Office Accessibility
Outlook 與郵件
Outlook 與郵件
讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件
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本主題將逐步說明如何讓您的電子郵件訊息無障礙，並解鎖內容給所有人，包括身心障礙者。

例如，你在撰寫電子郵件時學會如何運用無障礙檢查器來解決無障礙問題。 你也會學會如何在圖片中加入替代文字，讓使用螢幕閱讀器的人能清楚聽懂圖片內容。 你也可以閱讀如何使用字型、顏色和樣式，最大化電子郵件的包容性，然後再發送。

本主題內容

在 Windows Outlook 工作時檢查無障礙功能

無障礙檢查器是一種檢視你內容並標記無障礙問題的工具。 它解釋了為什麼每個問題對身心障礙者來說都可能是潛在的問題。 無障礙檢查器也會建議你如何解決出現的問題。

在 全新的 Outlook 和經典 Outlook 中，撰寫電子郵件時，無障礙檢查器會在背景自動執行。 如果無障礙檢查器偵測到無障礙問題，郵件提示將提供方便的提示，讓你在寄送郵件前檢視並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具問題郵件提示

您的瀏覽器不支援影片。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

在 全新的 Outlook 和經典 Outlook 中，你可以定義無障礙通知和無障礙檢查器的運作方式。 選擇 「檔案 > 選項 > 無障礙 」，並選擇是否希望工作時、特定情境下透過郵件提示，或僅在手動啟動無障礙檢查器時查看無障礙通知。

預設選項是在特定情境下顯示無障礙通知。 如果偵測到任何無障礙問題，會出現郵件提示，引導你檢視建議並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具檢查程式選項。

下列為可用的選項：

  • 在我工作時顯示協助工具警告

  • 在下列情況顯示協助工具警告:

    • 至少有一位收件者偏好無障礙內容

    • 使用深色背景撰寫郵件。 如果您是在啟用深色模式的黑色佈景主題中撰寫時 (此為佈景主題的預設值)，[協助工具檢查程式] 會執行，但僅會在文字對比不足時顯示通知。 其他問題仍會出現 在無障礙 面板，但不會讓郵件提示出現。

    • 撰寫郵件給廣大觀眾

    • 至少有一位收件者不在我的組織中

    • 撰寫高重要性郵件

  • 僅在啟 [協助工具檢查程式] 時，顯示協助工具警告

若要手動啟動無障礙檢查器，請選擇 檢視 > 檢查無障礙。 無 障礙 面板會打開，你現在可以檢視並修正無障礙問題。 欲了解更多資訊，請參考 「提升無障礙功能與無障礙檢查器」。

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避免在 Windows Outlook 中使用資料表

在 Windows 全新的 Outlook 或經典 Outlook for Windows 中，盡量避免使用表格，並以段落、標題和橫幅等方式呈現資料。 固定寬度的表格對使用放大鏡的人來說可能較難閱讀，因為這類表格會強制內容被限制在特定大小。 這使得字體非常小，迫使放大鏡使用者在行動裝置上必須橫向捲動。

如果你必須使用桌子，請遵循以下指引，確保你的桌子盡可能無障礙：

  • 避免使用固定寬度的表格。

  • 確保表格在所有裝置上都能正確渲染，包括手機和平板。

  • 如果你的表格中有超連結，請編輯連結文字，讓它們合理且不會在句子中斷。

  • 確保郵件用放大鏡很容易閱讀。 例如，將郵件草稿寄給自己，並在行動裝置上查看，確保用戶不必在手機上橫向滑動郵件。

  • 使用表格標頭。

  • 測試使用沉浸式閱讀程式的無障礙功能。

使用表格標題

在 Windows 全新的 Outlook 或經典版 Outlook for Windows 中，螢幕閱讀器透過計算表格儲存格來追蹤它們在表格中的位置。 如果一個資料表被另一個資料表巢狀，或是某個儲存格被合併或分割，螢幕閱讀器就會失去計數，無法提供該資料表的有用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。 僅使用簡單的資料表結構，並指定欄位標頭資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

為了確保資料表中沒有分割儲存格、合併儲存格或巢狀資料表，請使用 無障礙檢查器。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 表格設計 標籤的表格樣式 選項 群組中，選擇 標頭列 勾選框。

