記錄 組織中檔或其他電子或實體,做為組織所執行之活動或交易之證據,且需要保留一段時間。 記錄管理是組織:

  • 決定應該將哪些類型的資訊視為記錄。

  • 決定使用時應如何處理會成為記錄的使用中檔,並決定在宣告為記錄之後,應該如何收集這些檔。

  • 決定每種記錄類型的保留方式及保留時間,以滿足法律、商務或法規要求。

  • 研究及執行技術解決方案和商務程式,協助確保組織以具有成本效益且非侵入性的方式遵守其記錄管理義務。

  • 執行與記錄相關的工作,例如處理過期的記錄,或找到及保護與外來事件相關的記錄,例如訴訟。

決定貴組織中哪些檔及其他實體或電子專案是記錄,是公司合規性人員、記錄管理員和律師的責任。 這些人員可仔細分類貴組織的所有企業內容,協助確保檔保留適當時間。 設計良好的記錄管理系統可協助保護組織的法律、協助組織證明遵守法規義務,以及促進處理非記錄之過期專案,提高組織效率。

記錄管理系統包含下列元素:

  • 描述並    分類企業中可成為記錄、提供來源位置的內容,以及內容如何移至記錄管理應用程式的內容分析。

  • 一份檔案計畫,指出企業中每一種記錄應保留為記錄的位置、適用于這些記錄的政策、必須保留多久、處理方式,以及負責管理這些記錄的人。

  • 合規性需求檔    ,定義組織的 IT 系統必須遵守的規則,以確保合規性,以及用來確保企業小組成員參與的方法。

  • 收集不再使用    所有記錄來源的記錄的方法,例如共同處理伺服器、檔案伺服器和電子郵件系統。

  • 一種在記錄使用中    時稽核記錄的方法。

  • 用於捕獲記錄的中繼資料和稽    核記錄及維護記錄的方法。

  • 當發生訴訟    等事件 (保留記錄) 暫停其處置程式。

  • 監控及報告    記錄處理的系統,以確保員工根據已定義的政策和程式歸檔、存取及記錄管理。

SharePoint 包含可協助組織執行整合記錄管理系統與程式的功能。

記錄管理規劃概觀

本主題說明您應該採取哪些規劃步驟,以確保您根據目標所執行的記錄管理系統 SharePoint 達到貴組織的記錄管理目標。 以下是記錄管理規劃程式預覽:

  1. 識別記錄管理角色      成功的記錄管理需要特殊角色,例如:

    • 記錄管理員和合規性人員可分類組織中記錄,並執行記錄管理程式。

    • IT 人員可執行系統,以有效率地支援記錄管理。

    • 內容管理員可找出保留組織資訊的地方,並確保其小組遵循記錄管理做法。

  2. 分析組織內容      建立檔案計畫之前,記錄管理員和內容管理員會調查組織的檔使用方式,以判斷哪些檔和其他專案可以變成記錄。

  3. 開發檔案計畫      分析組織內容並決定保留排程之後,請填寫檔案計畫的其餘部分。 檔案計畫會因組織而不同,但通常描述企業確認為記錄的專案類型、指出儲存位置、描述保留期間,以及提供其他資訊,例如誰負責管理這些專案,以及它們所屬的記錄類別。

  4. 開發保留排程      針對每一個記錄類型,決定該記錄何時不再使用 () 、該記錄之後應保留多久,以及最終處理方式。

  5. 評估及改善檔管理做法      請確定已將必要的原則用於檔存放庫。 例如,請確定已適當稽核該內容,以便與記錄一起保留適當的稽核。

  6. 設計記錄管理解決方案      決定是否要建立記錄存檔、管理就地記錄,或是使用兩種方法的組合。 根據您的檔案計畫,設計記錄存檔,或決定如何使用現有網站來包含記錄。 定義內容類型、文件庫、策略,以及決定檔路由位置的中繼資料 。如果需要,則定義中繼資料。

  7. 規劃內容如何變成記錄      如果您同時使用 SharePoint 文件管理與記錄管理功能,您可以建立自訂工作流程,將檔移至記錄存檔。 如果您使用的是 SharePoint 或外部檔管理系統,您可以規劃及開發將內容從這些系統移至記錄存檔的介面,或宣告檔為記錄但不移動檔的介面。 您也可以建立訓練計畫,教導使用者如何建立及處理記錄。

  8. 規劃電子郵件整合      決定是否要管理電子郵件 SharePoint,或是否要在電子郵件應用程式本身內管理電子郵件記錄。

  9. 規劃社交內容的合規性      如果貴組織使用社交媒體 ,例如部落格或 Wiki,請決定此內容會變成記錄。

  10. 規劃合規性報告和檔      若要確認貴組織正在執行其必要的記錄管理作法,並傳達這些作法,您應該記錄記錄管理計畫與程式。 如果您的企業參與記錄相關訴訟,您可能必須產生這些記錄管理指導方針、執行計畫,以及效能的度量。

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