附註: 若要管理 SharePoint 中的內容，建議您使用Microsoft 許可權風險與合規性 解決方案，而不是舊版的資訊管理原則。 例如，您可以使用Microsoft 365 保留功能，自動保留及刪除 SharePoint、OneDrive、Teams、Exchange 及其他線上服務的內容。
資訊管理原則可讓您控制誰可以存取您的組織資訊、他們可以使用該資訊做什麼，以及保留多久。 原則可協助強制遵守法律與政府法規或內部商務程式。 身為系統管理員，您可以設定原則來控制如何追蹤檔、誰有權存取檔，以及保留檔的時間長度。
每個原則都可以針對特定類型的內容建立一組規則。 原則中的每個規則都是原則功能。 例如，資訊管理原則功能可以指定內容類型應保留多久的時間。
附註: 資訊管理原則是由資訊管理原則計時器工作編譯，由 Microsoft 管理，每週執行一次。 因此，您的原則可能不會立即生效。 資訊管理原則計時器工作的頻率和日期無法變更。
資訊管理原則可以在網站上以三種不同的方式建立：
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建立資訊管理原則，以用於網站集合中的多種內容類型。
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建立網站內容類型的資訊管理原則。
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建立清單或文件庫的資訊管理原則。
啟用網站原則功能可讓網站集合系統管理員定義適用于網站及其所有內容的保留排程。 若要啟用此功能：
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移至您要啟用網站原則功能之網站集合的首頁。
移至 [設定 ]
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在 [ 網站集合管理] 底下，選擇 [ 網站集合功能]。
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捲動至 [網站原則]。 在右側，如果您沒有看到 [使用 中]，請選擇 [ 啟用]。
若要確保資訊原則會套用至網站集合中特定類型的所有檔，請考慮在網站集合層級建立原則，然後再將原則套用至內容類型。 這些稱為網站集合原則。
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移至 [設定 ]
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在 [網站設定] 頁面的 [ 網站集合管理 ] 清單中，按一下 [ 網站集合原則]。
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在 [網站集合原則] 頁面上，按一下 [ 建立]。
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輸入原則的名稱和描述，然後撰寫簡短的原則聲明，向使用者說明原則的用詞。 原則陳述最多可包含 512 個字元。
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請參閱本文稍後的建立內容類型原則，以瞭解如何設定您要與原則建立關聯的功能。
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按一下 [確定 ] 返回 [網站集合原則] 頁面。
將資訊管理原則新增至內容類型可讓您輕鬆建立原則功能與多個清單或文件庫的關聯。 您可以選擇新增現有的資訊管理原則至內容類型，或建立個別內容類型專屬的唯一原則。
您也可以將資訊管理原則新增至清單專屬的內容類型。 這會影響到只將原則套用至清單中使用內容類型的專案。
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移至 [設定 ]
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在 [網站設定] 頁面的 [網站Designer庫] 區段中，按一下 [網站內容類型]。
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在 [網站內容類型設定] 頁面上，選取您要新增原則的內容類型。
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在 [網站內容類型] 頁面的 [ 設定] 區 段中，按一下 [資訊管理原則設定]。
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在 [資訊管理原則設定] 頁面上，選取 [ 定義原則]，然後按一下 [ 確定]。
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在 [編輯原則] 頁面上，輸入原則的名稱和描述，然後撰寫簡短描述，向使用者說明原則的用量。 描述長度最多可達 512 個字元。
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在接下來幾節中，選取您要新增至資訊管理原則的個別原則功能。
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若要指定受此原則規範之檔和專案的保留期間，請按一下 [ 啟用保留]，然後指定保留期間以及您要在專案到期時執行的動作。
指定保留期間
1.
按一下 [新增記錄的保留階段...
2.
選取保留期間選項，指定檔或專案何時設為到期。 執行下列其中一個動作：
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若要根據日期屬性設定到期日，請在 [ 事件 ] 區段中按一下 [ 此階段是根據專案的日期屬性]，然後選取檔或專案動作 (例如[建立] 或 [修改]) ，以及此動作之後的時間遞增 (例如，天數、 當您希望專案過期時，) 月份或年份。
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若要使用自訂保留公式來判斷到期日，請按一下 [ 在此伺服器上安裝的自訂保留公式設定]。
附註: 只有在您的系統管理員已設定自訂公式時，才能使用此選項。
3.
