列表與函式庫中版本管理的運作方式

啟用版本控制時，會根據以下情況建立版本：

• 當清單項目或檔案首次建立，或檔案上傳時，

  附註: 如果需要檔案檢查，你必須先檢查檔案以建立其第一個版本。

• 當檔案上傳且名稱與現有檔案相同時，

• 當清單項目或檔案的屬性被更改時，

• 當辦公室文件被開啟並儲存時， 文件再次開啟後，編輯存檔後會建立新版本。

• 在編輯和儲存 Office 文件時，會定期檢查。 並非所有編輯和存檔都會產生新版本。 例如，當經常儲存編輯時，每個新版本會捕捉一個時間點，而非每個獨立編輯。 當啟用 自動存檔 時，這種情況很常見。

• 在共同撰寫文件時、不同使用者開始修改文件，或使用者點擊儲存以上傳變更到函式庫時，

同一檔案在任何時候最多可有三個當前版本：已借出版本、最新的次要或草稿版本，以及最新發佈或主要版本。 其他版本皆視為歷史版本。 部分現有版本僅對擁有權限的使用者可見。

通常，主要版本代表一個里程碑，例如提交審查或發表的檔案，而次要版本則是尚未完成的作品，尚未讓所有網站參與者都能閱讀。 根據團隊運作方式，團隊可能需要最新的次要版本，例如最近編輯過的版本。 隨著時間推移，你的團隊可能不太需要舊版的次要版本。

有些組織在其函式庫中同時追蹤檔案的主版本與次要版本。 其他則只追蹤主要版本。 主要版本以整數識別，例如 5.0;次要版本則以十進位數字識別，例如 5.1。

大多數組織在檔案開發中時使用次要版本，當達成特定里程碑或檔案準備好供廣泛使用者審閱時，則使用主要版本。 在許多組織中，草稿安全性設定為只允許檔案擁有者及有權限的人批准檔案。 這表示在主要版本發佈之前，其他人無法看到次要版本。

列表只支援主要版本。 每個列表項目的版本都以整數編號。 如果您的組織需要批准清單中的項目，該項目會保持待處理狀態，直到獲得有權限批准的人。 在待處理狀態下，這些檔案以小數點編號，稱為草稿。

小版本最多可選511個，且大調版本數量可調整。 關於設定主要版本數量的資訊，請參閱 「控制儲存版本數量 」章節。

如果你使用線上應用程式或最新的桌面版，並嘗試儲存超出最大容量的次要版本，將會覆蓋最近的次要版本。 如果你用的是舊客戶端，完全無法儲存或上傳任何變更。 為避免覆寫或持續上傳變更，您必須發布下一個主要版本。 這樣你就能為該主要版本發佈最多數量的次要版本。 想了解如何發佈新版本，請參考「 發佈或取消發佈檔案版本」。

關於啟用與設定版本控制（包括主要與次要版本）的更多資訊，請參見 「啟用並設定版本管理」以供列表或函式庫使用。

每次建立新版本時，版本號都會自動加入。 在啟用主要版本控制的清單或函式庫中，版本會使用整數，例如 1.0、2.0、3.0 等等。 在圖書館中，管理員可能會啟用主要和次要版本的版本控制。 當小版本被追蹤時，會使用小數，如 1.1、1.2、1.3 等。 當其中一個版本作為主要版本發佈時，其編號會變成 2.0。 後續次要版本則編號為 2.1、2.2、2.3 等。

當你丟棄結帳時，版本號不會改變。 如果最新版本是 3.0，當你丟棄結帳後，它仍維持在 3.0。

當你刪除一個版本時，該版本會被放入回收站，並跟著編號一起消失。 版本歷史會顯示剩餘的版本號。 其他版本號則不改變。 舉例來說，如果你有一個文件包含次要版本 4.1 和 4.2，而你決定刪除版本 4.1，結果的版本歷史只會顯示 4.0 和 4.2。 以下圖片展示了這一點。

