在 Outlook 中使用編輯或代理人權限共用和存取行事曆

在新 Outlook 中，您可以授予組織內任何人、編輯者或代理人存取您行事曆的權限。

編輯權限和代理人權限有什麼不同？

• 您能夠指派編輯者至您的主要行事曆 (稱為「行事曆」)，或是任何您建立的其他行事曆。
• 代理人則僅能指派給您的主要行事曆。 代理人可以代表您排程會議並回覆會議。

僅指派編輯權限

1. 在新的 Outlook 中，從瀏覽窗格選取 [Calendar]。

2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。

3. 在 [共用與使用權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆的人員名稱或其電子郵件地址。 雖然您可以與多人共用行事曆，但一次只能新增一個人。

4. 新增您想要管理行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您想要其擁有的存取層級。

5. 選取 [可以編輯] 以授與他們能夠變更您行事曆的權限。

   • [可以檢視我忙碌的時間]、[可以檢視標題和位置] 和 [可以檢視所有詳細資料] 等選項允許其他人檢視您的行事曆，但不能進行變更。 組織外部人員的存取僅限於這些選項。

指派代理人權限

代理人不僅可以編輯您的行事曆，也可以 代表您排程會議並回覆會議。

1. 在新的 Outlook 瀏覽窗格中，選取 [Calendar]。

2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。

3. 在 [共用與權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆之人員的名稱或電子郵件地址，並指派代理人存取權。 雖然您可以與多人共用行事曆，但一次只能從 Outlook 網頁版新增一位人員。

4. 新增您想要管理行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您想要其擁有的存取層級。

   • 選取 [代理人] 則可為其授與編輯者權限，而且他們將代表您接收和回覆會議邀請的權限。 若要允許代理人查看您在行事曆上標示為私人的活動，請選取 [ 允許代理人檢視私人活動] 的核取方塊。 若要允許代理人管理您的類別，請選取 [讓代理人管理類別] 的核取方塊。
     

     注意

     標示為 [私人] 的行事曆項目會受到保護。 大部分的行事曆共用對象只能查看項目被標示為 [私人] 的時間，而無法查看其主旨、位置或其他詳細資料。 但如果您選取 [允許代理人檢視私人活動] 核取方塊，對方就能查看詳細資料。

5. 完成新增您要共用行事曆的人員，並選擇要授予他們的權限之後，請選取 [共用]。 如果您決定立即不共用行事曆，請選取 ] 和 [移除]。
   您的行事曆共用對象會收到告知的電子郵件訊息。 當他們選取邀請中的 [接受] 按鈕時，您的行事曆將會新增至他們的行事曆清單中。

6. 給予某人您的行事曆代理人權限之後，您將會在 [共用與使用權限] 看到另一個選項，讓您能控制會議邀請和回覆的處理方式。 如果您有多個代理人，您必須為每個代理人執行此動作。

7. 在 [代理人] 下方，選取 [將邀請及回覆傳送至] 旁的下列其中一個選項：

   • 僅限代理人：會議邀請和回覆只會傳送給您的代理人。
   • 委派並傳送複本給我 會議邀請和回應會傳送給您和您的代理人。 只有您的代理人會看到接受或拒絕會議邀請的選項，且傳送給您的通知會像一般電子郵件訊息一樣顯示。 您仍然可以開啟行事曆項目並回覆，以回覆會議。
   • 我和我的代理人會議邀請和回應會同時傳送給您和您的代理人。 只有您們其中一人可以回覆會議邀請。

8. 如果您決定不與某人共用您的行事曆，請在 [代理人] 底下，為您不想再擔任代理人的人員選取 [] [移除]。

停止共用行事曆

如果您想停止與某人共用您的行事曆，請使用 Outlook 網頁版移除其權限。

1. 在新的 Outlook 中，從瀏覽窗格選取 [Calendar]。
2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。
   根據預設，主要行事曆的名稱為「行事曆」。 如果您建立了其他行事曆，您可以改為選取其中一個行事曆。 您無法移除來自其他人行事曆的共用權限。
3. 選取您想要停止共用行事曆之對象旁邊的 ] [移除 ]。
   該位人員就會從具有您行事曆存取權的人員名單中移除了。 如果人員為貴組織內部人員，您的行事曆將會從他們的行事曆清單中移除。 如果人員為貴組織外部人員，系統不會移除其行事曆複本，但將不再同步處理至您的行事曆或接收更新。