只有當您定義已經有相關聯工作流程的清單、文件庫或內容類型原則時，才能使用 [ 開始工作流程 ] 選項。 接著，系統會提供您選擇要選擇的工作流程。
4.
在 [ 週期性 ] 區段中，選取 [重複此階段的動作...並輸入您希望動作重複出現的頻率。
附註: 只有在您選取的動作可以重複時，才能使用此選項。 例如，您無法為 [ 永久刪除] 動作設定週期。
5.
按一下 [確定]。
-
-
若要啟用受此原則規範之檔和專案的稽核，請按一下 [ 啟用稽核]，然後指定您要稽核的事件。
啟用稽核
1.
在 [編輯原則] 頁面的 [ 稽核 ] 區段中，選取 [ 啟用稽核] 複 選框，然後選取您要保留稽核追蹤之事件旁的核取方塊。
2.
若要提示使用者將這些條碼插入檔中，請選取 [ 在儲存或列印之前提示使用者插入條碼] 複 選框。
3.
按一下 [確定 ]，將稽核功能套用至原則。
[稽核原則] 功能可讓組織建立及分析檔的稽核軌跡，以及列出工作清單、議題清單、討論群組和行事曆等專案。 此原則功能提供記錄事件的稽核記錄，例如檢視、編輯或刪除內容時。
啟用稽核做為資訊管理原則的一部分時，系統管理員可以在以 Microsoft Excel 為基礎且摘要目前使用量的原則使用方式報告中檢視稽核資料。 系統管理員可以使用這些報告來判斷組織內使用資訊的方式。 這些報告也可協助組織驗證及記錄其法規合規性，或調查潛在疑慮。
稽核記錄會記錄下列資訊：事件名稱、事件的日期和時間，以及執行動作之使用者的系統名稱。
-
當條碼做為原則的一部分啟用時，條碼會新增至檔摘要資訊，並顯示在套用條碼的檔頁首區域中。 條碼與標籤一樣，也可以手動從檔中移除。
啟用條碼
1.
在 [編輯原則] 頁面的 [ 條碼 ] 區段中，選取 [ 啟用條碼] 複 選框。
2.
若要提示使用者將這些條碼插入檔中，請選取 [ 在儲存或列印之前提示使用者插入條碼] 複 選框。
3.
按一下 [確定 ]，將條碼功能套用至原則。
條碼原則會產生代碼 39 標準條碼。 每個條碼影像都包含代表條碼值的條碼符號下方的文字。 這樣即使無法掃描硬體，仍可使用條碼資料。 使用者可以在搜尋方塊中手動輸入條碼號碼，以在網站上找到該專案。
-
若要要求受限於此原則的檔有標籤，請按一下 [ 啟用標籤]，然後指定您要的標籤設定。
啟用標籤
1.
若要要求使用者在檔中新增標籤，請選取 [在儲存或列印之前提示使用者插入標籤] 核取方塊。
附註: 如果您希望標籤為選用，請勿選取此核取方塊。
2.
若要鎖定標籤，使其在插入後無法變更，請選取 [ 防止標籤在新增後變更 ] 核取方塊。
此設定會在將標籤插入用戶端應用程式中的專案後，防止標籤文字更新，例如 Word、Excel 或 PowerPoint。 如果您想要在更新此檔或專案的屬性時更新標籤，請不要選取此核取方塊。
3.
在 [標籤格式] 方塊中，輸入您希望標籤顯示的文字。 標籤最多可包含 10 個欄參照，每個欄參照長度最多可達 255 個字元。 若要建立標籤的格式，請執行下列動作：
在標籤中，依照您要的顯示順序，輸入您要包含在標籤中的欄名稱。 將欄名括住大括弧 ({}) ，如 [編輯原則] 頁面上的範例所示。
輸入文字以識別括弧外的資料行，如 [編輯原則] 頁面上的範例所示。
4.
若要新增分行符號， 請輸入\n 要顯示分行符號的位置。
5.