關於啟用與設定版本控制（包括主要與次要版本）的更多資訊，請參見 「啟用並設定版本管理」以供列表或函式庫使用。 

你可以設定誰可以查看清單項目和檔案的草稿。 選秀在兩種情況下產生：

• 當檔案的次要版本在追蹤主要與次要版本的函式庫中建立或更新時，

• 當清單項目或檔案已建立或更新，但尚未在需要內容核准的清單或函式庫中獲准時。

當你追蹤主要與次要版本時，可以指定使用者是否必須有權限才能編輯檔案，才能查看和閱讀次要版本。 使用此設定後，擁有編輯檔案權限的人可以編輯檔案，但僅有讀取權限的人無法看到次要版本。 例如，你可能不希望所有有權限存取你資料庫的人在編輯檔案時看到註解或修訂。 如果主要與次要版本被追蹤，且尚未有人發布主要版本，該檔案對未獲授權查看草稿項目者將無法顯示。

當需要內容審核時，您可以指定待審核檔案是允許有閱讀權限的人、有編輯權限的人，或只有作者和有權限審核項目的人查看。 若同時追蹤主要與次要版本，作者必須先發布主要版本，檔案才能提交審核。 當需要內容審核時，擁有閱讀權限但無權查看草稿項目的人，將看到檔案的最後核准或主要版本。

不管有人是否有權限編輯檔案，如果有人搜尋的是小版本的檔案，他們不會找到相關結果。

有些組織允許無限版本的檔案，有些則有限制。 你可能會發現，在檢查檔案的最新版本後，缺少了一個舊版本。 如果你最新的版本是 101.0，且發現已經沒有 1.0 版本，代表管理員設定函式庫只允許 100 個主要版本。 加入第101個版本後，第一個版本會被刪除。 目前僅存 2.0 至 101.0 版本。 同樣地，若新增第 102 版本，則僅剩 3.0 至 102.0 版本。

管理員也可能決定限制次要版本數量，僅限於特定數量的最新版本。 例如，若允許100個主要版本，管理員可能決定只保留最近五個主要版本的次要草案。 主要版本間的次要版本數量最多為511個。 想了解更多關於主版與次要版本出版的資訊，以及當小版本超過最大次要版本時會發生什麼，請參考「主要與次要版本」章節。 想了解如何發佈新版本，請參考「 發佈或取消發佈檔案版本」。

在限制保留次要版本數量的函式庫中，當達到版本限制時，前一主要版本的次要版本會被刪除。 舉例來說，如果你只保留 100 個主流版本的草稿，而你的團隊卻創造了 105 個主流版本，那麼最早的版本只會保留主要版本。 與最早期五個主要版本相關的次要版本（如 1.2 或 2.3）會被刪除，但主要版本（1、2 等）則會保留，除非你的函式庫也限制了主要版本。

限制版本數量通常是個好習慣。 這代表你可以節省伺服器空間，減少使用者的雜亂。 但如果您的組織因法律或其他原因必須儲存所有版本，則不要設任何限制。

欲了解更多關於啟用與設定版本控制（包括限制）的資訊，請參見 「啟用並設定版本控制」列表或函式庫。

• 如果你是 Microsoft 365 客戶，建立函式庫或清單時版本控制會自動開啟。 版本控制可以透過 PowerShell 或開發者 API 來停用。 注意：不建議關閉版本控制，因為這會關閉版本恢復保護。

• SharePoint Server，建立函式庫時版本控制會自動開啟，但建立清單時不會。

任何有權限管理清單的人都可以開啟或關閉版本控制。 在許多網站上，管理網站的人是同一個人，因為清單和資料庫會繼承該網站的權限。 除了啟用版本控制外，網站擁有者 (或其他管理清單或函式庫) 的人還決定是否要求內容審核、誰可以查看草稿項目，以及是否需要借出。 這些決策都會影響版本管理的運作方式。 例如，如果管理函式庫的人決定要求借出，版本號只會在檔案簽入時產生。 若需內容核准，則在檔案獲得授權者核對後，主要版本號不會套用。

