一段時間后,您所有儲存的行事歷專案可能會加總為大量的數位,並在數據檔中佔用大量空間。 若要釋放其中一些空間,您可以封存或刪除儲存的項目數量。
封存程式會先備份另一個 Outlook 資料檔 (.pst)中的項目之後,刪除數據檔中的專案。
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在 [ 檔案] 索引 標籤上,按兩下 [ 清理工具],然後按兩下 [ 封存]。
附註: 有些組織會關閉使用者建立 Outlook 數據檔 (.pst) 用來封存專案的功能。 如果您沒有看到 [ 封存 ] 命令,表示您的組織可能已關閉此功能。
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按兩下 [封存此資料夾及所有子資料夾]。
如果您建立了其他行事曆,選取此設定將會封存這些行事曆中的專案。
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在資料夾清單中,按兩下 [ 行事曆]。
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在 [封存專案早於 ] 列表中,選取您要的日期。 若要封存所有專案,請選取未來的日期。
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如有需要,請選取 [ 包含含有[請勿自動存檔] 的專案] 複選框。
選取此複選框會封存所有專案,例如您標示為自動存檔例外的專案。
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您可以接受儲存封存盤案的檔案位置,也可以流覽到其他資料夾,並提供您選擇的檔名。
附註: 建議您注意此位置,以便日後輕鬆找到封存盤案。
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按一下 [確定]。
封存程式隨即開始。 當您回到主要 Outlook 檢視時, Outlook 狀態列表示封存正在進行中。
若要取消進行中的封存,請按下 [ ] 。 任何已封存到該點的項目都會保留在封存盤案中。
刪除程式會從您的資料檔中移除所有專案,而不需要備份。
警告: 下列步驟會刪除行事曆中的所有專案,包括自動新增至行事曆的假日。 您可以取代在這些步驟中刪除的預設 Outlook 假日,但所有其他行事歷項目都會永久刪除。
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在 [行事曆] 中,按兩下 [ 檢視]。
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在 [ 目前檢視] 群組中,按兩下 [變更檢視],然後按兩下 [ 清單]。
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按兩下專案清單,然後按 Ctrl+A。
現在應該會選取清單中的所有專案。
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按 Delete 鍵。