將排程從 Excel 匯入到 Shifts

本文內容

概觀

將排程匯入班次

檢視及修正匯入錯誤

Excel 範例活頁簿

概觀

Excel 匯入可以執行下列動作，否則您會在 Shifts 中手動執行：

為小組的每個成員指派班次和休假。
新增開啟的班次。
依群組組織班次。
將小組成員新增至群組。
新增當天的筆記。

如果您想要手動填寫排程，請參閱在 Shifts 中填寫排程。

附註:

Excel 匯入可讓您新增排程資訊，例如班次、休假和開啟班次。無法透過 Excel 匯入來編輯或刪除已存在於 Shifts 中的排程資訊。
如果您在 [ 班次] 設定中停用了開啟班次，或是您沒有許可權將群組新增至班次，您將無法透過 Excel 匯入來新增開啟的班次或依群組整理班次。
您無法匯入目前日期前兩年以上的排程。

首先，您在 Excel 活頁簿中輸入排程資訊，然後將活頁簿匯入 Shifts。 Shifts 包含 Excel 範例活頁簿，您可以用來輸入排程資訊。

您可以根據範例活頁簿建立新檔案，也可以直接在活頁簿中新增排程資訊。如果您使用範例活頁簿，請務必先刪除範例數據，再上傳檔案。

重要: 請確定您裝置上設定的語言和 Excel 中的數位格式設定為相同的地區。這可確保 Teams 中的日期格式符合您在 Excel 中輸入的內容。 Teams 會反映與裝置語言、日期和時間設定相同的日期和時間格式。例如，如果您的裝置和 Excel 設為英文 (美國) ，則 06/03/2024 的 Excel 日期格式準確地代表 Teams 中的 2024 年 3 月 3 日。如果您的裝置設定為英文 (英國) ，且 Excel 設為英文 (美國) ，則 Teams 中的 Excel 日期格式為 2024 年 6 月 6 日。

將排程匯入班次

在 Shifts 網頁版或桌面版中，移至右上角的 [ 其他選項 ，然後選取 [ 匯入排程]。
選 取 [上傳檔案]。 如有需要，請選取 [下載範例 ] 連結以取得範例 Excel 活頁簿。
如需如何新增排程資訊的詳細數據，請參閱範例活頁簿中的指示，或參閱本文的 Excel 範例活頁簿一節。
在 Excel 中填寫您的排程。
新增排程信息之後，您就可以將它匯入到 Shifts。選 取 [上傳檔案]，流覽至您儲存 Excel 活頁簿的位置，然後選取 [ 開啟]。
上傳檔案之後，您可以在 [匯入歷程記錄] 數據表中檢查上傳狀態和詳細數據。您會在 [狀態] 欄中看到下列其中一個狀態：
- 匯入表示您的排程已成功匯入，現在會顯示在您的 Shifts 行事曆中。
- 錯誤表示您的排程有錯誤，並未匯入或部分匯入。如果您的排程已部分匯入，您會在 [狀態] 欄中看到 [下載報告] 連結。
重要: 表格顯示小組在過去 30 天內最近 10 次上傳的狀態。您可以查看您和小組中其他第一線經理的上傳。如果小組中有多位前線主管將排程匯入班次，請務必先檢查上傳的狀態，再將上傳從表格中移除。

附註:

單一 Excel 檔案最多支援 30,000 個排程實體、10,000 個實體 (班、開啟班次及休假) 。如果您需要匯入更多專案，請建立另一個檔案。
您可以排程超過 24 小時的休假時間。但是不支持超過 24 小時的班次和開啟班。

檢視及修正匯入錯誤

選取 [狀態] 欄中的 [下載報表] 以下載 Excel 錯誤檔案。根據預設，檔案會儲存到計算機上的 [下載] 資料夾，名稱如下：ImportScheduleErrors_<小組標識 元>.xls。
開啟檔案並移至 [錯誤 ] 工作表。每一列都會顯示錯誤的位置，以及需要更正的內容。
移至 [班次]、[ 開啟班次] 或 [ 休假] 工作表，並修正錯誤。錯誤位置會以紅色醒目提示。在此範例中，班次長度超過24小時。若要修正錯誤，請變更班次開始或結束日期。
當您完成修正錯誤時，請儲存盤案，然後再次將它匯入到 Shifts。

Excel 範例活頁簿

您可以使用我們的範例活頁簿，協助您將排程放在 Excel 中。我們的範例活頁簿包含下列工作表：

指示：如何輸入排程信息的指導方針。
班次、休假和 開啟班次：用於新增班次、休假和開啟班次。
日筆記：用於輸入對應到特定日期的筆記。
成員：您小組中可指派班次的人員只讀清單。

否則，請使用 [班次]、[ 休假]、[ 開啟 Shifts] 和 [ 日筆記 ] 工作表中所述的結構，建立您自己的 Excel 活頁簿。

重要:

