建立型錄合併列印

開始之前

下列秘訣可協助建立成功的目錄合併：

• 開始新出版物中的目錄合併。

• 除了封面頁、目錄和訂購表單等頁面之外，也請為合併功能區提供一個頁面，即使您建立合併的檔後，即使透過目錄可能有多個頁面。

• 使用最終合併頁面的頁面維度設定目錄合併範本。

• 如果您打算將您建立合併的頁面新增到現有出版物的結尾，請確認您的目錄合併範本以下列方式符合現有出版物：

  • 頁面大小 (高度與寬度)

  • 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (或列印)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

頁面頂端

規劃您的資料來源

決定要納入目錄的資訊類型之後，您可以建立要用於目錄合併的資料來源。 如果您已經有資料來源，您可以確定它包含要包含在合併中的所有資訊。

Publisher 的目錄合併可以使用各種不同的資料來源格式。 如果您還沒有要用於合併的資料來源，您可以在 Publisher 中產生一個資料來源。 您也可以在 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Word 表格中建立資料來源。

您納入資料來源的資料欄位會對應到您插入目錄合併範本中的合併功能區。

當您設定資料來源時，請為每種資訊類型建立一欄，例如專案名稱、庫存編號和價格。 每一列或每一個記錄會對應到一個專案的資訊。

重要  請確定資料來源包含要合併之各種資訊的資料欄位或欄。 根據資料來源的類型，在 Publisher 中連接到資料之後，您可能可以對資料進行一些變更，但最好先完成資訊再開始。

如果您打算將相片合併到目錄頁面，您必須包含一欄 路徑 您計畫使用的每個圖片檔案的檔案。 請勿在資料來源中包含實際的圖片或圖像。

如果您計畫在 Publisher 中建立資料來源，您可以在建立範本出版物之後執行這項操作。

頁面頂端

建立目錄合併範本

1. 選擇適合您目錄的出版物範本。

2. 在 [插入索引鍵中， 按一下目錄頁面。
   

3. 目錄頁面會使用預設的目錄合併區域建立，而功能區上會顯示目錄工具索引鍵。 您目前可以將目錄合併區域放在頁面上，並新增您想要顯示在目錄每一頁的任何文字或 影像。 合併區域越小，可合併至頁面的目錄專案就越多。 例如，2"x2" 合併區域重複次數會超過 4"x4" 合併區域。 請不要擔心是否完全正確，因為您隨時都可以返回並編輯這些專案。

   提示  目前請勿設定型錄合併列印區域，請等到插入合併功能區，然後使用版面配置庫中的其中一個預先設計。

頁面頂端

鍵入新清單

1. 在 [新產品清單> 對話方塊中，輸入要納入目錄的第一個專案或記錄的資訊。

   如果您想要新增或移除欄 ，例如，如果您未包含圖片，請按一下 [自訂欄，然後進行您想要的變更。

2. 輸入第一個記錄的所有資訊之後，按一下 [新增專案，然後輸入下一個記錄的資訊。 請繼續，直到您輸入所有要包含的記錄資訊。

3. 當您的新清單完成時，按一下 [確定。

4. 在 [儲存地址清單> 對話方塊中，輸入新清單的名稱，然後按一下 [儲存。

使用現有清單

1. 在 [選取資料來源> 對話方塊中，找出並按一下您想要的資料來源。

   根據預設，Publisher 會將資料來源保存在我的資料來源資料夾中。 您可能需要流覽至我的資料來源資料夾，以尋找您的資料來源。

2. 按一下 [開啟]。

   根據您選取的資料來源類型，可能會出現要求特定資訊的其他對話方塊。 例如，如果您的資料來源是含有多個選項卡相關資訊的 Excel 工作表，您必須選取包含您想要資訊的 Tab，然後按一下 [確定。

