使用網站信箱來共同作業及協調小組電子郵件

組織與組織內部的小組通常一次處理數個不同的電子郵件執行緒。 這樣很容易會發生衝突、資訊遺失或遺漏資訊的問題,導致通訊中斷。 網站信箱可協助您協調並將小組或專案相關電子郵件儲存在一個位置,讓小組中的每個人都能看到所有通訊。

重要: 網站信箱功能 SharePoint 2017 年 3 月開始被棄用。 這項功能將會在未來版本中完全移除。 新的 SharePoint 組織無法再存取網站信箱功能。 現有的 SharePoint 組織無法再建立新網站信箱。 在 2017 年 3 月之前設定及部署的任何網站信箱都會繼續運作。
我們將于 2017 年 9 月提供程式,協助將現有的網站信箱網站Microsoft 365 群組。 如果您目前使用 SharePoint中的網站信箱功能, Microsoft 365 群組 改為支援您的電子郵件共同作業案例。 詳細資訊,請參閱使用群組Microsoft 365而非網站信箱

附註: 網站信箱功能將維持支援狀態,但在 SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、 SharePoint Server 2013 和 SharePoint Server 2010 中已 SharePoint Server 2010 。 建議客戶探索共用信箱,以取代網站信箱。

請按一下 [快速啟動] 上的 [信箱]。

快速啟動上的 [信箱]

網站信箱隨即開啟,成為個人電子郵件帳戶旁第二個分開的信箱和資料夾結構。 所有擁有網站參與者許可權的使用者,會共用從網站信箱帳戶 SharePoint 郵件。

設定網站信箱

您可以將網站信箱新增為郵件收件者、從信箱傳送郵件,或新增到您的最愛。 若要新增信箱至網站,請參閱新增 網站信箱應用程式,讓電子郵件與網站的內容保持一樣。 您的網站必須啟用郵件功能。 如果沒有與您的系統管理員聯繫。

當您將網站信箱納入重要電子郵件執行緒時,該執行緒中資訊的一份副本會儲存在小組中任何人都可以存取的位置。

在電子郵件訊息的收件者、CC件抄送行中新增網站信箱。

[副本] 欄位含有網站信箱的電子郵件訊息。

您可以新增網站信箱電子郵件地址至任何小組連絡人群組或通訊群組清單。 如此一來,相關郵件即會自動儲存在小組的網站信箱中。

當您從網站信箱撰寫和傳送電子郵件時,它看起來似乎來自您。

網站上具有參與者許可權的每個人都可以存取網站信箱,因此多位人員可以共同草擬電子郵件訊息。

若要撰寫郵件,請按一下 [ 新增郵件> 。

網站信箱的 [新郵件] 按鈕。

這會在您的網站信箱中開啟新郵件。

在網站信箱中新增電子郵件地址

如果您在 Outlook 中使用 [我的最愛] 清單,您可能會發現在 [我的最愛] 清單的網站信箱加入資料夾是非常實用的做法。

在 Outlook 中,您可以用滑鼠右鍵按一下網站信箱資料夾,例如 [收件匣] 信箱,然後按一下 [在我的最愛中顯示]。 如果您的 「我的最愛」清單中有兩個名稱相同的資料夾 (例如,兩個 「信箱」) ,Outlook 會自動將信箱名稱新加到資料夾名稱 (例如「信箱 – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com」) ,以便識別哪個資料夾是哪個資料夾。

進一Outlook我的最愛,請參閱在我的最愛中保留常用的郵件資料夾

使用網站信箱與您的小組共同作業

您的小組可以使用網站信箱來共同撰寫重要的電子郵件訊息,或收集相關的小組層級電子郵件交談。 您的小組也可以使用網站信箱安全地共用重要檔。

您的網站設定網站信箱之後,會使用網站名稱建立新的電子郵件帳戶。 例如,小組網站使用 URL:HTTP://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite。 該網站信箱的電子郵件地址 HRTeamSite@contoso.sharepoint.com。

網頁組件並排

許多團隊會定期透過電子郵件訊息進行交談。 這些交談通常會導致資訊,成為行下位置的實用參考。 您可以將該執行緒內最實用的電子郵件轉往您的網站信箱來保留。 擁有網站參與許可權的每個人都可以開啟網站信箱並查看該郵件。 小組成員稍後可以開啟網站信箱、搜尋該帳戶中捕獲的郵件,以及查看問題歷程記錄。

收集這些小組層級電子郵件交談的另一個想法是當您傳送電子郵件訊息給小組時,將網站信箱電子郵件地址進行 CC。 您也可以將網站信箱電子郵件地址新增到連絡人群組或通訊群組清單,以便每當您將郵件傳送給小組時自動包含。

[副本] 欄位含有網站信箱的電子郵件訊息。

如果您將小組的檔儲存在您的 SharePoint ,您可以利用網站信箱應用程式與擁有網站存取權的人共用這些檔。

重要: 當使用者在 Outlook中查看網站信箱時,會看到該網站文件庫中所有檔的清單。 網站信箱會對所有使用者都顯示同一份文件清單,因此某些使用者可能會看到他們沒有權限開啟的文件。

如果您使用的是Exchange,您的檔也會顯示在 Outlook 資料夾中,讓轉出檔給其他人變得更加容易。

從網站信箱轉寄文件

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