要了解如何開啟清單或函式庫的版本控制，請參閱 「啟用並設定清單或函式庫的版本控制」。

如果你的函式庫啟用了版本控制，設定者會決定是否同時追蹤主版本和次要版本，並決定誰能看到次要版本。 在大多數情況下，當需要內容審核時，只有檔案擁有者及有權限核准項目的人才能看到次要版本。 在其他函式庫中，任何能編輯函式庫檔案或擁有讀取權限的人，都能看到所有版本。 版本通過後，所有擁有閱讀權限的清單或函式庫者都能看到該版本。

雖然清單沒有主要與次要版本，但任何處於 待處理 狀態的項目都被視為草稿。 大多數情況下，只有物品創作者及擁有完全控制權或設計權限的人才能看到草稿。 這些人會看到草稿顯示為 待處理 狀態，但其他人只在版本歷史中看到最新的 核准 版本。 如果檔案被拒絕，它會保持 待處理 狀態，直到有權限的人刪除它。

預設情況下，待處理項目或檔案只對其創建者及有權限管理清單的人可見，但你可以指定其他使用者群組是否能查看該項目或檔案。 如果你的函式庫設定同時追蹤主要和次要版本，編輯檔案的人必須先發布檔案的主版本。

欲了解更多關於文件核准設定的資訊，請參閱 「要求核准網站清單或圖書館中的項目」。

當你從開啟版本控制的函式庫借出檔案時，該檔案的每次後續簽入都會產生一個新版本。 而且，如果開啟了主要 和 次要版本，你在簽到時可以決定要簽入哪一種版本。 在需要借出的圖書館，只有在簽到時才會產生版本。

在不需要借出的圖書館，第一次儲存時會建立新版本。 每個後續存檔都會覆蓋你用第一個存檔建立的版本。 如果你關閉應用程式再重新開啟文件，第一個存檔又會產生一個版本。 這會導致版本數量迅速增加。

關於「借入與退出」的更多資訊，請參閱「 借出、簽到或丟棄資料庫中檔案的變更」。

在使用檔案總管檢視功能處理檔案時，與瀏覽器操作時，行為上有些微差異。

在檔案總管檢視功能中，檔案重新命名不被視為觸發新版本建立的變更。 這表示當你透過檔案總管檢視功能更改檔案名稱時，SharePoint 不會建立新版本的檔案，而是會重新命名檔案。

然而，使用瀏覽器 (或 OneDrive Sync 用戶端) 時，重新命名檔案確實會導致建立新版本。

要求檢查能幫助團隊充分利用版本管理，因為大家會明確指定何時建立版本。 只有當有人借出檔案、修改檔案，然後再重新檢查該檔案時，才會建立一個版本。 當不需要結出時，當有人首次儲存檔案時會建立一個版本，關閉檔案時該版本會更新。 如果那個人或其他人再打開並儲存檔案，就會產生另一個版本。 根據情況，你可能不打算建立多個版本，例如你必須關閉檔案以參加會議，才能完成檔案的修改。

當需要結出時，使用者必須先借閱檔案，才能新增檔案、更改檔案或更改檔案屬性。 當人們在檔案中檢查時，會被提示提供關於所做變更的評論，這有助於建立更有意義的版本歷史。

關於要求借出的更多資訊，請參見 「設定函式庫以要求檔案借出」。

清單和函式庫的權限會根據套用給使用者或特定群組的權限等級而有所不同，與版本控制和借出有關。 能編輯權限層級的人可以不同地設定這些權限，或建立一個自訂權限層級的新群組。

這些權限讓你在管理圖書館時更具彈性。 例如，你可能希望有人能在沒有權限刪除檔案本身的情況下刪除檔案版本。 刪除版本的權限與刪除項目的權限不同，因此你可以提供自訂的控制層級。

下表顯示與版本控制與結出相關權限;以及它們適用的預設權限等級。

權限	預設權限等級
檢視版本	完全控制、設計、貢獻與閱讀
刪除版本	完全控制、設計與貢獻
覆寫取出	完全控制與設計
核准項目	完全控制與設計

欲了解更多權限資訊，請參閱 「了解權限等級」。