從 Outlook 連絡人選取

1. 請執行下列其中一項操作：

   • 在選取連絡人對話方塊中，按一下您可用之連絡人清單。

   • 在 [選擇設定檔> 對話方塊中，為您想要使用的連絡人選取正確的設定檔。

2. 按一下 [確定]。

新增更多清單

如果您想要在目錄合併中使用多個清單，您可以新增清單。

1. 按一下 [編輯清單;在型錄合併列印產品清單中，按一下 [新加入產品清單>下的選取現有清單、從 Outlook 連絡人中選取，或輸入新清單。
   Publisher 會開啟 [新到產品清單> 對話方塊，提示您修正不同來源清單中欄位之間不一致的問題。

2. 在 [新增到產品清單> 對話方塊中，選取未在 [相符資料行中檢查的欄位;選取您想要在 [產品清單欄位與相符欄位清單的欄位對應至哪個欄位，然後按一下 [比對。

3. 在 [比對欄位」 對話方塊中，確認您選取的欄位列在 [符合產品清單欄位或選取另一個欄位， 然後按一下 [確定。

4. 如果您需要新增欄位至收件者清單，使其相符，請選取新清單中要新增的欄位 ( (在 [新增到收件者清單> 對話方塊的左側清單) ，按一下 [新增，然後按一下 [確定。
   新增的欄位會顯示在要新加入收件者清單的新欄位下

選取您想要包含的記錄

1. 按一下 [編輯清單]。

2. 在目錄合併產品清單對話方塊中，執行下列其中一項操作：

   • 選取要包含之記錄旁的核取方塊，並清除要排除之記錄旁的核取方塊。

     提示  如果您只想在清單中包含少數記錄，請按一下 [全部清除，然後選取您想要的記錄。

   • 按一下要篩選之專案之欄標題旁的箭鍵，然後按一下要用作篩選的值，即可根據特定準則篩選清單。

     • (空白) 會顯示對應欄位為空白 的所有記錄。

     • [(非空白)] 會顯示其中對應欄位包含資訊的所有記錄。

       注意  如果您的資料來源包含共用相同資訊的記錄，且欄位中有十個或更少的唯一值時，您可以依據特定資訊進行篩選。 例如，如果您的資料來源是要銷售的屬性清單，而且有多個屬性記錄將水牛列出為縣/市/地點，您可以在水牛上篩選。

       目錄合併產品清單對話方塊只會顯示指定的記錄。 若要再次顯示所有記錄，請按一下 [(全部)]。

   • 按一下要排序之專案的欄標題，即可排序清單中的專案。 例如，如果您想要按照城市/位置的字母順序顯示清單，請按一下 [城市/位置欄標題。

3. 按一下 [確定]。

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選取合併區域版面配置

1. 在版面配置群組中，執行下列其中一項操作：

   • 從其中一個預先設計庫選取。
     

   • 在列與欄下拉式清單中選擇每一頁的列數和欄數。
     

在目錄合併區域中插入文字合併功能區

1. 按一下 [文字欄位> 按鈕，然後按一下要插入的第一個合併功能區。
   

2. 在目錄合併區域中，選取合併欄位，然後執行下列動作來移動合併欄位並調整其大小：

   • 若要移動合併功能域，請將滑鼠指標放在合併欄位上，直到指標變更為移動指標 ，然後將合併功能域拖曳到新的位置。

   • 若要調整合並域的大小，請將滑鼠指標放在文字方塊或圖片框上的其中一個縮放控點上，直到指標變更為調整大小指標 ，然後拖曳滑鼠，直到文字方塊或圖片框變成您想要的大小。