選取您要的字型大小和樣式，並指定標籤在檔中的位置是靠左、置中還是靠右。
提示: 選取使用者電腦上可用的字型和樣式。 字型的大小會影響標籤上可顯示的文字量。
6.
輸入標籤的高度和寬度。 標籤高度的範圍可以是 .25 英吋到 20 英吋，標籤寬度可以介於 .25 英吋到 20 英吋之間。 標籤文字一律會在標籤影像中垂直置中。
7.
按一下 [重新整理 ] 以預覽標籤內容。
-
按一下 [確定]。
您可以定義只適用于特定清單、文件庫或資料夾的保留原則。 不過，如果您以這種方式建立保留原則，就無法在其他清單、文件庫、資料夾或網站上重複使用此原則。
附註: 您無法將網站集合原則套用至以位置為基礎的原則。
如果您想要將單一保留原則套用至單一位置的所有內容類型，您最可能想要使用以位置為基礎的保留。 在大多數其他情況下，您會想要確認已針對所有內容類型指定保留原則。
附註: 除非您選擇中斷繼承並在子層級定義新的保留原則，否則每個子資料夾都會繼承其上層資料夾的保留原則。
如果您想要定義清單或文件庫保留以外的資訊管理原則，您必須針對與該清單或文件庫關聯的每個個別清單內容類型定義資訊管理原則。 如需詳細資訊，請參閱本文中的 建立網站內容類型 的原則。
重要: 如果您在任何時候決定要從清單或文件庫的內容類型切換到位置原則，則只會使用保留原則做為以位置為基礎的原則。 所有其他 (稽核、條碼和條碼) 的管理原則，都會從相關內容類型繼承而來。
提示: 停用 [文件庫] 和 [資料夾型保留] 功能，即可停用網站集合的位置原則。 這可讓網站集合系統管理員確保其內容類型原則不會被清單管理員的位置原則覆寫。
您至少必須具備 [管理清單] 許可權，才能變更清單或文件庫的資訊管理原則設定。
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流覽至您要指定資訊管理原則的清單或文件庫。
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若是文件庫，請按一下 [ 設定
如果您沒有看到這些功能表項目或清單，請按一下功能區中的 [文檔 庫 ] 或 [ 清單 ] 索引標籤，然後按一下 [ 文件庫設定 ] 或 [ 清單設定]。
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在 [ 許可權與管理] 底下，按一下 [資訊管理原則設定]。
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在 [資訊管理原則設定] 頁面上，確定清單或文件庫的保留來源已設定為 [文件庫] 和 [資料夾]。 如果 [內容類型 ] 顯示為來源，請執行下列動作：
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按一下 [變更來源]。
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在 [編輯原則] 頁面的 [ 保留來源 ] 區段中，選取 [ 文件庫和資料夾]。 系統會提醒您，內容類型保留原則將被忽略。
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按一下 [確定]。
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在 [編輯原則] 頁面的 [文 檔庫型保留排程 ] 區段中，輸入您所建立原則的簡短描述。
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在 [非記錄] 底下，按一下 [ 新增保留階段...
