自訂您的電子郵件

您可以設定郵件的重要性層級，讓收件者在打開之前可以看到他們收件匣中的標記。 設定的重要性層級，也可讓收件者以重要性排序他們的郵件。

• 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 卷標] 群組中，選擇 [ 高重要性 ] 或 [ 低重要性]。 選取的圖示會醒目提示以顯示其互動。

  

郵件到期時，郵件標題仍會顯示在 Outlook 資料夾中。 雖然郵件會以刪除線顯示，但仍可以開啟。

1. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 其他選項] 群組中，選擇 [ 郵件選項] 對話框啟動器 。

2. 在 [ 內容 ] 對話方塊的 [ 傳遞選項] 底下，選取 [ 到期日] 複選框，然後選擇日期和時間。

如果您使用Microsoft Exchange 电子邮件帐户，您可以延遲傳送單一郵件。 無論電子郵件帳戶類型為何，在您選擇 [傳 送] 之後，每個人都可以在 [寄件匣] 中保留所有郵件，藉此使用規則延遲所有郵件的傳遞。

只針對 Exchange 帳戶延遲傳送電子郵件訊息

1. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 其他選項] 群組中，選擇 [ 延遲傳遞]。 [ 內容 ] 對話框隨即出現，並已選取 [ 請勿遞送前 ] 複選框。

2. 選擇您想要的遞送日期和時間。

   附註: 您必須針對每封要延遲的郵件選擇 [ 延遲傳遞 ]。 若要延遲 所有 郵件，請參閱下列程式以延遲傳送所有電子郵件帳戶的電子郵件訊息。

若要延遲傳送所有電子郵件帳戶的電子郵件訊息

您可以在 [規則精靈] 中自定義設定，以限制何時套用延遲的準則。

1. 在任何 Outlook 檢視中，選擇 [ 檔案] 索引 標籤。

2. 選擇 [新規則] & [通知 ] > [ 管理規則]。

3. 在 [步驟 1： 選取範本] 底下的 [從空白規則開始] 底下，選擇 [ 對我傳送的郵件套用規則]，然後選擇 [ 下一步]。

4. 再按 一次 [下一步 ]，當您看到此 規則會套用到您傳送的每封郵件時，選擇 [ 是]。

5. 在 [步驟 1： 選取動作 (的) ]，選取 [延遲 傳遞幾分鐘 ] 複選框。

6. 在 步驟 2：編輯規則描述 (按兩下加上底線的值) ，選擇加上底線的片語，不計其 數。

7. 輸入 1 到 120 之間的數位，然後選擇 [ 確定]。

8. 選擇 [ 完成 ]，當您看到訊息： 此規則是客戶端規則，只有在 Outlook 執行時才會處理，請選擇 [ 確定]。

   附註: 這項新規則會依您在步驟 7 輸入的分鐘數延遲所有您傳送的郵件。 Outlook 在您選擇 [傳 送 ] 以容納指定的延遲之後，必須持續執行幾分鐘。

頁面頂端

1. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 主題 ] 群組中，選擇 [ 頁面色彩]。

   附註: 將游標放在郵件本文中，讓 [ 頁面色彩] 選項可供使用。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 在 [ 主題色彩] 或 [ 標準色彩 ] 調色盤中選擇色彩。

   • 選擇 [其他色彩 ] 以取得更詳細的調色盤。

   • 選擇 [無色彩 ] 以移除任何色彩。

3. 選擇 [ 填滿效果 ] 以新增漸層、材質、圖樣或圖片，然後選擇您要的填滿選項。

   附註: 如果您在步驟 2 中選擇色彩，漸層、材質或圖樣會以該色彩為基礎。

有幾種方法可以變更郵件中的字型。

• 在 [ 郵件] 索 引標籤的 [ 基本文字] 群組中，您可以選擇字型、字型大小、字型樣式 (粗體、斜體和底線) 、字型色彩和文字醒目提示。

• 在 [ 文字格式] 索引 標籤的 [字型 ] 群組 中，您可以選擇字型和字型大小，並逐一增加或縮小大小。 您也可以變更字型樣式 (粗體、斜體、底線、刪除線、下標、上標) ;變更大小寫、字型色彩和文字醒目提示;並移除所有字型格式設定。

