準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源

如果您使用 Excel 試算表做為 Word 中合併列印的資料來源，請略過這個步驟。 如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，請使用 [文字匯入精靈] 在 Excel 中設定您的資料。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案之後，請移至步驟 2。

步驟 2：準備您的資料來源

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源，請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。 例如，格式化含有數字的欄位以符合特定類別，例如貨幣。

如果您選擇百分比類別，請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。 如果您想要避免乘法係數，請將百分比欄位格式化為文字。

郵遞區號必須格式化為文字，以便在合併列印期間保留資料。 如果在匯入時未完成，請立即格式化。 郵遞區號中前置字元為零 (例如 00399)，如果沒有格式化為文字，則會在合併列印期間遭到捨棄。

1. 選擇包含郵遞區號或其他資料的欄以進行格式化。

2. 移至 [常用]，在 [數值] 群組中，選取 [數字格式] 方塊向下箭號，然後選擇清單中的選項 (例如文字)。

   

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。 例如，以下是如果您省略符號，貨幣和百分比值的外觀。

如果您包含符號，則數字會更具意義。

在您的合併列印文件中，您會在合併功能變數之前或之後新增符號，如下：

另請參閱

• 使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封

步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word​​ 中合併列印的資料來源，請移至本主題中的步驟 2。 例如，如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，其中包含您的 Gmail 連絡人，請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

1. 開啟 Excel，在 [資料] 索引標籤上，選擇 [從文字檔]。

   

2. 選擇您要的 .csv 或 .txt 檔案，然後選擇 [取得資料]。

3. 在 [文字匯入精靈] 中選擇 [下一步]。

4. 在 [分隔符號] 中，選取符合將您資料中每項元素區隔之分隔符號 (例如 Tab 或逗號) 的核取方塊。 接著選擇 [下一步]。

   提示: [預覽選取的資料] 窗格會以表格格式向您顯示結果的外觀。

   
   
    

5. 在 [預覽選取的資料] 中，選擇包含郵遞區號的欄。 接著，選擇 [資料欄資料格式] 中的 [文字]。

   
    

6. 視需要重複步驟 5，選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

   附註: 每當您套用資料格式到欄位時，格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。

7. 按一下 [完成]。

8. 在 [匯入資料] 對話方塊中選擇您想要 Excel 放置資料的位置，然後按一下 [確定]。

   附註: 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2：格式化 Excel 試算表中的數值資料

為了確保您的郵遞區號在合併列印的過程中不會遺失任何的「0」，請將包含郵遞區號欄的格式設定為文字。

1. 開啟您的試算表，然後選擇包含郵遞區號的欄。

2. 在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中，選擇 [文字]。

   

現在，您可以將這份資料用於合併列印了。