附註:  我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為 英文文章 出處,以供參考。

第 3 步:更新進度

雖然在 Project Web App 中交出任務執行的時數非常重要,但以一般的方式向專案經理報告您的任務進度也同樣重要。

本文涵蓋:

時間與任務進度:差異為何?

在討論如何以 Project Web App 報告任務進度之前,必須先清楚時間與任務進度之間的差異。

時間

時間是指您在某一項任務所花的實際時數。這是您在時程表上填寫的內容,目的是點出工作週中您在不同事項耗用的時數。

任務進度

任務進度是一種概括性術語,指的是任務的工作完成百分比 (完成百分比),以及尚未完成的工作量 (剩餘工時) 等項目。

提交任務進度可讓您對任務的進行狀況有更深入的了解。

我們來看看範例...

在這個範例中,您獲分派一項預計要花 40 小時的任務。

任務

您在星期一花了 8 小時進行這項任務,星期二 4 小時,星期三 8 小時,總計 20 小時。

週一

週二

週三

週四

週五

總時數

實際工時

8

4

8

0

0

20

預計時數

8

8

8

8

8

40

這是 您要在時程表上輸入的時間

現在讓我們從 任務進度的觀點來看您所做的工作。

即使花了 20 小時 (共 40 小時) 來執行任務,您不一定會認為自己完成的是 50% 的工作量。

您可能認為進度超前一些,約完成 75%,或是有些落後,約完成 25%。

20 小時 (共 40 小時) 看起來是這樣:

50%

但實際上您可能超前進度,像這樣:

75%

或落後進度,像這樣:

當您在表達預估的完成百分比時,指的就是您的任務進度。表達任務的預估剩餘時數 (剩餘工時) 時,也算是您的任務進度。

再回到我們的範例,完成 20 小時 (共 40 小時) 的預定時數之後,您可能會覺得您還得再工作 20 小時以上,才能完成任務。 而將您估計的剩餘工時提交給專案經理,就是在傳達您的任務進度。

好,不過為什麼要這麼做呢?

請記住,坦白說,報告進度就像使用時程表一樣,並不是針對您,而是針對專案本身,目的是確保工作能夠準時並且在預算內完成。

萬一因為種種原因,您在任務所花的時間超過預期, 專案經理也可以重新安排接下來的事情,好讓整體專案不致脫序。

即使您已盡了全力,但事情不見得都能盡如預期。 只要是優秀的專案經理都明白這一點,所以如果您的任務進度趕不上排程也不必緊張。只要對進度據實以報,做好自己的本分,就能讓專案步上軌道。

在哪裡輸入任務進度?

這個問題有點複雜。 您有兩種方式可設定 Project Web App 讓您輸入任務進度。

將時間與任務進度分為不同檢視。    如果貴組織是採用這種方式設定 Project Web App,則小組成員會在 [時程表] 檢視中輸入並提交時間,而在 [任務] 檢視中輸入任務進度。

  • 時間會輸入為:   [時程表] 檢視中的時數

  • 任務進度會輸入為:   [任務] 檢視中完成的百分比 + [任務] 檢視中剩餘工時

時間與任務進度的合併檢視。    如果貴組織是採用這種方式設定 Project Web App,小組成員就可以在 [時程表] 檢視中同時掌握時間和任務進度。 在這種情況下,除了剩餘工時之外,代表任務進度的就是您的時數,而不是完成百分比。

  • 時間會輸入為:   [時程表] 檢視中的時數

  • 任務進度會輸入為:   [時程表] 檢視中的剩餘工時

採用「合併檢視」方法 (系統管理員可能會稱之為「單一項目模式」) 雖然不必把事項分別記錄在兩個地方,但也無法以較平易近人的方式來報告完成百分比 (「這個任務我已完成約 25%」)。 因此各有優點和缺點。 無論如何,身為小組成員就是依組織所選擇的方式進行,但有時候瞭解一下內幕細節也會有幫助。

準備新增任務進度了嗎?    

加上關於工作的註解

另一個傳達任務進度的方法,就是在傳送更新給專案經理時,加上一些註解。 有時候您可能需要說明為何您花的時間比預計的多 (「我多加了 20 小時的剩餘工時,因為…」),或者您想更詳細的說明您在該週所做的工作 (「我星期二在該項任務上花了 6 小時做…」)

若要新增註解,請在提交時程表或任務進度之前,選取功能區上的 [提交時加上註解] 核取方塊,接著您就能填寫註解方塊,然後再將您的變更傳送給專案經理。

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×