• 在選取文字時出現的迷你工具列上，您可以選擇字型、增加或減少一個增量的大小、選擇主題、使用 [複製格式]、選擇字型樣式 (粗體、斜體和底線) ，以及醒目提示文字。

  

• 在 [ 文字格式] 索引 標籤的 [樣 式 ] 群組中，您可以選擇樣式。

圖形可以吸引郵件收件者的注意，但也可以增加郵件的檔案大小。 這是應在仲裁中使用圖形的原因之一。 若要變更郵件的背景外觀，請參閱 新增背景色彩、漸層、材質、圖樣或圖片。

新增圖形

• 在 [ 插入] 索引 標籤 的 [圖例] 群組中，選擇下列其中一種圖例類型：

  圖片	選擇 [圖片]，然後流覽至您要儲存圖片的資料夾。 選擇圖片，然後選擇 [插入]。 您可以使用圖片拖曳控點來調整圖片大小或旋轉圖片。 如需其他圖片選項，請以滑鼠右鍵按兩下圖片，然後選擇命令。
  美工圖案	美工圖案庫不適用於 Outlook 2016 ;不過，Outlook 仍可協助您插入美工圖案。 如需詳細資訊，請參閱 在檔案中新增美工圖案。
  圖形​​	選擇 [圖案]，然後選擇您要的圖案。  如需其他圖案選項，請以滑鼠右鍵按兩下圖案，然後選擇命令。
  SmartArt	選擇 [SmartArt]。 選擇 SmartArt 圖形的版面配置，然後選擇 [ 確定]。 選擇要新增文字的 SmartArt 圖形。 如需其他選項，請以滑鼠右鍵按兩下SmartArt圖形，然後選擇命令。
  圖表	選擇 [圖表]。 選擇圖表類型，然後按兩下 [ 確定]。 如需其他圖表選項，請以滑鼠右鍵按鍵，然後選擇命令。
  螢幕擷取畫面	選擇 [螢幕快照]。  選擇其中一個預覽影像，或選擇 [畫面剪輯]。 選取您要擷取的畫面區域。

插入文字藝術師

• 在 [ 插入] 功能表的 [ 文字] 群組中，選擇 [文字藝術師]。

1. 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 基本文字] 群組中，選擇 [ 項目符號 ] 或 [ 編號] 按鈕。

2. 按 Enter 以新增下一個清單專案。 Outlook 自動插入下一個項目符號或編號。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 若要結束清單，請按兩次 Enter。

     或

   • 若要刪除清單中的最後一個項目符號或編號，請按退格鍵。

表格包含一列和一欄的儲存格，您可以在其中填入文字和圖形。 數據表通常用來整理和展示資訊。

您也可以使用表格建立有趣的版面配置，或建立文字、圖形和進階表格版面配置。

新增表格

1. 選擇您要插入表格的位置。

2. 在 [ 插入] 索引 標籤的 [ 表格 ] 群組中，選擇 [ 表格]。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 指向 [快速數據表]，選擇您要的數據表，然後以數據取代表格中的數據。

   • 選擇表格網格線，然後選取列數和欄數，以建立新的空白表格。

     

   • 選擇 [繪製表格 ] 以取得指標，可讓您變更所新增表格單元格的大小。

   • 選擇 [Excel 電子錶格 ] 以在郵件中開啟新的電子錶格。 您可以使用控點來調整電子表格大小。

     附註: 當您選擇 Excel 電子表格時，可能會出現一個對話框詢問您是否信任 Excel 活頁簿的來源。 在大多數的情況下，尤其是檔來源 Excel 安裝在您的計算機上時，您可以選擇 [ 是]。 如果您不想選擇是，因為 Excel 是從其他來源或網路執行，請連絡您的網路管理員。

