重要: 新 Mac 版 Outlook 目前不支援此功能。
公用資料夾是 Microsoft Exchange 的一項功能,可讓組織中的人共用郵件、行事曆和通訊錄。 在您訂閱公用資料夾之後,該資料夾便會出現在瀏覽窗格,而且您可以存取其內容。
訂閱 Exchange 公用資料夾
附註: 您必須先將 Microsoft Exchange 帳戶 新增至 Outlook,然後才能訂閱公用資料夾。 如需詳細資訊,請參閱 新增電子郵件帳戶至 Outlook。
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按一下 [工具] 功能表上的 [公用資料夾]。
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在左窗格中的 [公用資料夾] 底下,按一下您想要的 Exchange 帳戶。
公用資料夾的清單隨即出現。 郵件資料夾是由
圖示表示,行事歷會顯示 圖示,而通訊簿則會顯示 圖示。 您已經訂閱的資料夾會以粗體顯示。 -
點選您要訂閱的資料夾,然後按下 [ 訂閱
] 。訂閱的資料夾會出現在[訂閱的公用資料夾] 底下的 瀏覽窗格 中。
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若要檢視資料夾的內容,請按一下功能窗格中的資料夾。 資料夾中的郵件或連絡人便會出現在 項目清單 中。 或者,如果是行事曆資料夾,事件便會顯示在行事曆上。
傳送郵件到公用郵件資料夾。
如果資料夾管理員已指派電子郵件地址給公用郵件資料夾 (稱為「擁有郵件功能」的資料夾設定),即可直接將郵件傳送至公用資料夾。 您可以在公用資料夾中尋找郵件 [收件者] 欄位,藉以尋找公用資料夾的電子郵件地址。 或者,您可以搜尋組織目錄中的地址。
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在瀏覽窗格底部,按一下 [郵件]。
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按一下 [常用] 索引標籤上的 [新增電子郵件]。
提示: 建立新電子郵件訊息的鍵盤快捷方式
+ N。 -
在 [收件者] 方塊中新增資料夾的電子郵件地址,然後建立並傳送訊息。
附註:
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如果公用資料夾沒有指派電子郵件位址,您就無法使用 Mac 版 Outlook 在資料夾中張貼郵件。
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若要檢視訂閱的公用資料夾,請按一下 瀏覽窗格 中的 [訂閱的公用資料夾]。
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新增會議或約會至公用行事曆資料夾
如果資料夾管理員已授與您適當權限,則訂閱公用行事曆資料夾之後,您便可以新增事件。
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在瀏覽窗格底部,按一下 [行事曆]。
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在 瀏覽窗格 中,按一下 [訂閱公用資料夾] 旁邊的箭號,然後按一下您想要的行事曆。
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在 [常用] 索引標籤上,按一下 [約會] 或 [會議]。
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輸入事件的詳細資料,然後傳送或儲存事件。
新增連絡人至公用通訊錄資料夾
如果資料夾管理員已授與您適當權限,則訂閱公用通訊錄資料夾之後,您便可以新增連絡人。
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在瀏覽窗格底部,按一下 [人員]。
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在功能窗格中,按一下 [訂閱公用資料夾] 旁邊的箭號,然後按一下您想要的通訊錄資料夾。
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按一下 [常用] 索引標籤上的 [新增連絡人]。
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輸入連絡人的詳細資料,然後傳送或儲存連絡人。