步驟 1:設定郵寄清單
郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
祕訣
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如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。 請收集所有的地址清單,然後將它們新增到您的資料來源。
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如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式。
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如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。
若需要,請在執行實際的合併列印之前,先進行一小批信封的列印測試。
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移至 [檔案] > [新增] > [空白文件]。
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移至 [郵件] > [信封]。
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在 [收件者地址] 方塊中,輸入範例地址來測試信封列印出來的樣子。
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在 [寄件地址] 方塊中,輸入您的地址。
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選取 [選項] > [信封選項],並執行下列操作:
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選擇符合您信封的大小,或選擇 [自訂大小] 來設定大小。
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若需要,請在 [收件者地址] 和 [寄件地址] 底下,選擇一種字型以及左位移和上位移的位置。
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在 [列印選項] 索引標籤上,確認選取的是正確的 [進紙方式],以符合圖例的方式放入信封,然後選擇 [確定]。
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選擇 [列印],然後選擇 [是],以將寄件地址另存為預設地址。
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移至 [郵件] > [啟動合併列印] > [信封]。
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在 [信封選項] 對話方塊中,檢查您的選項,然後選擇 [確定]。
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如果您想要在信封上新增寄件者地址或標誌,現在正是新增這些項目的最佳時機。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者。
列印信封前,請做最後一次檢查。
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選擇 [下一步] 或 [上一步] 在資料來源中的幾筆記錄移動,看看他們的外觀。
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選擇 [完成與合併] > [列印文件]。
當您儲存合併列印信封文件後,它會與您的郵寄清單保持連線,以供日後使用。
若要重複使用信封合併列印文件,請開啟文件,並在 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。 若要變更信封合併列印文件中的地址,請開啟文件並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。
步驟 1:設定郵寄清單
郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
提示:
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如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。 請收集所有的地址清單,然後將它們新增到您的資料來源。
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如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式。
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如果想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。
提示: 若要將 Outlook 設定為您的預設電子郵件程式,請開啟 Apple 郵件,然後移至 [郵件] > [偏好設定]。 移至 [一般],然後選擇 Microsoft Outlook。
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移至 [郵件] > [啟動合併列印] > [信封]。
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在 [信封] 對話方塊的 [寄件地址],選擇其中一個選項。
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在 [信封] 對話方塊的 [列印選項] 底下,選擇 [版面設定]。
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在 [版面設定] 對話方塊的 [紙張大小] 清單中,選擇符合您信封大小的選項。
如果沒有任何選項符合您的信封大小,請執行下列動作:
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在 [版面設定] 對話方塊中,選擇 [橫向] > [確定]。
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選擇 [確定] 來關閉 [信封] 對話方塊。
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移至 [檔案] > [儲存]。
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在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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若需要,編輯您的收件者清單。 如需詳細資訊,請參閱合併列印:編輯收件者。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
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在文件中,選擇 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字],再按一下或點選文字將它移除。
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移至 [郵件] > [插入合併功能變數],然後選擇要新增的功能變數。
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新增您要納入信封的欄位並設定其格式,然後選擇 [確定]。
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移至 [郵件] > [預覽結果] 來查看信封的外觀。
附註: 在 [郵寄] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵,以瀏覽每個信封。
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若要進行其他格式設定變更,請再次選取 [預覽結果] 來編輯合併功能變數。
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完成後,移至 [郵件] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [列印文件] 來完成合併列印。
提示: 若要在列印前個別檢閱及更新每一個信封,請移至 [郵件] > [完成與合併] > [編輯個別文件]。 完成後,移至 [檔案] > [列印] 以列印信封。