隨著收件匣越來越滿,您可能會想尋找新的方式來處理所有電子郵件。 規則可協助您排序所有專案,並先取得最重要的郵件。 Mac 版 Outlook 根據您設定的條件,自動在內收或外寄郵件上執行規則。

規則是根據您指定的條件,自動對傳入或外寄郵件執行的動作。 您可以建立規則,協助保持井井有條。 例如,您可以建立規則,以自動將郵件歸檔至資料夾或將郵件指派至類別。

重要: 自 2020 Mac 版 Outlook (年 10 月) ,系統僅提供伺服器規則,不再支援用戶端規則。

附註: 按一下展開 (>) 以查看下方每個標題的內容。

您可以建立規則,將 [name]的所有郵件移至名為「郵件從 [name]]」的資料夾。 如果您從連絡人群組或 (通訊 組清單) 接收郵件,您也可以自動將其移至特定資料夾。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵寄清單中,按一下要建立規則之寄件者或收件者的電子郵件訊息。

  3. [常用] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [移動以下 (寄件者名稱) 的郵件 ][移動以下 (收件者的名稱) 的郵件]

    規則:移動郵件...

  4. 在資料夾搜尋方塊中,開始輸入要移動郵件的資料夾名稱。

  5. 您所需的資料夾出現時,按一下資料夾名稱、按一下 [選擇],然後按一下 [確定]

    尋找並選擇資料夾

    附註: 

    • 如果您擁有 Microsoft Exchange Server 2010 或更新版本所管理的 Microsoft Exchange 帳戶,規則會自動儲存在伺服器上。

    • 如果您建立多個規則,Outlook規則在規則視窗中列出的順序執行規則。

當您從現有郵件建立規則時,寄件者、收件者及主體會自動預先填入規則指示中。

  1. 若要建立資料夾以根據規則存放所傳送的電子郵件訊息,請選取根目錄信箱,在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [新增資料夾],輸入資料夾的名稱,然後按下 Enter。

    提示: 如果您已經建立資料夾,請跳到步驟 2。

  2. 在郵件清單中,按一下您要從中建立規則的郵件。

  3. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [規則],然後按一下 [建立規則]

  4. [新郵件送達時] 底下,編輯準則以符合需求。

    從現有電子郵件訊息建立規則

    若要移除條件,請按一下 [ [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [ [新增搜尋準則] 按鈕

  5. 執行下列操作下,選擇傳送或接收電子郵件時要執行什麼操作。 例如,當您收到某人的電子郵件時,選擇 [移至資料夾,選取您想要將電子郵件訊息移至的資料夾,然後按一下 [選擇資料夾> 。 在 [ 搜尋」 方塊中,尋找您為此規則建立的資料夾,按一下 [ 選擇,然後按一下 [確定

使用此程式為 IMAP 或 POP 帳戶建立自訂規則。 部分 IMAP 和 POP 網際網路服務提供者包括:Gmail、Yahoo!、AOL 和 Hotmail/Outlook.com。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱瞭解 您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則」方塊的左窗格中,按一下 [用戶端規則> 下的帳戶類型。

  3. 在 [規則」 方塊底部, 按一下 [ 新增 新增

  4. [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱。

    為這個規則命名

  5. 在新 郵件送達時,按一下第一個方塊上的箭鍵以開啟清單,然後選擇您想要識別的資訊類型。

    按一下>形箭號以開啟清單

  6. 在新 郵件送達時,繼續從左至右移動,按一下箭箭,然後選取規則的條件。

    若要移除條件,請按一下 [ [移除搜尋準則] 按鈕。 若要新增條件,請按一下 [ [新增搜尋準則] 按鈕

  7. 執行下列動作下,指定您希望規則執行的動作。

  8. 按一下 [確定]

如果您的帳戶在伺服器執行,請使用Exchange程式。

附註: 如果您不知道您擁有的帳戶類型,請參閱瞭解 您擁有的帳戶類型

  1. [工具] 功能表上按一下 [規則]

  2. 在 [規則」方塊的左窗格中,按一下EXCHANGE SERVERS下的帳戶名稱。 (此選項僅適用于由 2010 Microsoft Exchange Server更新版本管理的帳戶。)

  3. 在新郵件送達時,按一下第一個方塊上的箭鍵以開啟清單,然後選擇您想要識別的資訊類型,例如 [寄件者、收件者或主體

  4. 在新 郵件送達時,繼續從左至右移動,按一下箭箭,然後選取規則的條件。

  5. 按一下[新增搜尋字詞>,然後在搜尋清單中,針對 新增 字詞按一下 [新增搜尋字詞> 。

如果您嘗試在 Mac 版 Outlook中建立規則,但不知道您擁有哪種類型的電子郵件帳戶,請執行以下操作:

  1. [規則] 方塊中,按一下 [全部顯示]

  2. [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]

  3. [帳戶] 方塊的左窗格中,按一下您為其建立規則的帳戶。

    [帳戶] 方塊的右上窗格中,您會看到帳戶類型,例如 IMAP 帳戶、Exchange 帳戶或 POP 帳戶。

  4. 若要返回 [規則> 方塊, 請按一下 [全部 顯示」,然後按一下 [ 電子郵件的規則> 。

    在 [電子郵件] 之下,按一下 [規則]。

另請參閱

從 Outlook 傳送 [不在辦公室] 自動回覆

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×