當您將信件傳送到郵寄清單時, 可以自訂郵件, 例如, 在某些收件者中加入「逾期截止」字樣 (根據資料來源特定欄位中的值)。 自訂是以執行合併時所執行的規則為基礎。

[逾期到期] 範例會使用 If .。。接著 .。。Else 規則, 指定將 [到期日期] 欄位的值為過去的收件者的 [逾期到期] 文字。

設定規則的條件是選取合併列印的收件者, 以及在檔中插入合併功能變數後。

移至 [郵件]>規則, 然後根據下列描述選擇規則。

假設您傳送給每季會議的相同邀請。 您的資料來源不會儲存會議日期, 且會議日期在邀請中出現的時間會超過一次。

您可以將書簽放在檔中, 並包含 Ask 功能變數, 就能針對每個會議執行相同的合併。 您只需要輸入會議日期, 就會將它輸入一次。

  1. 在合併檔中, 按 Ctrl + F9, 然後輸入名稱以建立書簽。 在您想要在檔中顯示 Ask 欄位回應的每個位置, 重複此動作。

  2. 將游標放在檔中您剛建立的第一個書簽之前。

  3. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [>提出規則]。

  4. 選取您剛建立的書簽 (或輸入其名稱), 然後在 [提示] 方塊中輸入提示 (例如「事件日期?」)。

  5. 選取[確定], 然後再按一次[確定]

  6. 在進程結束時, 當您& [合併]時, 請選取 [編輯個別檔]。 系統會提示您輸入每個收件者的回應。 該回應將會插入您指定的書簽, 在由合併所產生的檔中。

其他資訊:功能變數代碼: Ask功能變數

假設您傳送給每季會議的相同邀請。 您的資料來源不會儲存會議日期, 會議日期只會在邀請中出現一次。

在檔中放入填滿欄位, 您可以針對每個會議執行相同的合併。 您只需要輸入會議日期。

  1. 將游標放在您想要的填滿文字位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [填入]。

  3. 在 [提示] 方塊中輸入提示, 例如「事件日期?」。

  4. 選取[確定], 然後再按一次[確定]

  5. 在進程結束時, 當您 & [合併] 時, 請選取 [編輯個別檔]。 系統會提示您輸入每個收件者的回應。 該回應將會插入到 [填入] 欄位中的 [填滿] 欄位中。

詳細資訊:功能變數代碼: 填入欄位

假設您要傳送函件給在 domestically 和國際出差的會議出席者清單。 您的資料來源中的 [國家/地區] 欄位可能為空白 (適用于國內出席者)。 您可以使用 If .。。接著 .。。Else .。。[規則], 將所有收件者的郵件個人化。 例如, [國家/地區] 欄位為 [空白] 的收件者可能會看到「您會在入口上 welcomed, 而所有其他收件者都可能會看到「您將 welcomed 在辦公桌附近的地區」。」

  1. 將游標放在您想要設定條件文字移的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> If .。。接著 .。。其他人

  3. 在 [ 功能變數名稱] 清單中, 選擇您資料來源中將決定條件化文字的欄位。

  4. 比較清單中, 選擇比較資料值的方式。

  5. 在 [比較物件] 方塊中, 輸入比較值 (如果您選擇 [是空白] 或 [不是空白] 做為比較的話), 請按 [略過]。

  6. 當符合比較準則時, 請在 [插入此文字] 方塊中, 輸入檔中的文字。

  7. 在 [否則插入此文字] 方塊中, 輸入比較準則不符合時, 在檔中的文字。

  8. 選取 [確定]。

其他資訊:功能變數代碼: IF功能變數

假設您想要函件在 waitlist 中顯示每位收件者的位置。 您可以依 signups 的時間順序排序收件者清單, 然後使用 [合併記錄 #] 規則, 在清單中顯示收件者的編號位置。

