在 Publisher 中建立位址不同的標籤

使用合併列印,更快速地為清單上的每個人製作 標籤。 設定需要一些時間,但您可以同時列印所有標籤。 您也可以儲存標籤設定,以在下次列印標籤時使用。

選擇符合您標籤的範本

如果您有一組包含特定產品編號的包裝紙,請尋找該產品的範本。

  1. 按一下[>新增,然後輸入製造商編號 (例如 Avery 8871) 搜尋方塊中。

  2. 選取範本、查看描述以確保能與標籤產品編號一起運作,然後按一下 [ 建立

將標籤出版物連接到您的地址清單

下一個步驟是將標籤紙連接到資料來源。 資料來源是包含您地址清單的檔案。

您可以使用 Outlook 連絡人或 Excel 試算表或 Access 資料庫中的地址清單。 如果您還沒有清單,可以在 Publisher 中輸入清單。

如果您還沒有清單

首先,收集您地址清單中所有想要的人的資訊。

  1. 在 Publisher 中,按一下 [郵件>選取收件者>輸入新清單

    [郵件] [選取收件者] 按鈕選項

  2. 在首列,輸入清單第一個人的資訊。

    [新增通訊清單] 方塊

    提示:  若要變更 Publisher 中的欄,請按一下 [自訂 欄> 按鈕。 接著,您可以新增、刪除、重新命名及重新排列清單中的欄。

  3. 輸入該人員的所有資訊後,請按 New Entry,然後輸入清單中下一個人的資訊。

    建立或變更通訊清單的選項

  4. 將所有人新增到清單中之後,請按一下 [確定

  5. 在 [儲存地址清單> 對話方塊中,在檔案名方塊中輸入地址清單的名稱,然後選取要儲存清單的資料夾。

如果您已經有地址清單

  1. 按一下[郵件>選取收件者

    [郵件] [選取收件者] 選項

  2. 如果清單位於試算表或資料庫中,請按一下 [使用現有清單;流覽至包含清單的檔案;按一下該清單,然後按一下[開啟。 (如果系統提示您選取表格,請按一下 [確定)

  3. 如果您想要使用 Outlook 連絡人,請按一下 [從 Outlook連絡人選擇,按一下您用的連絡人資料夾,然後按一下 [確定

選擇要包含哪些收件者

當您使用現有清單或 Outlook 連絡人時,Publisher 會包含檔案或連絡人資料夾中的每個人。 針對專案,您可能會想要縮小清單範圍。

  1. 按一下 [編輯收件者清單]

  2. 在郵件 合併收 件者對話方塊中,勾選您想要包含之人員旁的方塊,並取消勾選您這次不想包含之人員旁的方塊。

    合併列印收件者清單選項

若要更輕鬆地找到您想要包含的人,您可以排序或篩選清單。

排序清單中的專案

  1. 在郵件 合併收件 者方塊中,按一下要排序的欄標題。

    例如,如果您想要依姓氏的字母順序來顯示清單,請按一下 [姓氏] 欄位標題。

    提示:  若要依據多個專案進行排序 (例如,依據省/市和縣/市) ,請按一下 [合併列印收件者方塊中調整收件者清單下的排序。 在 [ 篩選及 排序方式的對話方塊中,選取您想要排序的排序方式。

  2. 勾選您想要包含之人員旁的核取方塊,然後取消勾選您目前不想包含之人員旁的核取方塊。

    選取該核取方塊以選取列

篩選清單中的專案

  1. 按一下要篩選之欄標題旁的箭鍵。

  2. 按一下 (空白) 或 ( 空白) 一般篩選。 若要篩選特定專案 ,例如只有居住在特定城市的人,請按一下 ( 進) 並填入要篩選之內容的框。

    提示:  在篩選 與排序 方塊中,您也可以篩選多個專案。

  3. 勾選您想要包含之人員旁的核取方塊,然後取消勾選您目前不想包含之人員旁的核取方塊。

    若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

新增位址至您的標籤

  1. 按一下[郵件>位址區塊

    合併列印地址區塊命令

  2. 選擇您想要的名稱顯示方式。

    [地址區塊] 選項

    提示:  若要確定 Publisher 在清單中找到名稱和位址,請按一下 [ 符合欄位。 檢查您想要的欄位有顯示在清單中。 如果您想要的欄位顯示 [不相符],請按一下該欄位的下拉式清單,然後按一下您清單中與該欄相符的欄名稱。

  3. 按一下 [確定]。

    Publisher 會新增合併列印功能域至出版物。 完成合併後,Publisher 會以每個標籤中的位址取代該欄位。

    附註:  如果您要製作其他類型的標籤,並想要新增不同的資訊,請按一下 [郵件>插入合併功能區,然後按一下要新增之資訊的名稱。

格式化位址

  1. 在出版物中,選取 位址區塊 欄位,包括其開頭和結尾的標記。

    已選取的 [地址區塊] 欄位

  2. 按一下[文字方塊工具格式,然後選擇您想要的型、字型大小和字型色彩。

預覽您的標籤

現在,您可以在執行合併之前檢查您的標籤外觀。

  • 按一下 [預覽結果,然後按一下箭號,確定這些標籤的外觀與您想要的一樣。

提示:  若要在資料來源中尋找並預覽特定專案,請按一下 [尋找收件者;在 [尋找專案方塊中輸入要搜尋的內容,然後按一下 [尋找下一

附註: 

  • 如果您看到想要退出合併的名稱,您仍可按一下排除此收件者 來移除該名稱

  • 如果您發現清單完全錯誤,請按一下 [編輯收件者清單,並排序或篩選以取得您想要的清單。

列印這些標籤

  1. 按一下[將&合併>到印表機。

    郵件完成與合併按鈕

  2. 設定下,請確定 Publisher 顯示 每個工作表的多個頁面

  3. 按一下 [列印]。

儲存標籤設定供日後使用

完成合併後,請儲存標籤檔案,以便再次使用。

  1. 按一下 [檔案] > [另存新檔]

  2. 按一下要儲存標籤檔案的位置,然後按一下 [ 流覽

  3. 在 [檔案名> 方塊中輸入標籤 出版物的名稱, 然後按一下 [儲存

標籤檔案會保持連接到您的地址清單。 若要再次製作標籤,請開啟檔案,然後當 Publisher 提示您保持該連接時,按一下 [是。 然後,如果您想變更包含在合併列印中的人員或項目,請按一下 [編輯收件者清單] 排序、篩選並選取人員或項目。

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