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檔案計畫是 SharePoint中的主要記錄管理規劃#x0。 雖然各個組織的檔案計畫可能會有所不同,但通常:

  • 描述組織確認為記錄的專案類型。

  • 描述專案所屬的較廣記錄類別。

  • 指出記錄儲存的位置。

  • 描述記錄的保留期間。

  • 描述負責管理各種記錄的人。

本文將說明檔案計畫的內容,並摘要說明如何為貴組織建立檔案計畫。 本文也會將您引導至可記錄檔案計畫的工作表。

識別記錄類型

判斷貴組織中哪些使用中的檔案可宣告為記錄,需要記錄管理員、律師、合規性人員及內容管理員共同合作。 請注意,即使您的企業不是高度規範的產業,也有一般法律可能會強制要求企業保留記錄。 除了一般商務法規,您也必須評估企業特有的法律要求。

本文不提供如何判斷貴組織中記錄之記錄的一般資訊。 最有可能的是,您的企業已經執行某種形式的記錄管理,而且已填入您所需的大部分記錄管理角色,而且您可能已經有記錄的分類法。

一般而言,若要判斷貴組織中哪些是記錄:

  1. 瞭解企業的法律義務和業務需求。

  2. 在貴組織各個部門共同合作時,分析使用中檔的方式。

  3. 建立應成為記錄的檔案類型清單。 例如,您可能會決定下列專案應保留為記錄:

    • 租公司空間的合約。

    • 與員工福利相關的檔。

    • 與產品研發相關的檔。

  4. 將記錄分類。 同一類別中的記錄通常都有相同的保留期間,可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄您收集的資訊。 記錄記錄類型、這類記錄所屬的類別,以及記錄類型的簡短描述。

以下是範例工作表:

記錄類型

記錄類別

說明

福利方案、保險方案、退休計畫

員工福利描述

所有員工福利方案的描述。

薪資時表、補充薪資資訊

薪資記錄

工時、加班和已付薪資的摘要。

廠商發票

發票

從廠商購買之產品或服務的記錄。

產品問卷、問卷、訓練手冊、訓練影片

訓練教材

提供內部或外部訓練。

出貨表單、出貨報表

出貨記錄

記錄材料出貨。

電子報、報紙文章

電子報

產品與服務的公關資訊。

緊急連絡人工作表、醫療計畫註冊表單、履歷表、福利狀態報表

人事記錄

個人雇用記錄和相關人事動作的記錄。

完成檔案計畫

在您決定要保留哪些檔做為記錄,以及建立一組記錄類別之後,請提供有關每一種記錄的其他資訊,以完成您的檔案計畫。 指出下列專案:

  • 每一種記錄應該保留多久。

  • 保留期間到期時應如何處理記錄。

  • 神秘是這類記錄的主要記錄管理員。

  • 儲存于這類記錄中的媒體類型。

以下是已完成的範例檔案計畫:

記錄

說明

媒體

記錄類別

保留

配置

連絡人

401k 方案

員工福利計畫的描述。

網頁

員工福利計畫

X 年

加西泛洪

保險方案

員工保險方案描述。

列印

員工福利計畫

X 年

Reshma Patel

撫恤金方案

員工退休計畫的描述。

列印

員工福利計畫

X 年

Reshma Patel

薪資時表

工時、加班和薪資的摘要。

電子檔

薪資記錄

X 年

摧毀

Reshma Patel

補充薪資資訊

病假、休假時間及其他非薪資薪資專案的摘要。

電子檔

薪資記錄

X 年

摧毀

Reshma Patel

廠商發票

從廠商購買之產品或服務的記錄。

列印

發票

X 年

摧毀

Eric Lang

產品問卷

客戶滿意度問卷。

網頁

問卷資料

X 年

封存

Molly Dempsey

問卷

問卷以判斷客戶人口統計資料。

列印

問卷資料

X 年

封存

Molly Dempsey

訓練手冊

硬複製訓練內容。

列印

訓練教材

X 年

摧毀

Molly Dempsey

訓練影片

影片訓練內容。

視訊

訓練教材

X 年

摧毀

Molly Dempsey

出貨表單

材料出貨的組組

列印

出貨材料

X 年

摧毀

Eric Lang

出貨報告

運送材料的檔。

電子試算表

出貨材料

X 年

摧毀

Eric Lang

電子報

關於產品和服務的發行。

電子檔

公關資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

報紙文章

關於產品和服務的新聞。

列印

公關資訊

X 年

封存

Molly Dempsey

緊急連絡人工作表

員工資訊。

電子檔

人事記錄

X 年

摧毀

Reshma Patel

醫療計畫註冊表單

員工的健康計畫註冊表單。

電子檔

人事記錄

X 年

摧毀

Reshma Patel

履歷表

收到的履歷表。

混合

人事記錄

X 年

摧毀

Reshma Patel

附註: 本節稍早的範例是範例。 這不是任何特定檔案方案設定的建議。 為了強調這是範例,而非任何記錄管理政策的建議,系統不會提供保留期間。

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