重要: 請注意，在 [記錄] 底下，您可以選取 [定義記錄的不同保留階段] 選項，來選擇定義不同的記錄保留原則。
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在 [階段屬性] 對話方塊中，選取保留期間選項以指定檔或專案何時設定到期。 執行下列其中一個動作：
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若要根據日期屬性設定到期日，請在 [ 事件 ] 區段中按一下 [ 此階段是根據專案的日期屬性]，然後選取檔或專案動作 (例如[建立] 或 [修改]) ，以及此動作之後的時間遞增 (例如，天數、 當您希望專案過期時，) 月份或年份。
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若要使用自訂保留公式來判斷到期日，請按一下 [ 在此伺服器上安裝的自訂保留公式設定]。
附註: 只有在您的系統管理員已設定自訂公式時，才能使用此選項。
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在 [ 動作]底下，指定檔或專案到期時您要執行的動作。 若要啟用檔或專案 (如刪除) 等特定動作，請從清單中選取一個動作。
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只有當您定義已經有相關聯工作流程的清單、文件庫或內容類型原則時，才能使用 [ 開始工作流程 ] 選項。 接著，系統會提供您選擇要選擇的工作流程。
-
在 [ 週期性 ] 區段中，選取 [重複此階段的動作...並輸入您希望動作重複出現的頻率。
附註: 只有在您選取的動作可以重複時，才能使用此選項。 例如，您無法為 [ 永久刪除] 動作設定週期。
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按一下 [確定]。
如果您的網站資訊管理原則已經建立為網站集合原則，您可以將其中一個原則套用至內容類型。 如此一來，您就可以將相同的原則套用至網站集合中不具有相同父系內容類型的多個內容類型。
附註: 如果您想要將原則套用至網站集合中的多種內容類型，並且已設定受管理的中繼資料服務，您可以使用內容類型發佈將資訊管理原則發佈到多個網站集合。 如需詳細資訊，請參閱將原則 套用至整個網站集合的內容類型 。
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流覽至包含您要套用原則之內容類型的清單或文件庫。
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若是文件庫，請按一下 [ 設定
如果您沒有看到這些功能表項目或清單，請按一下功能區中的 [文檔 庫 ] 或 [ 清單 ] 索引標籤，然後按一下 [ 文件庫設定 ] 或 [ 清單設定]。
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在 [ 許可權與管理] 底下，按一下 [資訊管理原則設定]。
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確認原則來源已設定為 [內容類型]，然後在 [ 內容類型 原則] 底下選取您要套用原則的內容類型。
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在 [ 指定原則] 區段中，按一下 [ 使用網站集合原則]，然後從清單中選取您要套用的原則。
附註: 如果無法 使用 [使用網站集合原則 ] 選項，表示尚未定義網站集合的網站集合原則。
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按一下 [確定]。
重要: 如果您合作的清單或文件庫支援管理多種內容類型，您可以在 [ 內容類型 ] 底下，按一下要指定資訊管理原則的內容類型。 這會直接帶您前往上述步驟 5。
使用受管理的中繼資料服務應用程式來設定內容類型發佈，以跨網站集合共用內容類型。 內容類型發佈可協助您在整個網站中持續地管理內容和中繼資料，因為內容類型可以集中建立和更新，而更新可以發佈給多個訂閱網站集合或 Web 應用程式。
您可以定義資訊管理原則，然後從中建立範本，以在多個網站集合中視需要使用。 如果您想要備份資訊原則，也可以使用此方法做為替代方法，使用內容類型發佈套用一個原則至網站集合。 您可以從一個網站集合匯出原則，然後將原則匯入至儲存的位置或另一個網站集合，藉此建立原則的範本或備份。
重要: 如果您使用匯出/匯入功能來製作一組原則範本，請記住，原則 .xml 檔案中存在唯一識別碼。 因此，您無法在不變更此唯一識別碼的情況下，多次將該原則匯入網站。
匯出原則
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在原則所在的網站集合中，移至 [ 設定
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在 [網站設定] 頁面的 [ 網站集合管理 ] 區段底下，按一下 [ 網站集合原則]。
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按一下您要匯出的原則，捲動到原則底部，然後按一下 [ 匯出]。
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在儲存或開啟檔案的提示中 ，按一下[儲存]，然後選取要儲存檔案的位置。 請務必選取可供匯入原則之網站集合使用的位置。
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顯示 [下載完成] 對話方塊時，按一下 [ 關閉]。
將原則匯入至不同的網站集合
匯入資訊管理原則可讓您將其套用到任何指定網站集合內的網站或清單層級的多種內容類型。 執行此動作的好處有兩個：您不需要重新定義原則並套用至每種內容類型，而且只要在單一位置變更原則，就能更輕鬆地管理原則修改。
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在您要套用原則之網站集合的首頁上，移至 [ 設定
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在 [ 網站集合管理] 區段中，按一下 [ 網站集合原則]。
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在 [網站集合原則] 頁面上，按一下 [ 匯入]，然後按一下 [ 流覽 ] 尋找原則的 XML 檔案。
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選取儲存原則的 XML 檔案，然後按一下 [ 開啟]。
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在 [匯入網站集合原則] 頁面上，按一下 [ 匯 入]，將原則新增至網站集合。
您匯入的原則現在可以在網站或清單層級套用至一或多種內容類型。 請參閱本文稍早所述的 將網站集合原則套用至內容類型 。
