假設你計劃去茂宜島度假。 你想讓團隊知道你會暫時不在辦公室，但又不想讓群組成員的信箱被邀請函填滿，內容是你不在辦公室的計畫。 透過團體行事曆，你可以安排辦公室外活動，並選擇不發送給他人。 當團員查看團體行事曆時，他們會看到你外出的日期。
當然，如果你想讓群組成員收到你的假期通知，也可以這麼做。
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在經典的 Windows Outlook 中;在螢幕底部，選擇
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在導覽面板中，選擇 「所有群組行事曆 」並選擇你的群組。 如果你開啟多個行事曆，每個行事曆的活動都會顯示出來。
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如果你有多個行事曆開啟，請選擇你的群組行事曆。
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選擇 「首頁 」> 「新預約」。
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填寫缺勤詳情，包括姓名、地點、開始和結束日期，若需要，還可附上個人便條。
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在「 顯示為」旁邊，選擇 「免費」。
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在提醒事項旁邊，選擇「無」。
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如果您將離開辦公室超過數小時，請勾選「 全天活動 」選項。
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選擇 儲存並關閉。 如果你在邀請函上包含了群組成員，請選擇「 發送 」。
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在新的 Outlook for Windows 中;在側邊面板，選擇
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在功能窗格中的群組項下選取您的群組。 如果你開啟多個行事曆，每個行事曆的活動都會顯示出來。 每個月曆依導覽面板中標示的顏色標示。 在分割檢視中，每個日曆的標題會顯示在頂部。
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在頁面頂端，選取 [新活動]。
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在視窗頂端，選擇 Calendar，然後選擇群組行事曆。
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填寫缺勤詳情，包括姓名、地點、開始和結束日期，若需要，還可附上個人便條。
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如果您將離開辦公室超過數小時，請勾選「 全天 」勾選方框。
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在對話框頂端，選擇 忙碌 ，然後選擇 自由。
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選擇 「不要提醒我」。
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要將邀請函寄給群組成員，請在對話框頂端選擇 邀請成員 。
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選取 [儲存]。 如果你在邀請函上包含了群組成員，請選擇「 發送 」。
