在 Word 中使用信息版權管理限制檔的存取權

在 Microsoft 365中使用 IRM，您可以) 檔案及下列 Word 檔案類型來管理 XML 檔規格 (.xps：

• 檔    .doc、.docx

• 啟用巨集的檔    .docm

• 範本    .dot、.dotx

• 啟用巨集的範本    .dotm

設定電腦以使用 IRM

若要在 Microsoft 365 中使用 IRM，軟體的最低需求為 Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1)。 RMS 系統管理員可以設定公司專用的 IRM 原則，定義誰可以存取資訊，以及允許的電子郵件訊息編輯層級。

例如，公司系統管理員可能會定義一份名為「公司機密」的版權範本，指定只有位於公司網域內的使用者，才能開啟使用該原則的電子郵件訊息。

下載權限

當您第一次嘗試開啟具有限制許可權的檔時，您必須連線至授權伺服器以驗證您的認證並下載使用授權。 使用授權會定義您擁有的檔案存取權層級。 對每個設有限制權限的檔案而言，這是必要的程序。

下載權限會要求 Microsoft 365 傳送您的認證，這包括您的電子郵件地址，以及您的授權伺服器權限的相關資訊。 檔中包含的資訊不會傳送至授權伺服器。

限制檔案內容的權限

IRM 可讓您對每個使用者、每個檔案或每個群組基礎套用限制， (組型許可權需要 Active Directory) 。

例如，在 Ranjit 建立的檔中，他可能會授與 Adele 讀取許可權，但不允許變更。並授與 Alex 編輯檔的許可權。 Ranjit 可能也會決定對 Adele 和 Alex 對檔的存取權套用 5 天限制。 

1. 儲存文件。

2. 選取 [檔案] 索引標籤。

3. 選取 [資訊]，選擇 [保護檔]，指向 [依 人員 限制權限]，然後選取 [限制存取]。

4. 在 [ 許可權 ] 對話框中，選取 [限制此文件的許可權]，然後為每個使用者指派您要的存取權等級。

   附註: 如果系統管理員已設定個人無法變更的自定義許可權原則，您的選擇可能會受到限制。

權限等級

• 閱讀     具有讀取許可權的使用者可以讀取檔，但他們沒有編輯、列印或複製檔的許可權。

• 變更     具有變更許可權的使用者可以讀取、編輯及儲存檔的變更，但他們沒有列印文件的許可權。

• 完全控制     具有「完全控制」許可權的用戶擁有完整的撰寫許可權，而且可以使用作者可以執行的任何檔執行任何動作，包括設定內容的到期日、防止列印，以及授與許可權給使用者。

在授權使用者的文件許可權過期之後，檔只能由作者開啟，或由具有檔完全控制許可權的用戶開啟。 作者則一律擁有完全控制權限。

1. 若要授與某人「完全控制」許可權，請在 [許可權] 對話框中選取 [更多選項]，然後在 [存取等級] 欄中選取箭號，然後選取 [存取等級] 清單中的 [完全控制]。

   

2. 指派許可權等級之後，選取 [ 確定]。

   訊息列隨即出現，表示檔已受版權管理。 如果您必須對文件進行任何訪問許可權變更，請選取 [變更許可權]。

   

   如果已限制許可權的文件轉寄給未經授權的人員，就會出現一則含有作者電子郵件地址或網站位址的訊息，讓未經授權的人員可以要求文件的許可權。

   

   如果作者選擇不包含電子郵件位址，未經授權的使用者只會收到一則訊息，讓他們知道他們無法存取檔案。

設定檔案的到期日

1. 開啟檔案。

2. 移至 [檔案]。

3. 在 [資訊] 索引標籤上，選取 [保護檔]，指向 [依 人員 限制權限]，然後選取 [限制存取]。

4. 在 [ 許可權 ] 對話框中，選取 [ 限制此文件的許可權 ] 複選框，然後選取 [ 更多選項]。

5. 在 [ 使用者的其他許可權] 底下，選取 [ 此檔將於到期日 ] 複選框，然後輸入日期。

6. 選取 [確定 ] 兩次。

使用不同的 Windows 使用者帳戶對檔案進行版權管理

1. 開啟文件、工作表或簡報。

2. 選取 [檔案] 索引標籤。

3. 在 [資訊] 索引標籤上，選取 [保護檔]，指向 [依 人員 限制許可權]，然後選取 [管理認證]。

4. 執行下列其中一個動作：

   • 在 [ 選取使用者 ] 對話框中，選取您要使用之帳戶的電子郵件地址，然後選取 [ 確定]。

   • 在 [ 選取使用者 ] 對話框中，選取 [新增]，輸入新帳戶的認證，然後選取 [ 確定 ] 兩次。

     

檢視設有限制權限的內容

若要使用 Microsoft 365檢視您有許可權受版權管理的內容，只要開啟檔即可。

如果您想要檢視您擁有的許可權，請選取訊息列中的 [ 檢視權 限]，或選擇 [ 此檔包含權限原則 。

Mac 版 Office 中的 IRM 提供三種許可權等級。

• 讀取   閱讀

• 變更   讀取、編輯、複製、儲存變更

• 完全控制   讀取、編輯、複製、儲存變更、列印、設定內容到期日、授與權限給使用者、以程式控制方式存取內容

執行下列任一項作業：

手動設定權限等級

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 如果這是您第一次存取授權伺服器，請輸入您的授權伺服器使用者名稱和密碼，然後選取 [將密碼儲存於 Mac OS 鑰匙圈] 核取方塊。