在傳統版 Outlook 中將某人設為我的代理人

代理人會自動取得「代理傳送者」權限。 根據預設，代理人只能讀取您的會議要求和回應。 代理人未獲授與讀取 [收件匣] 中其他郵件的權限。

2. 在對話方塊中，選取 [新增]。
   如果未顯示 [新增 ]，表示 Outlook 和 Exchange 之間可能不存在使用中的連線。 Outlook 狀態列會顯示連線狀態。

3. 輸入您要指定為代理人的人員名稱，或搜尋並選取搜尋結果清單中的名稱。

   注意

   代理人必須是您組織的 Exchange 全域通訊清單 (GAL) 中的人員。

4. 選取 [新增]，然後選取 [確定]。

5. 在 [代理人權限] 對話方塊中，可以接受預設的權限設定，或為 Exchange 資料夾選取自訂的存取層級。
   如果代理人僅需要處理會議邀請和回應的權限，那麼預設的權限設定 (包括 [代理人會收到寄給我的會議相關郵件複本]) 就已足夠。 您可以將 [收件匣] 權限設定保留為 [無]。 會議邀請和回應會直接送到代理人的 [收件匣] 中。

   注意

   根據預設，系統會針對您的 [行事曆] 資料夾授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。 一旦代理人代表您回應會議，該會議項目便會自動新增到您的 [行事曆] 資料夾。

6. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限，請選取 [自動傳送郵件給代理人，告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

7. 如有需要，請選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

   重要

   此設定會影響所有 Exchange 資料夾。 這包括所有的 [郵件]、[連絡人]、[行事曆]、[工作]、[記事] 和 [日誌] 資料夾。 沒有任何方式可以僅在指定的資料夾中授與私人項目的存取權。

8. 選取 [確定]。

   注意

   • 使用「代理傳送者」權限傳送的郵件會在 [寄件者] 旁包含代理人和您的名稱。 當傳送具有 [傳送為] 權限的郵件時，只會顯示您的名稱。
   • 一旦您將某人新增為代理人後，他們就可以將您的 Exchange 信箱新增至其 Outlook 設定檔。 如需指示，請參閱 管理其他人的郵件和行事曆項目。

頁首

變更代理人權限

2. 選取您想要變更其權限的代理人名稱，然後選取 [權限]。

   注意

   如果您想要移除所有 [委派存取] 權限，請不要選取 [權限] 而是要選取 [移除] ，然後略過這些步驟的其餘部分。

3. 變更代理人可存取之任何 Outlook 資料夾的權限。

4. 若要傳送郵件並告知代理人已變更的權限，請選取 [自動傳送郵件給代理人，告知其擁有的權限範圍] 核取方塊。

頁首

變更代理人對私人項目的存取權限

如果您已將權限指派給代理人，讓他們可以存取您的 Outlook 資料夾，您可以在約會、會議、工作和連絡人中隱藏個人資訊。 開啟每個個人項目，然後在 [標籤 ] 群組中選取 [私人]。

若要授與存取您私人項目的授權，請執行下列動作：

2. 選取您想要變更私人約會存取權的代理人名稱，然後選取 [權限]。
3. 選取 [代理人可以看到我的私人項目] 核取方塊。

頁面頂端

您可以將您行事曆的編輯者或代理人權限授與貴組織中的任何人。 您能夠指派編輯者至您的主要行事曆 (稱為「行事曆」)，或是任何您建立的其他行事曆。 代理人則僅能指派給您的主要行事曆。 您不能將編輯者或代理人權限授與組織以外的人員。

指派沒有委派權限的編輯器

1. 在 Outlook 網頁版中，從瀏覽窗格選取 [Calendar]。

2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。

3. 在 [共用與使用權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆的人員名稱或其電子郵件地址。 雖然您可以與多人共用行事曆，但一次只能新增一個人。

4. 新增您想要管理行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您想要其擁有的存取層級。

5. 選取 [可以編輯] 以授與他們能夠變更您行事曆的權限。

   • [可以檢視我忙碌的時間]、[可以檢視標題和位置] 和 [可以檢視所有詳細資料] 等選項允許其他人檢視您的行事曆，但不能進行變更。 組織外部人員的存取僅限於這些選項。