3. 在合併欄位外按一下，就不會再選取它。

4. 重複步驟 1-3，直到您從資料來源插入所有您想要的欄位。

重要   這些欄位會插入于目前的插入點，插入點 (游標閃爍) 。 如果沒有插入點，將會建立一個新的文字方塊，並在此新文字方塊中放置合併功能區。

格式化文字合併功能區

您可以格式化目錄合併範本中的合併欄位，以格式化合並的目錄資料。 這些欄位可以視為任何文字方塊，而且您可以包含非合併的文字和格式，以及合併的專案。

1. 在型錄合併列印範本中，選取包含要格式化資訊的欄位，包括周圍的合併欄位字元 («« »») 。

2. 在文字方塊工具的選項卡上，選取您想要的選項。

將圖片合併功能區插入目錄合併區域

1. 按一下 [圖片欄位> 按鈕，然後按一下要插入的第一個合併功能區。

2. 在目錄合併區域中，選取合併欄位，然後執行下列動作來移動合併欄位並調整其大小：

   • 若要移動合併功能域，請將滑鼠指標放在合併欄位上，直到指標變更為移動指標 ，然後將合併功能域拖曳到新的位置。

   • 若要調整合並域的大小，請將滑鼠指標放在文字方塊或圖片框上的其中一個控點上，直到指標變更為調整大小指標 ，然後拖曳滑鼠，直到文字方塊或圖片框變成您想要的大小。

3. 在合併欄位外按一下，就不會再選取它。

4. 重複步驟 1-3，直到您從資料來源插入所有您想要的欄位。

重要   這些欄位會插入于目前的插入點，插入點 (游標閃爍) 。 如果沒有插入點，將會建立一個新的文字方塊，並在此新文字方塊中放置合併功能區。

移動或調整目錄合併區域的大小

如果您格式化的合併功能區不再符合目錄合併區域的大小，您可以調整其大小。

注意  如果您增加大小，您可能需要在每一頁上容納較少的專案或記錄。

1. 按一下 [目錄合併區域以選取它。

2. 將滑鼠指標放在型錄合併列印區域上的其中一個控點上，然後拖曳滑鼠。

3. 在類別目錄合併版面組態工具欄上，輸入您想要在頁面下及整個頁面上的專案編號，以指定每一頁應該顯示多少個專案。

完成並預覽範本

1. 按一下 [預覽結果]。

2. 按一下箭鍵以查看合併資料的每一頁。
   

   如果您決定不包含專案，請按一下預覽專案，然後按一下 [預覽頁面群組中的排除專案。

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合併至新出版物

如果您想要編輯合併的頁面、儲存這些頁面供日後使用，或稍後再列印，您可以收集並儲存所有合併的頁面，做為單一新的合併出版物，其中包含實際資料 ，例如產品名稱和價格，而不是合併功能區。

1. 在 [合併群組中，按一下 [合併至新增。
   Publisher
   會建立一份可以儲存及編輯的新出版物。 您甚至可以新增正面和背面的封面。
   注意：如果您打算將目錄列印成摺頁冊，請確定總頁數是四頁的倍數。

2. 在目錄合併工作窗格中，按一下 [儲存此出版物。

3. 在 [檔案名> 方塊中，輸入新出版物的名稱，然後按一下 [儲存。

4. 如有需要，也請儲存您對目錄合併範本進行的任何變更。 每當更新資料來源的資訊時，您可以再次使用此目錄合併範本來建立其他合併頁面。

新增到現有的出版物

如果您在另一份出版物中已經設定了封面，或想要將目錄放在較長出版物的結尾，您可以直接新增合併的內容。

在您新增合併的頁面至現有出版物的結尾之前，請確認目錄合併範本以下列方式符合現有出版物：

• 頁面大小 (高度與寬度)

• 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

• 出版物類型 (或列印)

• 頁面順序 (從左至右或從右至左)

注意  Publisher 無法新增合併頁面至開啟的出版物。 如果您要合併的出版物，請務必先儲存並關閉該出版物，再完成合併。

1. 在 [合併群組中，按一下 [新增到現有。
   

2. 在 [開啟出版物> 對話方塊中，找出並選取要新增合併頁面的出版物，然後按一下 [開啟。

   Publisher 會將合併的頁面新增到現有出版物的結尾。

   提示  若要重新排列更新出版物中的頁面，請按一下您想要在頁面流覽窗格中移動的任何頁面，然後將它拖曳到您想要的位置。

3. 在現有的出版物中，按一下 [儲存以儲存更新。

4. 如有需要，也請儲存您對目錄合併範本進行的任何變更。 每當更新資料來源的資訊時，您可以再次使用此目錄合併範本來建立其他合併頁面。

列印合併的出版物

• 在 [合併群組中，按一下 [列印。
  

  Publisher 會在 BackStage 視圖中開啟列印頁面。

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