對專案目標及執行有創意的思考和逐一查看,對於專案的成功至關重要。 

Whiteboard 提供一個共同思考及嘗試不同想法的空間,因此您可以建置最佳計劃。 也可以作為一種聊天室,讓小組中的任何人都能跳到其中查看發生的情況,即使他們不是親自身在會議中也一樣。 鎖定計劃之後,就可以將其正規化。 

主要功能:  

  • 各種專案規劃工作的範本,例如每日站會、產品待辦項目、專案啟動和小組一致

  • 更好整理專案詳細資料的彩色自黏便箋

  • 用於協助視覺化解決方案的智慧筆跡和圖形

  • 啟用投票及鼓勵參與和小組一致的反應

  • 使用任意繪圖筆跡表達想法的空白畫布

Whiteboard 中的專案規劃範本

如何使用 Whiteboard 進行專案規劃工作階段 

執行下列動作:

準備面板

  1. 反映主要專案關係人,以及您想要達成的結果。

  2. 在 Teams 中排程會議。

  3. 在 Teams 中,瀏覽至會議,然後從會議頂端選取 Whiteboard 索引標籤。 您也可以透過在 Whiteboard Windows 應用程式中建立白板並共用連結,或在瀏覽器中從 whiteboard.office.com 執行同樣的操作。

  4. 在 [建立] 面板中,選取 範本 > 專案規劃,然後選擇範本。

  5. 自訂範本以配合您的工作階段目標。 例如,您可能會想要使用特定色彩或反應作為圖例。

  6. 如果有其他人協助您準備,請共用白板。

工作階段期間

  1. 會議開始後,請從會議的「共用」系統匣分享白板,或從 Windows 應用程式或 whiteboard.office.com 傳送準備好的面板連結。

  2. 介紹工作階段的目標,並給予每個人幾分鐘的時間,與您一起探索白板。

  3. 與小組一起設定基本規則,關於代表此特定工作階段的不同色彩和表情符號。

  4. 開始您的規劃工作階段,鼓勵透過 Teams 或直接在白板上進行參與。

  5. 在 Microsoft Teams 中使用「舉手」功能以整理參與者的發言順序。

  6. 請留意時間,確保您能夠涵蓋所有項目。

在工作階段之後

  1. 傳送訊息給出席者,包含結果和任何後續活動。 您也可以包含白板的連結,但是參與會議的任何人也可以在白板選擇器中找到該連結。

  2. 如果您想要傳送完成白板的快照給錯過會議的任何人員,請從 [設定] 功能表匯出並共用 PNG 影像。

  3. 將計劃付諸行動!

使用 Whiteboard 執行一般規劃工作階段 

執行下列動作:

在 Teams 中建立「規劃」頻道並且新增白板 

  1. 在 Teams 中瀏覽至您的小組,選取 . . . 功能表,然後新增頻道。 其名稱應為您規劃的期間 (例如「第一季」)。 

  2. 在相同頻道中,選取頂端的 + 按鈕,搜尋 Whiteboard,然後選取 儲存

  3. 您的白板已連接至頻道,您可以開始規劃。

  4. 在 Teams 中提及,確保您的小組知曉頻道和白板。

完成規劃程序 

  1. 使用專案規劃範本或建立您自己的範本,來配置白板的結構。

  2. 在白板上的清楚位置撰寫指示,讓小組成員知道如何使用。

  3. 某些指示可能包括指定特定色彩,以指出特定功能落在哪些區域,或哪些反應代表功能接受度等等。

  4. 指示小組成員在色彩編碼的自黏便箋上,將待辦項目填入到白板。 

  5. 在與規劃相關聯的會議期間,使用白板來移動待辦項目,促進相關交談。

  6. 設定計劃之後,請將其遷移到您的專案管理系統。

另請參閱

請查看我們其他的白板指南以深入了解! 

    

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