如何在 Windows 版 Outlook 中離線工作

在新的 Windows 版 Outlook 中離線存取

透過啟用離線存取，即使您未連線到網際網路，您也可以使用新的 Windows 版 Outlook。 開啟時，新的 Windows 版 Outlook 會將您的電子郵件、行事曆活動，以及先前連絡人 () 的人員儲存到您的裝置，讓您在離線時存取這些項目，並改善線上時的效能。

離線設定決定了哪些項目要儲存到您的裝置，以及儲存多久。 若要進行這些設定，請移至更新 離線設定下方的章節。 當您重新連線時，新的 Windows 版 Outlook 會自動更新儲存至您裝置的項目。

當我在新 Outlook 中離線時可以做什麼？

您在線上執行的大多數動作也會在離線時使用。 這些包括但不限於：

如果您嘗試執行離線無法使用的動作，您會收到錯誤訊息，或者您所做的變更將會還原回先前儲存的動作。

在新 Outlook 中更新離線設定

更新這些設定，以選擇要儲存的資料夾，以及要儲存項目的天數。 如果您有多個帳戶，請選取要套用設定的帳戶：

選取要儲存在本機的資料夾：

1. 選取 [設定][一般>>] [離線>資料夾] 儲存。
2. 從下拉式清單中，選取 [預設] ([收件匣]、[已傳送]、[草稿]、[封存]、[已刪除] 和 [延遲) ]， (預設) 設定為 [預設] 和 [我的最愛]，或 [預設]、[我的最愛] 和 [最近使用]。

選取要在本機儲存電子郵件的天數：

1. 選取 [設定]> [一般>離線>] [儲存的電子郵件天數]。
2. 從下拉式清單中選取 [7]、[ 30 ] (這是要儲存的預設值) 、 90 或 180 天的電子郵件。

在新 Outlook 中開啟或關閉離線存取

在新的 Windows 版 Outlook 中，預設會開啟 [離線]。 若要關閉或開啟，請執行下列操作：

1. 選取 [設定]> [一般>離線]。
2. 選取 [ 啟用離線電子郵件、行事曆及人員 以開啟或關閉離線存取] 切換開關。
3. 選取 [儲存]。

關於在新 Outlook 中離線工作，我還需要知道哪些資訊？

下列項目目前無法離線使用，但我們計畫在未來的更新中納入其中：

• 建立、更新及刪除單一事件 () (目標發行)
• 變更電子郵件的排序
• 啟用 [焦點收件匣] 時，檢視 [其他收件匣] ()
• 檢視和更新通知、簽章及行事曆的設定

離線時無法使用的其他功能：

• 檢視共用資料夾
• 檢視電子郵件和行事曆群組
• 檢視我的最愛人員、類別和搜尋資料夾
• 建立、更新及刪除人員 (先前的連絡人)
• 檢視整個全域通訊清單
• 安裝或使用 Outlook 增益集 (如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中使用增益集 的 [離線時的增益集可用性] 一節)

在傳統 Outlook 中在離線工作與線上工作之間切換

• 選取 [ 離線傳送/接收>工作]。
  

當 Outlook 在傳統版 Outlook 中切換為線上和離線工作時，所有的電子郵件帳戶都會變更。

當功能區上醒目提示 [離線工作] ，或傳統 Outlook 視窗底部的狀態列上顯示 [ 離線工作] 時，您就知道您正在離線工作。

當您準備好再次在線上工作時，請選取 [離線 傳送/接收>工作]。 按鈕文字不會變更，但只有在離線工作時才會醒目提示。 當您在線上工作時，狀態列上的 [離線工作] 也會消失。

變更在傳統 Outlook 中要離線保留多少郵件

1. 選取 [檔案>帳戶設定>] [帳戶設定]。
   
2. 選取 Exchange 或 Microsoft 365 帳戶，然後選取 [變更]。
   
3. 將 [離線設定] 底下的滑桿移到想要的時間量，例如 [全部]、[12 個月]、[6 個月]、[3 個月] 或 [1 個月]。

   注意

   如果您使用的是 Outlook 2016，您也可以選取最短至 3 天的時間量。
   
   舉例來說，如果您將滑桿移到 [3 個月]，那麼只有過去三個月以來的郵件會從 Exchange 伺服器同步處理到您的離線 Outlook 資料檔 (.ost)。 過去 3 個月以前的郵件只會放在伺服器上的信箱中。 您可以隨時變更這項設定。 您必須開啟會下載郵件複本的 Exchange 快取模式。 如果您使用的是搭配 Microsoft 365 帳戶的 Outlook，建議您使用快取 Exchange 模式。

根據預設，Outlook 將 Exchange 和 Microsoft 365 帳戶設定為僅同步處理 12 個月內的電子郵件。

變更要同步處理的資料量可能會影響開啟 Outlook 所需的時間，以及 Outlook 在您的電腦上使用的儲存空間量。 如果您在虛擬桌面環境中執行，建議您只同步處理一個月的資料。

傳統 Outlook 中的狀態訊息

如何在 Outlook 中知道您何時離線或線上工作？ 從 Outlook 視窗底部的狀態列開始，有視覺提示。 如果顯示下列任一狀態指標，表示 Outlook 未連線至您的郵件伺服器。

在重新連線之前，您無法傳送或接收電子郵件。

狀態： 離線工作

離線工作通常是一種選擇。 返回線上工作模式是一個簡單的過程。

• 在傳統版 Outlook 中，在 [ 傳送/接收] 索引標籤上選擇 [離線工作] 以重新連線。
  

狀態：已中斷連線

您與傳統版 Outlook 中斷連線可能有不同的原因。 以下只是一些可能原因的幾個例子。

• 如果網際網路連線可以運作，則可能是郵件伺服器發生問題。
• 如果您可以從網站登入電子郵件 （例如 http://outlook.com），請檢查是否能夠透過該方式接收和傳送電子郵件。 如果電子郵件無法在網站上正常運作，請致電電子郵件服務提供者的技術支援部門尋求協助。
• 如果您可以在網站上發送和接收郵件，那麼您的郵件服務器就沒問題。 但您的電腦可能需要更新，或您的帳戶設定可能有問題。

重新連線至傳統版 Outlook 的提示

以下是一些重新連線到傳統 Outlook 的建議方式。

重設離線工作狀態

• 在 [傳送/接收 ] 索引標籤上，選擇 [離線工作]，然後檢查您的狀態列。 如果狀態顯示 [離線工作]，請重複此動作，直到狀態變更為 [已連線]。

檢查更新

閱讀 檢查更新 主題，並安裝任何必要的更新。

建立新的設定檔

若要排除您目前的 Outlook 設定檔發生錯誤的可能性，請 建立新的設定檔。 如果您使用新設定檔開啟傳統 Outlook，但它仍然中斷連線，請嘗試移除您的帳戶，然後再次新增。

1. 若要移除電子郵件帳戶，請遵循從 傳統 Windows 版 Outlook 中移除或刪除電子郵件帳戶
2. 再次依照新增 帳戶 中的步驟繼續。

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變更在傳統 Outlook 中離線工作時的傳送和接收設定