Applies ToWord for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 Word 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016

步驟 1:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

祕訣

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。 請收集所有的地址清單,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

若需要,請在執行實際的合併列印之前,先進行一小批信封的列印測試。

  1. 移至 [檔案] > [新增] > [空白文件]。

  2. 移至 [郵件] > [信封]。

    列印信封

  3. 在 [收件者地址] 方塊中,輸入範例地址來測試信封列印出來的樣子。

  4. 在 [寄件地址] 方塊中,輸入您的地址

    [寄件者地址] 方塊

  5. 選取 [選項] > [信封選項],並執行下列操作:

    • 選擇符合您信封的大小,或選擇 [自訂大小] 來設定大小。

      [信封選項] 索引標籤,可用於設定信封大小和地址字型

    • 若需要,請在 [收件者地址] 和 [寄件地址] 底下,選擇一種字型以及左位移和上位移的位置。

  6. 在 [列印選項] 索引標籤上,確認選取的是正確的 [進紙方式],以符合圖例的方式放入信封,然後選擇 [確定]。

    進紙選項圖,說明信封裝入印表機的方式

  7. 選擇 [列印],然後選擇 [是],以將寄件地址另存為預設地址。

  1. 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [信封]。

    [啟動合併列印] 功能表

  2. 在 [信封選項] 對話方塊中,檢查您的選項,然後選擇 [確定]。

  3. 如果您想要在信封上新增寄件者地址或標誌,現在正是新增這些項目的最佳時機。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

    [鍵入新清單] 命令

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

地址區塊是讓您在信封上放置地址的合併列印功能變數。 若要更清楚地看到位置,請按 CTRL + SHIFT + 8,以開啟段落標記 (¶)。

  1. 將游標置於您想要放置地址區塊的位置。

  2. 移至 [郵件] > [地址區塊],然後選擇格式。 如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊

    [地址區塊] 選項

  3. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,為在信封上顯示的收件者名稱選擇格式。

  4. 如需要,選擇 [下一步]合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一步]合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 在資料來源中的幾筆記錄移動,看看他們的外觀。

  5. 選擇 [確定]。

  6. 移至 [檔案] > [儲存],儲存您的合併文件。

如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。

列印信封前,請做最後一次檢查。

  1. 選擇 [下一步]合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一步]合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 在資料來源中的幾筆記錄移動,看看他們的外觀。

  2. 選擇 [完成與合併] > [列印文件]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

當您儲存合併列印信封文件後,它會與您的郵寄清單保持連線,以供日後使用。

若要重複使用信封合併列印文件,請開啟文件,並在 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。 若要變更信封合併列印文件中的地址,請開啟文件並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

步驟 1:設定郵寄清單

郵寄清單是您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

提示: 

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。 請收集所有的地址清單,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您使用 Excel 試算表、請將郵遞區號欄的格式設定為文字,以保留所有的零。 如需詳細資訊,請參閱在 Excel 中設定合併列印數字、日期和其他值的格式

  • 如果想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

    提示: 若要將 Outlook 設定為您的預設電子郵件程式,請開啟 Apple 郵件,然後移至 [郵件] > [偏好設定]。 移至 [一般],然後選擇 Microsoft Outlook

  1. 移至 [郵件] > [啟動​​合併列印] > [信封]。

    在 [郵件] 索引標籤上,選取 [啟動合併列印] 清單的 [信封]

  2. 在 [信封] 對話方塊的 [寄件地址],選擇其中一個選項。

  3. 在 [信封] 對話方塊的 [列印選項] 底下,選擇 [版面設定]。

  4. 在 [版面設定] 對話方塊的 [紙張大小] 清單中,選擇符合您信封大小的選項。

    如果沒有任何選項符合您的信封大小,請執行下列動作:

  5. 在 [版面設定] 對話方塊中,選擇 [橫向] > [確定]。

  6. 選擇 [確定] 來關閉 [信封] 對話方塊。

  7. 移至 [檔案] > [儲存]。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [選取收件者]。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[選取收件者] 為醒目提示,並顯示選項清單

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 若需要,編輯您的收件者清單。 如需詳細資訊,請參閱合併列印:編輯收件者

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

  1. 在文件中,選擇 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字],再按一下或點選文字將它移除。

  2. 移至 [郵件] > [插入合併功能變數],然後選擇要新增的功能變數。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併功能變數] 為醒目提示

  3. 新增您要納入信封的欄位並設定其格式,然後選擇 [確定]。

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果] 來查看信封的外觀。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

    附註: 在 [郵寄] 索引標籤上使用向左鍵和向右鍵,以瀏覽每個信封。

  2. 若要進行其他格式設定變更,請再次選取 [預覽結果] 來編輯合併功能變數。

  3. 完成後,移至 [郵件] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [列印文件] 來完成合併列印。

    在 [郵寄] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    提示: 若要在列印前個別檢閱及更新每一個信封,請移至 [郵件] > [完成與合併] > [編輯個別文件]。 完成後,移至 [檔案] > [列印] 以列印信封。

另請參閱

您有我們在此未回答的 Word 合併列印問題嗎?

在 Word 社群論壇張貼問題

Need more help?

Want more options?

探索訂閱權益、瀏覽訓練課程、瞭解如何保護您的裝置等等。

社群可協助您詢問並回答問題、提供意見反應,以及聆聽來自具有豐富知識的專家意見。