根據預設,當您從 POP3 電子郵件帳戶擷取新郵件時,這些郵件會從 POP3 郵件伺服器中刪除,並儲存在您使用的電腦。 由於這些郵件已不在 POP3 郵件伺服器上,因此您從其他電腦連線時看不到這些郵件。

您可以透過變更 POP3 電子郵件帳戶設定的方式,選擇郵件是否要在下載後移除。

下載 POP3 電子郵件訊息的多台電腦

1. 當您從第一台電腦連線當到 POP3 郵件伺服器時,您的電子郵件訊息會下載到 Outlook。

2. 當您從第二台電腦連線時,您的電子郵件訊息會下載到 Outlook。

3. 當您從第三台電腦連線時,您的電子郵件訊息會下載到 Outlook 並從伺服器中刪除。 由於您並未在第三台電腦的帳戶設定中選取 [在伺服器上保留一份郵件複本] 核取方塊,因此 Outlook 會傳送命令到 POP3 郵件伺服器,要求刪除已下載的郵件。 其他電腦之後也無法再從 POP3 郵件伺服器下載這些郵件。

下載但不移除 POP3 郵件伺服器上的郵件

在您想要讀取電子郵件,但不想要永久儲存這些郵件的每一台電腦上,執行以下操作:

  1. 依序選取 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]

  2. <<<<過期的螢幕擷取畫面 - 請取代目前的 UI>>>

  3. [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  4. 在 [電子郵件] 索引標籤中,依序選取 POP3 電子郵件帳戶和 [變更]。

  5. 選取 [其他設定]。

  6. 在 [進階] 索引標籤的 [傳送] 底下,選取 [在伺服器上保留一份郵件複本] 核取方塊。

  7. <<<<過期的螢幕擷取畫面 - 請取代目前的 UI>>>

    [網際網路郵件設定] 對話方塊的 [進階] 索引標籤上的 [傳送] 區段

    您也可以設定郵件伺服器自動刪除郵件的條件:在指定天數之後、當您在電腦上刪除郵件時,或 [刪除的郵件] 資料夾清空時。 這些設定可協助您避免超過網際網路服務提供者 (ISP) 所設定的信箱大小上限。

附註: 大多數的 ISP 都會限制您的 POP3 信箱大小。 如果您不從伺服器刪除專案,您的帳戶最終會超過 ISP 所配置的金額。 這可能會防止收到其他郵件,而且可能會產生額外費用。 如需詳細資訊,請與您的 ISP 連絡。

下載但不移除 POP3 郵件伺服器上的郵件

在您想要讀取電子郵件,但不想要永久儲存這些郵件的每一台電腦上,執行以下操作:

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]。

  2. 在 [名稱] 底下,選取您要變更的 POP3 電子郵件帳戶,然後按一下 [變更]。

    附註: 如果您的設定檔不包含 Microsoft Exchange 帳戶,您的郵件會儲存在電腦上的個人資料夾檔案 (.pst) 中。 不過,如果您的設定檔同時包含 Exchange 帳戶和 POP3 電子郵件帳戶,而且預設設定是將所有新郵件傳送到執行 Exchange 的伺服器上的信箱,您下載的 POP3 郵件就會儲存在 Exchange 帳戶中。 無論您使用的電腦為何,只要當中的設定檔可以存取您的Exchange 信箱,您就能查看先前所下載的 POP3 電子郵件訊息。

  3. 按一下 [其他設定]。

  4. 按一下 [進階] 索引標籤,然後在 [傳送] 下,選取 [在伺服器上保留一份郵件複本] 核取方塊。

    您也可以設定郵件伺服器自動刪除郵件的條件:在指定天數之後、當您在電腦上刪除郵件時,或 [刪除的郵件] 資料夾清空時。 這些設定可協助您避免超過網際網路服務提供者 (ISP) 所設定的信箱大小上限。

附註: 大多數的 ISP 都會限制您的 POP3 信箱大小。 如果您不從伺服器中刪除郵件,則您的帳戶最後會超出 ISP 所分配的數量,讓您無法再接收其他郵件,您也可能需要額外付費。 如需詳細資訊,請與您的 ISP 連絡。

不要在我的 Exchange 收件匣中儲存 POP3 電子郵件訊息

如果您的設定檔同時包含 Microsoft Exchange 和 POP3 電子郵件帳戶,而且預設設定是將所有新郵件傳送到 Exchange 收件匣,這兩個帳戶收到的所有新郵件都會保留在 Exchange 的收件匣中。 您下載的 POP3 郵件不會保留在個別的 Outlook 資料檔,而是儲存在您的 Exchange 帳戶。

如果您不想將 POP3 電子郵件訊息和 Exchange 帳戶的電子郵件訊息存放在同一個位置,可以將 POP3 電子郵件帳戶的傳送位置變更為個人資料夾檔案 (.pst)。 這樣一來,POP3 帳戶 (例如個人電子郵件帳戶) 中的郵件就不會與 Exchange 帳戶郵件相混,也不會儲存在貴公司的伺服器上。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]。

  2. 在 [名稱] 底下,選取您想要變更的 POP3 電子郵件帳戶,然後按一下 [變更資料夾]。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 使用現有的 .pst 檔    

      如果個人資料夾檔案 (.pst) 已經存在,您就可以使用此檔案。 根據預設,除非您為 .pst 檔提供自訂名稱,否則此檔案會顯示成 [個人資料夾]。

      1. 在 .pst 檔中,選取將會儲存傳送至您 POP3 電子郵件帳戶之新電子郵件訊息的資料夾。

      2. 按一下 [確定],然後按一下 [帳戶設定] 對話方塊中的 [關閉]。

    • 建立新的 .pst 檔    

      1. 按一下 [新增 Outlook 資料檔]。

      2. 選取您所需的 .pst 檔案類型,然後按一下 [確定]。

        除非您想要使用 .pst 檔搭配 Outlook 2002 或舊版,否則應該使用 [Office Outlook 個人資料夾檔案 (.pst)]。

      3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入 .pst 檔的名稱,然後按一下 [確定]。

      4. 在 [建立 Microsoft 個人資料夾] 對話方塊的 [名稱] 方塊中,輸入您想要顯示在 Outlook [瀏覽窗格] 中的名稱,然後按一下 [確定]。

        [建立 Microsoft 個人資料夾] 對話方塊

        建議您輸入要在 Outlook 瀏覽窗格上顯示的名稱。 請將 .pst 檔案的顯示名稱從 [個人資料夾] 變更為有意義的名稱,方便您在使用多個 .pst 檔案時分辨不同的 Outlook 資料檔案。

        如有需要,您可以為資料檔案設定密碼。

        密碼長度上限為 15 個字元。

        請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 弱式密碼未結合這些元素。 強式密碼:Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

        您必須記住您的密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 也無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全的地方,而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

        重要: Microsoft、網際網路服務提供者 (ISP) 或電子郵件系統管理員都無法存取您的密碼。

        如果選取 [將密碼儲存在密碼清單中] 核取方塊,請記下密碼,以便在其他電腦上開啟 .pst。 只有在 Microsoft Windows 使用者帳戶受密碼保護且其他人無法存取您的電腦帳戶時,才會選取此核取方塊。

      5. 按一下 [新增電子郵件傳送位置] 對話方塊中的 [確定],然後按一下 [帳戶設定] 對話方塊中的 [關閉]。

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