您可以建立預設簽名以新增至所有待發郵件，或是將簽名手動插入待發郵件中。

自動插入簽名

1. 在 [郵件] 索引標籤的 [包括] 群組中，選擇 [簽名] > [簽名]。

   附註: 您也可以在開啟的郵件中選擇 [回復]、[全部回復] 或 [轉寄] 之後，存取 [郵件] 索引標籤上可用的簽名選項。

2. 在 [ 簽名及信笺] 對話框的 [ 電子郵件簽名] 索 引標籤上，於 [ 選取要編輯的簽名 ] 清單中，選擇您要的簽名。 或者選擇 [新增 ] 以建立簽名。

3. 在對話框右上角的 [ 選擇預設簽名 ] 底下，在 [ 新郵件 ] 列表中選擇您要的簽名。

4. 如果您想要在回復的郵件和轉寄的郵件中包含簽名，請在 [ 回復/轉寄 ] 清單中選擇簽名。 如果您不想在這些郵件中顯示簽名，請選擇 [無]。

5. 選擇 [確定]。

6. 若要將預設簽名新增至目前的郵件，請在 [ 郵件 ] 索引卷標的 [ 包含 ] 群組中，選擇 [ 簽名]，然後選擇簽名。

手動插入簽名

• 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 包含 ] 群組中，選擇 [ 簽名]，然後選擇您想要的簽名。

  附註: 選擇開啟的郵件中的 [回復]、[全部回復] 或 [轉寄] 之後，您也可以存取 [郵件] 索引標籤上可用的簽名選項。

[插入] 索引標籤上的 [符號] 群組有按鈕，可讓您在電子郵件訊息中插入方程式、符號和水平線。

方程式

您可以在郵件中快速新增複雜的方程式。 當您選擇 [ 方程式] 按鈕時，您可以存取 [ 設計 ] 索引標籤以及一組工具和數學符號及結構。

符號

您可以使用 [符號] 按鈕來新增：

• 符號，例如 1/4，©不在鍵盤上。

• 不在鍵盤上的特殊字元，例如長破折號 ( ) 或省略號 (...) 。

• Unicode 字元。

如果您使用的是擴充字型，例如 Arial 或 Times New Roman，子集合清單就會出現。 您可以從這份清單中選擇語言字元的延伸清單。 [子集合] 清單包含希臘文和俄文 (斯拉夫) ，如果有的話。

水平線

[ 水平線] 按鈕可讓您分隔郵件的區段。 線條的寬度 (寬度) 為 1/2 pt。根據預設，會使用自動色彩。

主題是一組整合的設計元素和色彩配置，可協助您建立專業外觀和精心設計的郵件。 當您將主題套用至檔時， Outlook 自定義背景色彩和圖形、本文和標題樣式、清單、水平線、超連結色彩，以及表格框線色彩。 也會自定義單一層級和多層級清單。

若要變更主題

1. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 主題 ] 群組中，選擇 [ 主題]。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 選擇 [ 主題]，然後從範本重設目前的主題、尋找其他主題，或將您使用的主題設為預設設定。

   • 選擇 [色彩]，然後選擇主題的默認調色盤或建立您自己的調色盤。

   • 選擇 [字型]，然後從預設清單中選擇字型，或選擇您自己的字型。

   • 選擇 [效果]，然後選擇其中一個預設效果。

   • 選擇 [頁面色彩]，然後從預設的主題調色盤中選擇，或選擇不使用色彩或自定義色彩，或新增填滿效果。

頁面頂端

已標幟的電子郵件訊息可協助您更完善地管理郵件。 已標幟的郵件會為您單獨建立待辦事項，或為您和電子郵件的收件者建立待辦事項。 例如，您可以為要求特定日期之前所要資訊的電子郵件訊息加上標幟。 當收件者收到郵件時，郵件會隨即顯示標幟，而郵件會顯示在 [讀取窗格] 的 資訊列 中，並在郵件的頂端以 Outlook開啟時顯示。

為自己標幟的訊息可協助您追蹤回復郵件的人員。 在上一個案例中，您會在特定日期之前傳送已標幟的電子郵件訊息要求資訊。 同時為郵件加上標幟，提醒您檢查是否有回復。 Outlook 甚至可以協助您自動尋找原始已標幟郵件的回復。

1. 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 卷標] 群組中，選擇 [ 待處理]，然後選擇待處理到期日或選擇 [ 自定義]。

