代表另一個人傳送電子郵件需要兩個人的動作：
- 一個人將 代理人存取權 提供給另一個人。
- 代理人接著將對方的信箱新增至自己的設定檔。 之後，代理人就可以代表其他人傳送電子郵件。
以下是每個人要採取的步驟：
第一人稱： 將代理人的存取權授與其他人
- 選取 [檔案>資訊>] [帳戶設定>] [委派存取權]。
- 選取 [新增]。 然後輸入人員的名稱，然後按 Enter 進行搜尋。
- 選取人員的名稱，然後選取 [新增]，然後選取 [確定]。
- 在 [委派權限] 底下，將這五個選項設定為 [無]：[Calendar]、[工作]、[收件匣]、[連絡人] 和 [記事]。 選取 [確定]。
針對每個選項選取 [無 ] 可讓代理人代表您傳送訊息的基本功能，但僅此而已。 您可以授予代理人其他權限 (例如，透過選取 Calendar[>作者] 或 [收件匣檢閱者]，查看您的行事曆或收件匣 >) 。
第二人稱：將另一個人的信箱新增至您的設定檔
- 選取 [檔案>帳戶設定>] [帳戶設定]。
- 在清單中的 [Email] 索引標籤上，選取 [變更]，然後選取 [其他設定]。
- 在 [ 進階 ] 索引標籤上， 選取 [開啟這些其他信箱] 底下，選取 [新增]，然後輸入您想要新增至使用者設定檔之人員的信箱名稱。 選取 [確定]，然後再次選取 [確定]。
- 完成此程序之後，請關閉並重新啟動 Outlook。
第二個人：代替其他人傳送電子郵件
準備工作完成後，代理人現在可以代表其他人傳送電子郵件：
- 開啟新郵件。
- 在 [ 收件者 ] 行上方，選取 [ 寄件者]，然後選取對方的信箱。 如有需要，請選取 [ 其他電子郵件地址]，然後輸入該電子郵件地址，然後選取它。
(如果在 [收件者] 按鈕旁看不到 [從]，請移至功能區並選取 [選項>]、[寄件者]，讓它顯示。) - 完成撰寫電子郵件，然後選取 [傳送]。
郵件的收件者會看到 它是您 代表 其他人傳送的。