將保留標籤套用至 SharePoint 或 OneDrive 中的檔案

將保留標籤套用至專案

在 OneDrive 或 SharePoint 文件庫中，您可以將保留標籤套用至檔案，例如以 Word、 PowerPoint、 Excel或OneNote筆記本建立的Microsoft 365 檔。 您也可以為非 Office 檔案加上標籤，例如 PDF 檔或影像檔。 SharePoint清單專案也可以加上標籤。

您也可以將標籤套用至文件庫或資料夾。 當您為文件庫或資料夾加上標籤時，系統預設會將該保留標籤套用至該資料夾中未加上標籤的檔案。 深入瞭解 SharePoint 的預設標籤。

設定 SharePoint 文件庫的預設保留標籤

1. 開啟文件庫。

2. 在視窗右上角附近，選取 [設定] 圖示：  

3. 選取 [文件庫設定]。

4. 在 [ 設定] 頁面的 [ 許可權與管理]底下，選取 [ 將標籤套用到此清單或文件庫中的專案]。

5. 在 [ 套用標籤 ] 頁面上，選取下拉式方塊，然後選取您要套用的標籤。

   從現在開始，您選取的標籤將會自動套用至新增至文件庫的所有新檔案。

6. 選用：若要自動將標籤套用至文件庫中目前的所有檔案，請選取 [ 將標籤套用至文件庫中的現有專案]。

7. 選取 [儲存]。

建立包含保留標籤的檢視

在 SharePoint(和 Teams 中，但無法 OneDrive) ，您可以建立包含 [標籤] 欄或 [專案是記錄] 欄的文件庫檢視。 此檢視可讓您快速查看指派給所有專案的保留標籤，以及哪些專案是記錄。 不過，請注意，您無法依[專案] 為 [記錄] 欄來篩選檢視。 以下說明如何建立這樣的檢視。

首先，讓 [保留標籤] 欄顯示： 

1. 在任何欄的頂端，選取 向下箭號，然後選取 [ 欄設定 > 顯示/隱藏欄]。

   

2. 在 [ 編輯檢視欄 ] 窗格中，選取 [保留標籤] 方塊。

   

3. 完成後，選取 [ 套用]。

您可以視需要儲存檢視，以便日後快速存取：

1. 在命令列的右側，選取 [檢 視選項> 將 檢視另存為：

   

2. 為檢視指派名稱。

3. 選取您是否要公開檢視，讓其他人看到。

4. 選取 [儲存]。

某些動作不允許標籤專案

當專案有保留標籤時，根據系統管理員選擇的設定而定，某些動作是不允許的。 

如果您在 SharePoint 中看到無法編輯已標示專案的訊息，這是因為該郵件已標示為 記錄。 如果您第一次解除鎖定，或許可以編輯此專案。 如需相關指示，請參閱下一節。

鎖定或解除鎖定記錄 

某些保留標籤可以「鎖定」專案，因為它是必須保留的記錄。 例如，這可防止專案遭到刪除。 對於合約之類的事項，這是重要的記錄保存措施。 不過，您也許可以解除鎖定專案，以便使用新版本來修改或更新。 

1. 在文件庫或清單中，選取您要鎖定或解除鎖定的專案。

2. 在視窗右上角附近，選取[開啟詳細資料] 窗格：  

   

3. 在 [ 詳細資料 ] 窗格的 [ 記錄狀態] 底下，選取 [ 鎖定]。

4. 切換控制項會顯示在設定名稱旁邊。 按一下切換開關，從 [ 鎖定 ] 切換到 [ 解除鎖定]，反之亦然。

   

專案解除鎖定後，您就可以進行編輯。 當您完成編輯時，您也可以依照上述步驟再次鎖定專案，並將 [記錄] 狀態 切換回 [ 鎖定]。 

另請參閱

適用于系統管理員：比較允許或封鎖哪些動作的限制