指派代理人

代理人不僅可以編輯您的行事曆，還可以代表您排程會議並回覆會議。

1. 在 Outlook 網頁版中，從瀏覽窗格選取 [Calendar]。

2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。

3. 在 [共用與權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆之人員的名稱或電子郵件地址，並指派代理人存取權。 雖然您可以與多人共用行事曆，但一次只能從 Outlook 網頁版新增一位人員。

4. 新增您想要管理行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您想要其擁有的存取層級。

   • 選取 [代理人] 則可為其授與編輯者權限，而且他們將代表您接收和回覆會議邀請的權限。 若要允許代理人查看您在行事曆上標示為私人的活動，請選取 [ 允許代理人檢視私人活動] 的核取方塊。
     

     注意

     標示為 [私人] 的行事曆項目會受到保護。 大部分的行事曆共用對象只能查看項目被標示為 [私人] 的時間，而無法查看其主旨、位置或其他詳細資料。 但如果您選取 [允許代理人檢視私人活動] 核取方塊，對方就能查看詳細資料。

5. 完成新增您要共用行事曆的人員，並選擇要授予他們的權限之後，請選取 [共用]。 如果您決定立即不共用行事曆，請選取 ] 和 [移除]。
   您的行事曆共用對象會收到告知的電子郵件訊息。 當他們選取邀請中的 [接受] 按鈕時，您的行事曆將會新增至他們的行事曆清單中。

6. 給予某人您的行事曆代理人權限之後，您將會在 [共用與使用權限] 看到另一個選項，讓您能控制會議邀請和回覆的處理方式。 如果您有多個代理人，您必須為每個代理人執行此動作。

7. 在 [代理人] 下方，選取 [將邀請及回覆傳送至] 旁的下列其中一個選項：

   • 僅限代理人：會議邀請和回覆只會傳送給您的代理人。
   • 委派並傳送複本給我 會議邀請和回應會傳送給您和您的代理人。 只有您的代理人會看到接受或拒絕會議邀請的選項，且傳送給您的通知會像一般電子郵件訊息一樣顯示。 您仍然可以開啟行事曆項目並回覆，以回覆會議。
   • 我和我的代理人會議邀請和回應會同時傳送給您和您的代理人。 只有您們其中一人可以回覆會議邀請。

8. 如果您決定不與某人共用您的行事曆，請在 [代理人] 底下，為您不想再擔任代理人的人員選取 [] [移除]。

停止共用行事曆

如果您想要停止與某人共用行事曆並移除其權限，請執行下列動作：

1. 在 Outlook 網頁版中，從瀏覽窗格選取 [Calendar]。
2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。
   根據預設，主要行事曆的名稱為「行事曆」。 如果您建立了其他行事曆，您可以改為選取其中一個行事曆。 您無法移除來自其他人行事曆的共用權限。
3. 選取您想要停止共用行事曆之對象旁邊的 ] [移除 ]。
   該位人員就會從具有您行事曆存取權的人員名單中移除了。 如果人員為貴組織內部人員，您的行事曆將會從他們的行事曆清單中移除。 如果人員為貴組織外部人員，系統不會移除其行事曆複本，但將不再同步處理至您的行事曆或接收更新。

Outlook.com 適用於個人帳戶，例如 Outlook.com 或 Hotmail.com 帳戶。 當您在 Outlook.com 中共用行事曆時，唯一的選擇就是將檢視或編輯權限指派給與您共用的對象。

指派編輯權限

1. 在 Outlook.com 中，從瀏覽窗格選取 Calendar。
2. 從 [常用] 索引標籤中，選取 [共用Calendar。
3. 在 [共用與使用權限] 頁面中，輸入您要共用行事曆的人員名稱或其電子郵件地址。 雖然您可以與多人共用行事曆，但一次只能新增一個人。
4. 新增您要共用行事曆的人員之後，請選取其名稱旁的下拉式清單，然後選擇您想要其擁有的存取層級。
5. 選取 [可以編輯 ] 以授與此人員變更您的行事曆的權限。 然後選取 [共用]。 與您共用的對象將會收到接受 並檢視行事曆的電子郵件邀請。