將文件及檔案移動至您的 SharePoint 網站

當您在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中 Microsoft 365時,您可能有要新加到小組網站的檔和檔案。 以下是一些您可以新增不同類型的內容至網站的方法。

附註: 請參閱設定 Office 365檔案儲存 公司用或學校用 OneDrive 和共用,瞭解如何設定網站和小組網站,以便將它們一起使用。

本文內容

開始之前

開始移動檔案之前,請檢查您有多少儲存空間 Microsoft 365 中的 SharePoint 檔案 Microsoft 365。 若要尋找有關儲存空間限制 Microsoft 365 中的 SharePoint,請參閱 SharePoint 限制

提示: 請記住,在 Microsoft 365中,小組網站 Microsoft 365 中的 SharePoint () 的儲存空間限制與電子郵件帳戶的 Exchange Online (儲存) 。 有關信箱儲存空間限制的資訊,請參閱 Exchange Online Microsoft 365 服務描述中的收件者。

下一個步驟是分析您目前擁有的內容。 這包括檔、影像、表單等。

提示: 在檔案檔案管理器中,根據大小及日期搜尋現有的檔案。 這可協助您快速識別最近使用的檔案,或非常大的檔案。

思考一下經常使用的內容量,以及是否要將所有內容儲存在 Microsoft 365。 就像您移至較小的房屋時一樣,目標就是決定新網站適合哪些專案。 例如,如果貴組織現在使用的儲存空間超過 Microsoft 365 限制 Microsoft 365 中的 SharePoint,您必須做出如下決策:

  • 您想要移動哪些檔案?

  • 您想要購買更多儲存空間嗎?

  • 您是否打算為您的網站提供成長空間? (它絕對會)

如果貴組織規模龐大或複雜,請考慮邀請專家協助您。 您可以在 Microsoft Pinpoint 找到有信譽 的協助。 Pinpoint 是一種快速且簡單的方法,讓全球的公司都能找到通過認證的 Microsoft 專家和專業服務

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建立資料夾、文件庫和子網站

找出要移動的內容之後,請思考要如何組織。 首先,您可能會想要將檔案上傳到小組網站的文件庫。 組織內容是很好的建議,特別是如果您預期您最終會有許多檔案。 隨著內容量增加,您可以建立其他文件庫、表單文件庫和圖片庫來儲存該內容。 您也可以為不同類型的檔或專案建立子網站。

若要瞭解如何規劃結構以組織網站上內容的資訊,請參閱規劃小組網站 的內容

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上傳檔、圖片和檔案

若要上傳檔案 ,例如 Word 檔、PDF 檔案或 JPG 相片,請將它們上傳到文件庫或文件庫中的資料夾。

附註: 可上傳到文件庫之單一檔案的檔案大小上限 Microsoft 365 中的 SharePoint 2 GB。 此外,您一次只能上傳 100 或更少檔案。

執行此工作的最佳方式取決於檔案數目。 首先流覽至目的地文件庫,然後使用此資料表選擇方法:

檔案數目

上傳方法

單一檔

選取新增>上傳現有檔案,然後流覽您電腦上該檔案。

許多檔和資料夾

選取功能 之文檔 庫選項卡上的 使用 Explorer 開啟按鈕。 接著,使用檔案檔案管理器拖放檔案。

詳細資訊,請參閱 上傳、建立或刪除文件庫中的檔案

附註: 某些檔案類型無法上傳到文件庫。 有關這些清單,請參閱無法新加入清單或文件庫的檔案類型 一文

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考慮為 SharePoint 、日曆和試算表建立清單

每個企業都有許多表單的資料,例如日曆、工作及試算表。 針對這類資料,您可以移動或將內容轉換成您網站上的清單。 例如,您可以將商務連絡人清單轉換成連絡人清單。 此外,您通常可以將日曆轉換成 SharePoint ,這是一種特殊類型的清單。

如果您現在使用 Microsoft Excel 試算表來追蹤資訊,您可以將這些試算表直接上傳到 Microsoft 365 中的 SharePoint。 或者,您可以將試算表以 SharePoint 格式。 由於許多人可以同時更新清單,因此 SharePoint 清單有助於鼓勵共同合作。 您可以建立清單的不同視圖,以完全公開您想要的資訊。

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考慮 SharePoint 商務需求的解決方案

另一個移動內容的方法,是使用 SharePoint 解決方案,以更有效地管理現有的工作。 例如,大部分的組織想要捕獲並分享在那裡工作之人員日常的知識。 您網站的 Wiki 可能很適合進行這類共用。

下表說明 SharePoint 可協助管理商務程式的功能。

商務程式

說明

使用 Wiki 共用小組知識並共同合作

Wiki 是使用者社群建立及維護資訊的特殊網站。 Wiki 是一種很好的工具,可用於捕獲和共用程式資訊,或一般參考資訊,而這些資訊對工作非常重要。

將資源排程移至群組 SharePoint 中

群組日曆是排程一般資源 ,例如會議室、視聽設備等的一個好方式。 由於群組的日曆位於 Microsoft 365 中的 SharePoint ,因此小組中的每個人都可以在網頁或 Outlook 上 SharePoint 查看。

將資料庫程式轉換成 Access 應用程式

您可以使用 Microsoft Access 2013 來設計及發佈資料庫,然後建立 Access 應用程式以使用小組網站上的資料庫。

使用工作流程自動化商務程式

工作流程會自動化並追蹤商務程式的重要工作。 它們適用于核准程式或收集意見回饋等工作。

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協助網站使用者尋找您的內容

將檔和檔案移至小組網站之後,請告知其他網站使用者。 您可以提供數種不同的方式來尋找網站上的內容。

下表說明您可以使用的不同方法。

方法

描述

使用搜尋尋找內容

尋找網站上內容最簡單的 Microsoft 365 中的 SharePoint 就是使用搜尋功能。

設定清單和文件庫的視圖,讓內容可探索

您可以選取在視圖中顯示的元素。 例如,在一個視圖中,您可能會顯示標題和作者。 在不同的視圖中,您可能會想要只顯示在特定日期之後新增的專案。

自訂網站流覽

您可以自訂小組網站的流覽,讓網站使用者更容易找到內容。

離線時搜尋線上內容

您可以在離線 公司用或學校用 OneDrive 或 Outlook 中搜尋 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站上的內容

追蹤內容更新

若要深入瞭解如何協助網站使用者輕鬆尋找內容,請參閱規劃指南文章規劃小組 網站的內容

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