電子形式摘要資料。 Access 為您的資料提供更多結構。 例如，您可以控制可以輸入的資料類型、可接受的值，以及指定一個資料表中的資料與其他資料表中的資料的關聯性。 此結構可協助您確保只輸入正確的資料類型。
Access 會將資料儲存在外觀與工作表非常相同的資料表中，但 Access 資料表是專為與儲存在其他資料表中的資料相關的複雜查詢而設計。
Access 的使用時機：
- 預期會有許多人在資料庫中工作，並且您需要安全處理資料更新的強大選項，例如記錄鎖定和衝突解決。
- 預期需要將更多資料表新增至原本為平面或非關聯式資料表的資料集。
- 想要執行複雜的查詢。
- 想要產生各種報告或郵件標籤。
使用 Access 的常見案例
- 管理連絡人您可以管理您的連絡人和郵寄地址，然後在 Access 中建立報告或將資料與 Microsoft Office Word 合併以列印表單信件、信封或郵寄標籤。
- 庫存與資產追蹤 您可以建立家中或公司物品的庫存，並將照片或其他相關文件與資料一起儲存。
- 訂單追蹤 您可以輸入產品、客戶和訂單的相關資訊，然後建立依員工、地區、時段或其他值顯示銷售額的報告。
- 工作追蹤 您可以追蹤一群人的工作，並在其他人在同一個資料庫中更新其現有工作的同時輸入新工作。
- 組織借出庫 您可以使用 Access 來儲存書籍和 CD 的相關資料，並追蹤您出借給的人員。
- 活動計劃 您可以輸入活動日期、地點和參與者的相關資訊，然後列印活動的排程或摘要。
- 營養追蹤 跟踪食譜，並記錄飲食和鍛煉活動。
何時使用 Excel
Excel 做為試算表程式，可以將大量資料儲存在包含一或多個工作表的活頁簿中。 不過，Excel 不是像是 Access 等資料庫管理系統，而是針對資料分析和計算進行最佳化。 您可以使用這個彈性程式來建立用於分析資料的模型、撰寫簡單和複雜的公式以對該資料執行計算、以您想要的任何方式樞紐分析資料，以及以各種具有專業外觀的圖表呈現資料。 Microsoft Create 有多個 Excel 設計範本 可供選擇。
Excel 的使用時機：
- 當您的資料大多是數值時，要求資料的一般或非關聯式檢視，而不是使用多個資料表的關聯式資料庫。
- 經常對資料執行計算和統計比較。
- 想要使用樞紐分析表，以精簡且彈性的版面配置檢視階層式資料。
- 規劃定期建立圖表，並想要使用 Excel 中可用的新圖表格式。
- 想要透過使用設定格式化的條件圖示、資料橫條和色階來強調您的資料。
- 想要針對資料執行複雜的 [假設狀況評估] 作業，例如統計、工程和迴歸分析。
- 想要在簡單清單中追蹤項目，無論是供個人使用還是僅限於共同作業目的。
使用 Excel 的常見案例
- 會計專用 您可以在許多財務會計報表中使用 Excel 強大的計算功能，例如現金流量表、 損益表或損益表。
- 編列預算 無論您的需求是個人或業務相關，您都可以在 Excel 中建立任何類型的預算，例如行銷預算計劃、活動預算或退休預算。
- 計費和銷售 Excel 在管理計費和銷售資料方面也很實用，您可以輕鬆建立所需的表單，例如銷售發票、裝箱單或訂購單。
- 報告 您可以在 Excel 中建立各種類型的報表，以反映您的資料分析或摘要資料，例如測量專案效能的報表、預測資料、摘要資料或呈現差異資料的報表。
- 規劃 Excel 是建立專業計劃或實用計劃的絕佳工具，例如每週課程計劃、行銷研究計劃、年終稅務計劃，或可協助您規劃每週飲食、派對或假期的計劃工具。
- 追蹤 您可以使用 Excel 追蹤時程表或清單中的資料，例如追蹤工作的時程表，或追蹤設備的庫存清單。
- 使用行事曆 由於 Excel 具有類似格線的性質，因此非常適合建立任何類型的行事曆，例如用於追蹤學年活動的學術行事曆，或用於追蹤商務活動和里程碑的會計年度行事曆。
如需上述任何一種類別中有用的 Excel 範本，請參閱 Microsoft Office Online 上的 Excel 範本 。
將 Access 與 Excel 搭配使用
您可能想利用這兩個計劃提供的好處。 例如，您可以在 Excel 中建立工作表，您可以在其中計算和分析資料。 但工作表變得太大且太複雜，許多其他使用者需要存取資料。 此時，您可能會想要將工作表匯入或連結到 Access 中，並將它當做資料庫使用，而不是在 Excel 中使用它。 或者，您可能在 Access 資料庫中有資料，想要建立一些詳細的 Excel 樞紐分析表和專業外觀的 Excel 圖表。
無論您先使用哪個程序，您始終可以將數據從一個程序傳輸到另一個程序，從而可以繼續使用它。 無論有沒有資料連線，您都可以透過複製、匯入或匯出資料的方式，從 Excel () 將資料匯入 Access，反之亦然。
如需如何在這兩個程式之間交換資料的詳細資訊，請參閱 將資料從 Excel 移至 Access。