您無法移除或變更工作表中列的順序。否則，您會在匯入檔案時收到錯誤訊息。
在每個工作表中，必要欄會標示為粗體，不能是空白的。

Shifts 工作表

在 [ 班次 ] 工作表上，每個班次都會顯示為 12 欄的列。 以下是有關欄及其使用方式的詳細數據。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	成員	選擇性	指派班次的小組成員名稱。	輸入小組成員的名稱。	Martin MartinGerald
B	工作 Email	必要	Email 小組成員的位址。	輸入小組成員的電子郵件位址。	mfitzgerald@contoso.com
C	群組	必要	小組成員所屬的排程群組。	輸入文字、數位和/或特殊字元。您可以新增或現有群組。	皮具
D	Shift 開始日期	必要	班次開始的日期。	格式：mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
E	Shift 開始時間	必要	班次開始的時間。	格式： 12h 24h	上午 8：30 上午 8：30 8:30
F	Shift 結束日期	必要	班次結束的日期。	格式：mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
G	Shift 結束時間	必要	班次結束的時間。	格式： 12h 24h	下午 3：45 下午 3：45 15:45
H	主題色彩	選擇性	將班次分類的色彩。	輸入下列其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. 藍色
I	自訂標籤	選擇性	標籤以自定義班次。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 23 個字元。	小型商品
J	無薪休息	選擇性	分班符的持續時間。	輸入小於班次持續時間的分鐘) (數位。	45
K	記事	選擇性	有關此特定班次的小組成員注意事項。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 500 個字元。	使用我們的新系統來要求將專案遞送到我們的商店。
L	共用	必要	匯入資訊后立即與團隊共用班次的選項。	選取 [共用] 或 [未共用]。如果您選擇不共用，您可以在班次中使用 [ 與小組共用] 選項匯入班次後共用班次。	未共用

休假工作表

在 [ 休假] 工作表上，每個休假專案會顯示為包含 11 欄的列。 以下是有關欄及其使用方式的詳細數據。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	成員	選擇性	有休假的小組成員名稱。	輸入小組成員的名稱。	Martin MartinGerald
B	工作 Email	必要	Email 小組成員的位址。	輸入小組成員的電子郵件位址。	mfitzgerald@contoso.com
C	[開始日期]	必要	休假開始的日期。	格式： mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
D	開始時間	必要	休假開始的時間。	格式： 12h 24h	上午 12：00 上午 12：00 00:00
E	結束日期	必要	休假結束的日期。	格式： mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 20 日 20/08/2024
F	結束時間	必要	休假結束的時間。	格式： 12h 24h	上午 12：00 上午 12：00 00:00
G	休假原因	必要	適合休假的原因。	從小組的 Shifts 設定中提供的休假原因清單中輸入休假原因。	假期
H	記事	選擇性	小組成員的休假相關注意事項。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 500 個字元。	享受您的假期。
I	主題色彩	選擇性	為休假分類的色彩。	輸入下列其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. 灰色
J	共用	必要	匯入資訊后，可立即與小組成員共用休假選項。	選取 [共用] 或 [未共用]。如果您選擇不共用，您可以在班次中使用 [ 與小組共用] 選項匯入班次後共用班次。	共用

開啟Shifts工作表

在 [開啟班次 ] 工作表上，每個開啟的班次都會顯示為包含 11 欄的列。 以下是有關欄及其使用方式的詳細數據。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	群組	必要	可要求開啟班次的排程群組。	輸入文字、數位和/或特殊字元。您可以新增或現有群組。	皮具
B	[開始日期]	必要	開啟班次開始的日期。	格式： mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
C	開始時間	必要	空班開始的時間。	格式： 12h 24h	上午 8：30 上午 8：30 8:30
D	結束日期	必要	開啟班次結束的日期。	格式： mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
E	結束時間	必要	空班結束的時間。	格式： 12h 24h	下午 3：45 下午 3：45 15:45
G	開啟插槽	必要	群組成員可要求的開放班數。	輸入 1 到 255 的數位。	2
H	主題色彩	選擇性	將開啟的班次分類的色彩。	輸入下列其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. 黃色
I	自訂標籤	選擇性	標籤以自定義開啟的班次。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 23 個字元。	小型商品
J	無薪休息	選擇性	分班符的持續時間。	輸入小於班次持續時間的分鐘) (數位。	45
K	記事	選擇性	有關此特定公開班次的小組成員注意事項。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 500 個字元。	使用我們的新系統來要求將專案遞送到我們的商店。
L	共用	必要	匯入資訊后立即與小組成員共用班次的選項。	選取 [共用] 或 [未共用]。如果您選擇不共用，您可以在班次中使用 [ 與小組共用] 選項匯入班次後共用班次。	未共用

日筆記工作表

您可以針對每一天新增筆記。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	日期	必要	您希望記事顯示在排程中的日期。	格式： mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	2024 年 8 月 13 日 13/08/2024
B	注意	必要	傳送訊息給您的小組。	輸入文字、數位和/或特殊字元。最多 500 個字元。	現場訓練