Outlook 可讓您收發電子郵件訊息、管理行事曆、儲存連絡人的姓名和電話號碼,以及追蹤工作。 不過,即使您每天使用 Outlook,您可能不知道 Outlook 提供了哪些可協助提升生產力的功能。
是否忘了附加檔案?
Outlook 無法針對您從未輸入的工作或忘記寫下的約會發出提醒,但可防止您傳送沒有附件的電子郵件。 如果您撰寫新的電子郵件,並輸入文字附件或附加檔案,然後嘗試傳送沒有附件的電子郵件,Outlook 就會提醒您忘了附加檔案。 方便您終止傳送程序、附加檔案,然後傳送郵件。 如需 Outlook 提供的其他實用功能,請參閱在 Outlook 電子郵件訊息中附加檔案或插入圖片。
![Outlook 可提醒您要附加檔案。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/dd781e2f-3f19-4198-b73a-d32e757d6d89.png)
不再錯過航班
如果您收到航班、飯店或租賃汽車的預約郵件,Outlook 會自動將這類郵件,以及相關資訊 (例如確認或追蹤號碼,甚至是連結) 新增至您的行事曆。 不過,Outlook 目前還無法計算前往機場的所需時間,因此請務必在出發前確認路況。
了解如何自動將旅遊和包裹運送活動新增至行事曆。
保持專注並忽略交談
您曾經想要忽略某個電子郵件對話嗎? 如果您在大型公司中工作,可能會有人擅自將您新增至通訊群組清單。 若要查看 Microsoft 在遇到這種情況所發生的趣事 (或慘痛經驗),請參閱 Exchange 小組部落格。 您可以忽略整個交談,而不必逐一刪除收到的訊息。 忽略交談後,交談中的所有訊息會移至 [刪除的郵件] 資料夾,而該交談的未來訊息則會略過您的 [收件匣],直接移至 [刪除的郵件] 資料夾。 想要進一步了解嗎? 請參閱忽略交談中的所有電子郵件訊息。
![利用郵件通知絕不錯過重要郵件。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/5722a286-2f78-4651-a0ef-7a2f0dcd336a.png)
不用擔心會遺失重要郵件
假設您正在等錄取信或演唱會的預售代碼,或是老闆的正式簡介。 然而,您必須處理其他工作,因此無法時時刻刻查看 Outlook 郵件清單。
在這種情況下,您可以使用 Outlook 的新項目通知,讓 Outlook 在收到符合特定準則的郵件時通知您。 這項通知會顯示在任何其他您使用的應用程式中,確保您不會錯過重要郵件。 如需有關郵件通知的詳細資訊,請參閱開啟或關閉新郵件的快顯通知。
清理資料夾
您的 [收件匣] 中有多個包含數十甚至數百封郵件的對話嗎? 這很有可能是您收到重複的郵件。 事實上您已經讀取且回覆這些郵件,但是還沒有將其刪除。
您可以使用 [清理] 按鈕來刪除重複的郵件,只留下未讀取或包含重要資訊的郵件。 立即使用這項功能,嘗試清空您的 [收件匣]。 詳情請參閱清理資料夾和交談。
![使用 [清理資料夾] 來移除不必要的郵件。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/9b6749bf-d6f0-4b3e-9da1-685beaf42408.png)
![建立多個資料夾來儲存電子郵件訊息。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/8c9785f2-784e-4769-9319-9f88390f449b.png)
開啟多個 Outlook 視窗
您是否曾經想要在收件匣和行事歷之間快速來回切換,或並排檢視它們? 在 Email、人員、行事曆、工作、記事、資料夾、快捷鍵和載入宏之間切換很簡單。 選取瀏覽窗格上的適當按鈕。
如果您想要在新的 Outlook 視窗中開啟這些選項,請以滑鼠右鍵按鍵按鍵,而不是按下或選取這些按鈕。 選取 [在新視窗中開啟]。
@提及
您曾經傳送電子郵件給數十位同事,但只需要收到其中兩位的回信嗎? 您可以使用粗體、底線、較亮的字型色彩等文字效果,來醒目提示這些人員的姓名。 不過現在,您有另外一個選擇。
在特定人員的姓名前方輸入 @,即可達成以下目的。
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對方的姓名會自動新增至電子郵件訊息的 [收件者] 行。
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對方的姓名會在郵件內文中醒目提示。
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當對方收到郵件時,會在郵件清單中看到 @ 符號,表示他們在郵件中被提及。
![使用 @提及獲得某個人員的注意。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/05c89db8-9fb2-4819-96b4-ff34c62d010b.png)
![想要分享祕訣嗎? 請告訴我們。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/1e89e9a0-0639-45a1-89ef-7623c5978c09.png)
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Outlook 最酷的其中一件事就是它所能執行的功能。 從管理聯繫人到建立和指派工作,到列印精美的郵寄卷標,以及管理數位排程,Outlook都可以全部完成。 我們很確定您有自己的秘訣和技巧,可以與我們及全世界的人分享。 請在您選擇 Outlook 可以執行的最酷動作時留言給我們。
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