管理 Microsoft Teams 中的分組討論室

本文內容

建立分組討論區

讓大家在分組討論室中被分配

管理分組討論室的設定

建立分組討論區

要建立分組討論室，你必須是會議組織者或會議組織中被任命為分組會議室經理的講者。

要在會議前建立分組討論室，先安排會議並發送邀請。然後：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選取 [建立會議室]。
選擇您要的會議室數目 (最多 50)，然後選取 [新增會議室]。
選擇 分配參與者 。
選擇你想如何分配參與者，並選擇 下一步 > 存檔。

如果你在會議開始前就設立分組討論室，最多可以邀請300人。會議開始後，您可以開啟分組討論區。

在會議中設立分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。
選擇你想創建的房間數量 (最多50) 。
選擇你想如何分配參與者。
選擇建立房間。

若要在會議中新增另一個分組討論室，請在會議控制中選擇「房間」 [分組會議室] 圖示 >「新增房間 [新增] 按鈕」。

附註: 您稍後將無法在會議中自動將人員指派到分組討論區。

管理分組討論室的設定

在會議前調整分會室的設置，確保會議和會議室順利進行。選擇參與者如何分配房間、設定房間時間限制等。

會議安排彈性，會議中亦可調整。重新命名房間，開啟或關閉它們，並在過程中做其他調整。

會議前管理分組討論室的設置：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇房間設定 。
選擇儲存以套用變更。

會議期間管理分組討論室的設置：

在會議控制中選擇 會議室 。
選擇 房間設定 。
選擇儲存以套用變更。

設定分組討論室的時間限制

設定分組討論室的時間限制，確保會議在分組會議間進行順利進行。時間一到，會議室將自動關閉，參與者將重新加入主會議。

附註: 關閉分組討論室設定中的「自動移動人員到房間」切換，讓參與者能重新加入主會議或在時間結束後直接離開。

要在會議前設定分組討論室的時間限制：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇房間設定 。
開啟 「設定時間限制 」開關。
用下拉選單設定時間限制。
選取 [儲存]。

在會議中設定分組討論室的時間限制：

在會議控制中選擇 會議室 。
選擇 房間設定 。
開啟 「設定時間限制 」開關。
用下拉選單設定時間限制。
選取 [儲存]。

任命分組會議室經理

在會議中任命分組討論室經理，讓更多協助管理會議室。分組討論室經理可以：

新增和刪除會議室	設定會議室工作階段的時間限制
指派和重新指派參與者至會議室	傳送公告
開啟和關閉會議室	重新建立會議室
加入任何房間

要讓某人成為分組討論室經理，首先邀請他們參加會議並擔任演講者。欲了解更多，請參閱 Microsoft Teams 會議中的角色。

在會議前任命分組會議室經理：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇房間設定 。
開啟「 指派主持人管理房間 」的開關。
選擇 搜尋講者 並指定房間經理。
選取 [儲存]。

在會議中任命分組討論室經理：

在會議控制中，選擇 Rooms 。
選擇 房間設定 。
開啟「 指派主持人管理房間 」的開關。
從下拉式功能表中選擇簡報者。
選取 [儲存]。

管理分組討論區

一次只有一位分組經理可以接管分組會議室。

作為分組討論室經理，要掌控分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。你可以看到目前誰掌控房間。
選取 [管理會議室]。

你現在掌控分組討論室。加入開放房間、發布公告等。

重新命名分組討論區

如果你願意，可以把分組討論室改名，反映其目的 (例如，該房間裡的人會討論或參與) 。

在會議前將分組討論室重新命名：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
在你想重新命名的房間上，選擇 更多選項 > 重新命名 。
輸入新的名稱。
選取 [重新命名]。

在會議中重新命名分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。
將滑鼠移到你想重新命名的房間上
選擇 更多選項 > 重新命名 。
輸入新的名稱。
選取 [重新命名]。

分配並重新分配人員到分組討論室

會議組織者與指定的分組會議室經理可以指派或重新分配人員到分組室。分組會議室經理必須先加入會議，分配人員到房間。

在會議前分配或重新指派人員到分組討論室：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇 「指派參與者 」 > 「手動分配人員到房間 」> 「下一步」。
在房間欄，選擇 未分配 或他們目前分配的房間。
選擇你想指派他們到的房間。
選取 [儲存]。

在會議中指派或重新分配人員到分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。
選取 [指派參與者]。
手動分配每個人到房間， 或選擇隨機 分配。
選取 [儲存]。