記錄號碼會反映您在合併前套用到資料來源的任何排序或篩選。

提示: 使用 [列印日期] 欄位旁的 [合併 rec #] 規則來建立唯一的發票編號。

  1. 將游標放在您要顯示記錄號碼的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [合併記錄 #]。

其他資訊:功能變數代碼: MergeRec功能變數

假設您想要對應的信件顯示每位收件者註冊活動的人員總數。 [合併順序 #] 規則會提供合併檔中的記錄數目。

  1. 將游標放在您要顯示記錄號碼的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [合併順序 #]。

其他資訊:功能變數代碼: mergeseq 功能功能變數

假設您是使用合併列印功能, 在一張紙上列印您的連絡人清單。 使用 Next 記錄規則來告訴 Word 繼續進行下一筆記錄, 而不需要開始新的頁面。

附註: 在 Word 中, 郵寄標籤的版面配置為表格。 Word 會在每個表格儲存格中使用下一個記錄規則, 以將下一個位址放在標籤中。

  1. 將游標放在您要顯示下一筆記錄資料的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]>下一筆記錄

  3. 在下一個
    您想要的資料插入合併功能變數 例如, 公司名稱的清單可能看起來像這樣:

    « Company_Name »
    «下一筆記錄»«
    Company_Name » «下一筆記錄»« Company_Name »

其他資訊:功能變數代碼: 下一個欄位

假設您想要在一張紙上將國內旅遊會議出席者清單和國際旅遊的出席者列在另一張紙上。 國內出差者的資料來源中的 [國家/地區] 欄位可能是空白的。 您可以使用 [下一筆記錄] 來避免 Word 開始新頁面, 直到到達 [國家/地區] 欄位不是空白的收件者。 若要這樣做, 您必須先依國家/地區排序您的資料來源。

  1. 將游標放在您要顯示下一筆記錄資料的位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [下一筆記錄]

  3. 在 [ 功能變數名稱] 清單中, 選擇合併欄位名, 例如 [城市]。

  4. 比較清單中, 選擇比較資料值的方式。 例如,若要篩選出特定城市的收件者,請選擇 [等於]。

  5. 在 [比較物件] 方塊中, 輸入您要使用的值。 例如, 若要將 [東京] 中的收件者設為單選, 請輸入 [東京] (如果您選擇 [是空白] 或 [不是空白] 做為比較的話)

其他資訊:功能變數代碼: nextif 功能功能變數

假設您正準備會議中有主題演講者尚未完成的邀請。 您可以在整份檔中保留演講者名稱的預留位置, 並加入設定書簽規則, 您可以在其中輸入演講者的名稱一次, 並顯示在所有預留位置中。

預留位置是參照欄位;[設定書簽規則] 會插入不會顯示在檔中的欄位 (除非您按下 Alt + F9 以顯示功能變數代碼)。

  1. 將游標放在檔中的任何位置。

  2. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [設定書簽], 然後輸入名稱, 然後選取[確定]

  3. 將游標放在您要顯示書簽文字的位置。

  4. 在 [插入] 索引標籤上, 移至 [快速元件] >欄位, 然後選擇 [ Ref]。

  5. 選擇您剛剛建立的書簽名稱, 然後選取 [確定]。

  6. 在您要顯示書簽文字的位置插入 Ref 欄位。

  7. 在執行合併前, 請以滑鼠右鍵按一下 Set 欄位, 選取 [編輯欄位], 然後在文字方塊中輸入您想要的文字。

  8. 選取 [確定]。

其他資訊:功能變數代碼: 設定欄位 

假設您擁有衣服商店, 並找出您有一個特定 T 恤衫的 overstock, 但不是最常見的大小。 當您準備好要傳送銷售傳單時, 您將會排除磨損特定大小的客戶。 使用 Skip 記錄 If 規則, 將客戶大小資料的內容與您想要排除的大小進行比較。

  1. 在 [郵件] 索引標籤中, 移至 [規則]> [略過記錄]。

  2. 在 [ 功能變數名稱] 清單中, 選擇合併欄位名, 例如 [大小]。

  3. 比較清單中, 選擇比較資料值的方式。 例如, 若要將磨損特定大小的客戶挑選出來, 請選擇 [等於]。

  4. 在 [比較物件] 方塊中, 輸入您要使用的值。 例如, 若要將磨損大小額外 sall 的客戶挑選出來, 請選擇 [ XS ] (如果您選擇 [為空白] 或 [不是空白] 做為比較的話), 請選擇 [忽略]。

其他資訊:功能變數代碼: skipif 功能功能變數

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×