   附註: 如果您沒有選取 [ 在 Mac OS 鑰匙圈中儲存密碼]，您可能需要輸入使用者名稱和密碼多次。

3. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中，輸入要為其指派存取層級之個人或群組的電子郵件地址或名稱。

4. 如果您要搜尋通訊錄中的電子郵件地址或名稱，請選擇 [ ] 。

5. 如果您要將存取層級指派給通訊錄中的所有人員，請選擇 [ 新增所有人 ] 。

6. 指派許可權等級之後，選取 [ 確定]。

   訊息列即會出現，並顯示文件已受版權管理的訊息。

使用範本來限制權限

系統管理員可以設定公司專屬的 IRM 原則，定義能夠存取資訊權限等級的人員。 這些版權管理內容是使用 Active Directory Rights Management Services (AD RMS) 伺服器範本所定義。 例如，公司系統管理員可定義稱為「公司機密」的權限範本，指定採用該原則的文件只能由公司網域內部的使用者開啟。

• 在 [ 校閱] 索引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 權限]，然後選取所要的許可權範本。

  

變更或移除您所設定的權限等級

如已套用範本來限制權限，您將無法變更或移除權限等級；這些步驟只有在您手動設定權限等級時才有作用。

1. 在訊息列上，選取 [變更許可權]。

2. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中，輸入要為其指派存取層級之個人或群組的新電子郵件地址或名稱。

3. 若要從存取層級移除人員或群組，請選取電子郵件地址，然後按 DELETE 鍵。

4. 若要從許可權等級移除 [所有人 ]，請選取 [ 新增所有人 。

設定受限檔案的到期日

作者可以使用 [設定權限] 對話方塊來設定內容的到期日。

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 選 取 [更多選項]，然後選取 [此檔到期日]，然後輸入 日期。

   在授權人員的文件權限到期後，文件僅可由作者或具有「完全控制」權限的人員開啟。

允許具備「變更」或「讀取」權限的人員列印內容

根據預設，具備「變更」與「讀取」權限的人員無法列印。

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 選 取 [更多選項]，然後選取 [允許具有變更或讀取許可權的人員列印內容]。

允許具備「讀取」權限的人員複製內容

根據預設，具備「讀取」權限的人員無法複製內容。

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 選 取 [更多選項]，然後選取 [允許具有讀取許可權的人員複製內容]。

允許指令碼在受限檔案中執行

作者可以變更設定以允許 Visual Basic 巨集在文件開啟時執行，以及允許 AppleScript 指令碼存取受限文件中的資訊。

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 選 取 [更多選項]，然後選 取 [以程序設計方式存取內容]。

需要連線以驗證權限

根據預設，人員必須在首次開啟受限文件時連線至 AD RMS 伺服器進行驗證。 然而，您可以將此設定變更為要求人員每次開啟受限文件時都要進行驗證。

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 限制存取]。

   

2. 選 取 [更多選項]，然後選取 [需要連線以驗證許可權] 。

移除限制

1. 在 [ 校閱] 索 引標籤的 [ 保護] 底下，選取 [ 許可權]，然後選取 [ 無限制]。

   

2. 在對話框中，選 取 [移除限制]。

相關主題

限制檔案內容的權限

新增認證以開啟受版權管理的檔案或訊息
使用 IRM 的檔案格式

在 iOS 版 Microsoft 365 中，如果您以具有檔案權限的帳戶登入，將會開啟任何您收到受 IRM 保護的檔案。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時，您會看見提供的頂端資訊列，可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

如果您是 Azure 版權管理 Microsoft 365 訂閱者，而且您的 IT 部門已定義一些 IRM 範本供您使用，您可以將這些範本指派給 iOS 版 Office 中的檔案。

若要保護檔案，請點選應用程式中 的 [編輯] 按鈕，移至 [ 校閱 ] 索引標籤，然後點選 [ 限制許可權] 按鈕。 您會看到可用的 IRM 原則清單，請選取您想要的原則，然後點選 [完成] 以套用該原則。

在 Android 版本的 Microsoft 365中，如果您以具有檔案許可權的帳戶登入，您所收到的任何受 IRM 保護的檔案都會開啟。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時，您會看見提供的頂端資訊列，可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

資訊版權管理 (IRM) 可協助執行下列功能：

• 防止經授權的限制內容收件者轉寄、複製、變更、列印、傳真或貼上無權使用的內容

• 無論內容的傳送位置為何，一律加上限制

• 提供檔案到期功能，讓文件中的內容在指定的時間之後無法再檢視

• 強制執行公司政策，控管公司內部內容的使用與傳播

IRM 無法防止受限制的內容免於：

• 惡意程式 (例如特洛伊木馬程式、按鍵記錄程式與特定類型的間諜軟體) 清除、竊取或擷取與傳輸

• 電腦病毒的動作所造成的遺失或損壞

• 從收件者的螢幕手動複製或重新鍵入

• 收件者以數位方式拍照 (顯示在螢幕上時)

• 使用第三方廠商的畫面擷取程式進行複製