要在頻道會議前分配頻道成員分組討論室，您必須先加入會議：

在桌面開啟 Teams，進入你的 Teams 頻道。
選擇 分組討論室。
選擇「指派參與者」並將頻道成員分組到分組討論室。

具備分組討論室功能的會議人數限制為300人。如果一個頻道有超過 300 名成員，會議前你就無法分配人員到房間。

週期性會議中的會議室指派

當主辦方在會議系列中分配人員進入分組討論室時，除非主辦方手動更改，否則這些分組會仍適用於未來的會議。

讓大家在分組討論室中被分配

在會議前及會議期間隨機分配參與者到分組討論室。可以把所有人都換，或者只把還沒在房間裡的人洗牌。

在會議前，如何安排分組討論室的參與者：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇 「指定參與者 」 > 「洗牌 」。
- 此選項僅在與會者被分配到分組討論室後才會出現。
從 Shuffle 下拉選單中：
- 選擇 「所有人 」來洗牌所有參與者。
- 選擇 「僅有未分配人員 」來調整尚未分配房間的參與者。
選擇 「儲存」 以重新分配參與者到新的分組討論室。

在會議中如何調整分組討論室的參與者：

在會議控制中選擇房間。

在 分組討論室中，選擇 「分配參與者 」 > 洗牌。
從 隨機播放 下拉選單：
- 選擇 「所有人 」來洗牌所有參與者。
- 選擇 「僅有未分配人員 」來調整尚未分配房間的參與者。
選擇 「儲存」 以重新分配參與者到新的分組討論室。

傳送公告到所有分組討論區

透過發送公告與所有分組討論室的人士溝通。提供討論點子，向參與者更新下一步，還有更多內容。

要向所有分組討論室發送公告：

在會議控制中選擇 會議室 。
選擇 「發布公告 」。
輸入您的公告，然後選取 [傳送]。

People 會在他們房間的聊天中看到你的公告，標記為重要。如果他們回覆你的公告，你會在主聊天列表的分組討論室裡看到。

開放與關閉分組討論室

開放式房間

準備好開始時就開放分組討論室。如果你選擇手動或隨機分配參加者到房間，除非你在分組房間設定中關閉「自動移動人員到房間」的開關，否則他們會立刻加入開放房間。如果你選擇讓參與者自行選擇房間，他們可以查看並加入開放房間。

要在會議中開啟並開始分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。
- 選擇 開放房間 ，讓所有房間同時開啟。
- 將滑鼠移到房間上，選擇 更多選項 > 開啟 ，以開啟該特定房間。

房間會一直開放，直到你手動關閉，或設定時間限制後時間結束。

近距離房間

當你準備結束分組討論時，關閉分組討論室，讓參與者回到主會議。

會議中結束分組討論室的流程：

在會議控制中選擇 會議室 。
- 選擇 關閉房間 以同時關閉所有房間。
- 將滑鼠移到某個房間上，選擇 更多選項 > Closed ，以關閉該特定房間。

當房間狀態變為關閉時，該房間已成功關閉。如果你在會議中重新開放原本被分配到房間的房間，參與者會回到原本分配的房間。

刪除分組討論室

要刪除分組討論室，必須先關閉該房間。如果有人在房間裡，請在關閉他們所在的房間前先重新分配到不同的房間，或關閉房間自動讓他們回到主會議。

在會議前刪除分組討論室：

在 Teams 中選擇Calendar 。
選擇一場會議。
選擇 查看事件 。
選擇 更多選項 > 分組討論室 。
- 此選項僅在邀請函寄出後才會出現。
選擇 「移除房間 」以刪除所有分組房間。
- 將滑鼠移到房間上，選擇 更多選項 > 刪除只刪除該房間。
確認。

在會議中刪除分組討論室：

在會議控制中選擇 會議室 。
- 選擇 「移除房間 」以刪除所有分組房間。
- 將滑鼠移到房間上，選擇 更多選項 > 刪除以刪除該房間。
確認。

分組討論室的出席報告

如果你組織會議，可以透過出席報告了解參與者及其分組討論活動。了解每個人加入了哪個分組教室、何時進入以及何時離開。

要查看會議的分組討論室資料：

在 Teams 中選擇聊天。
選擇 會議聊天 室並開啟會議聊天室。
選擇出席。
在 「參與者」中，選擇一位參加者，查看他們進入哪個分組討論室，以及何時加入和離開。

若日後需要參考分組討論室資料，請下載CSV格式的出席報告。

附註:

只有會議主辦方能查看出席報告。
出席報告不包含刪除分組討論室的資料。

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設定分組討論室的時間限制