2. 如果您想要有關此已標幟郵件的提醒，請在 [ 郵件 ] 索引卷標的 [ 卷標 ] 群組中，選擇 [ 待處理]，然後選擇 [ 新增提醒]。 如有需要，您可以變更提醒日期和時間。

3. 如有需要，您可以在收件者加上標幟，讓他們收到期限通知。 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 卷標] 群組中，選擇 [ 待處理]，然後選擇 [ 收件者標幟]。 若要針對此已標幟的郵件提供提醒給收件者，請選取 [ 提醒] 複 選框，然後視需要變更日期和時間。

您可以在電子郵件訊息中包含投票按鈕，輕鬆地在 Outlook 中建立投票。

1. 在 [ 選項] 索引 標籤的 [ 追蹤] 群組中，選擇 [使用投票按鈕]。

2. 選擇下列其中一項：

   • 批准;拒絕    
     例如，當您遇到需要核准或拒絕的問題或事件時。

   • 是的;不    
     當您只需要 「是」或「否」時，這是進行快速投票的好方法。

   • 是的;不;或    
     當您不想將選項限制為 [是] 和 [否] 時，此投票選項會提供替代的回應。

   • 習慣    
     選擇此選項以建立您自己的投票按鈕名稱。 例如，您可以要求同事選擇每周週期性員工會議的三天。

     1. 畫面出現 [內容] 對話方塊時，請選取 [投票與追蹤選項] 底下的 [使用投票按鈕] 核取方塊。

     2. 選取並刪除預設按鈕名稱，然後輸入您要的文字。 以分號分隔按鈕名稱。

送達回條會告訴您，您的電子郵件訊息已送達收件者的信箱，但不會告知收件者是否已經看到或讀取該郵件。 已讀回執表示您的郵件已開啟。 在這兩種情況下，您都會在郵件送達或讀取時收到訊息通知。 然後會自動將郵件通知的內容記錄在 [ 寄件備份 ] 資料夾中的原始郵件中。

不過，不要只依賴這些收據。 郵件收件者可能會判斷是否已要求並拒絕傳送已讀取要求。 如果郵件在 [讀取窗格] 中是只讀的，則可能不會傳送已讀回執。 此外，收件者的電子郵件程式可能不支援已讀回執。

新增遞送或已讀回執

• 在郵件的 [ 選項] 索引 標籤上，選取 [追蹤 ] 群組中的 [ 要求送達回條 ] 複選框或 [ 要求已讀回執 ] 複選框。

開啟您傳送之所有電子郵件訊息的追蹤選項

1. 選擇 [郵件] > 選項 > [檔案] 索引標籤。

2. 在 [ 追蹤] 底下，選擇您要的選項。

頁面頂端

電子名片可讓您更輕鬆地共享聯繫人資訊。 電子名片可以快速插入到您傳送的郵件中，且收件者可立即辨識電子名片。 您可以傳送您已自定義的公司電子名片或個人名片。 或者，您可以使用電子名片傳送其他人的聯繫人資訊。 您也可以轉寄電子名片。

如需電子名片的詳細資訊，請參閱 以電子名片建立及共享聯繫人。

1. 在 [ 郵件] 索引 標籤的 [ 包含 ] 群組中，選擇 [ 附加專案 > 名片]，然後在清單中選擇名稱。 [名片] 功能表會顯示您在郵件中插入為電子名片的最後 10 個連絡人名稱。

   您可以在郵件中插入多個電子名片。

2. 如果您沒有看到想要的名稱，請選擇 [ 其他名片]，選擇 [ 歸檔為 ] 清單中的名稱，然後選擇 [ 確定]。

   附註: 

   • 若要協助區分 [名片 ] 功能表上重複的名稱，請選擇 [ 其他名片]。 您可以在 [ 插入名片 ] 對話框中看到如卡片預覽等詳細資訊。

   • 如果您將名片從 [名片] 檢視拖曳到新郵件中，則傳送郵件時只會包含 vCard (.vcf) 。 附加.vcf檔案會開啟聯繫人窗體，其中包含收件者可儲存在聯繫人清單中的所有資訊。 電子名片會顯示在聯繫人窗體中。

頁面頂端