  3. 請輸入你的欄位標題。

在 Outlook 功能區選擇表格標頭選項。

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在 Windows Outlook 中使用內建的標題和樣式

在 Windows 全新的 Outlook 或經典 Outlook for Windows 中，標題是設計成可透過視覺及輔助技術掃描。 理想情況下，標題能說明電子郵件部分的內容。 使用內建的標題樣式，並建立描述性標題文字，讓螢幕閱讀器使用者更容易辨識訊息結構並導航標題。

以指定的邏輯順序整理標題。 例如，先用 標題1 ，然後再 用標題2。 將電子郵件中的資訊整理成小段。 在理想情況下，每個標題只應包含幾個段落。

關於如何使用標題和樣式的逐步說明，請前往 「格式化電子郵件與樣式」。

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在 Windows Outlook 中建立段落橫幅

在 全新的 Outlook for Windows 或經典版 Outlook for Windows 中，除了使用標題來組織電子郵件內容外，你還可以建立段落橫幅。 在段落橫幅中，背景色塊會橫跨郵件寬度，並突出橫幅內的文字。 這是整理和分隔內容的絕佳替代方案。

  1. 選擇你的橫幅文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 段落 群組中，選擇 Outlook 裡用來著色段落的按鈕。陰影，然後選擇你想要的顏色。

在 Outlook 裡用彩色橫幅寫段落。

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在 Windows Outlook 中為視覺添加替代文字

在 全新的 Outlook for Windows 或經典版 Outlook for Windows 中，替代文字幫助看不到螢幕的人理解圖片、形狀、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺元素中重要的內容。 在替代文字中，簡要描述圖片並說明其意圖。 螢幕閱讀器會閱讀文字，向無法看到圖片的使用者描述圖片。

關於如何新增替代文字的逐步說明，請前往「 為形狀、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件新增替代文字」。

想了解更多如何撰寫替代文字的資訊，請參考 「撰寫有效替代文字所需的一切」。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

要找到缺少的替代文字，請使用 全新的 Outlook 或經典 Outlook 中的 無障礙檢查器。

附註: 

  • 音訊與影片內容，除了替代文字外，還可為聽障或聽障人士提供隱藏式字幕。

  • 避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果必須使用帶有文字的圖片，請在電子郵件中重複該文字。

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在 Windows Outlook 中使用無障礙字型格式與顏色

在 全新的 Outlook for Windows 或經典 Outlook for Windows 中，無障礙字型不會排除或減慢任何閱讀電子郵件的人的閱讀速度，包括視力低下、閱讀障礙者或盲人。 合適的字體能提升電子郵件的可讀性與可讀性。

關於如何更改預設字型的說明，請到 「變更」或在 Outlook 中設定預設字型。

使用易於存取的字型格式

為了減輕閱讀負擔，請選擇熟悉的無襯線字體，如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。

視障者可能會錯過特定顏色所傳達的意義。 例如，在顏色編碼的超連結文字中加底線，讓色盲者即使看不見顏色，也知道文字已被連結。 針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在字 型 群組中，提供字型類型、大小、樣式和顏色的選項，請在 全新的 Outlook 或經典 Outlook 中選擇格式選項。

在 Outlook 中格式化文字群組。

使用易於存取的字型色彩

在 Windows 全新的 Outlook 或經典 Outlook for Windows 中，電子郵件中的文字應該以高對比度模式可讀。 例如，使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

為了確保文字在高對比模式下顯示良好，請使用字體顏色的 自動 設定。 要找出色彩對比不足，請使用 無障礙檢查器。

  1. 選取您的文字。

  2. 選擇 訊息。

  3. 在 字型 群組中，選擇 Outlook 功能區上的字型顏色按鈕。字型顏色。

  4. 選取 [自動]。

在 Outlook 裡的字型顏色選單。

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在 Windows Outlook 中建立無障礙清單

為了讓螢幕閱讀器更容易閱讀你的電子郵件，請將郵件中的資訊組織成小塊，例如有項目符號或編號的清單。

關於如何建立清單的逐步說明，請前往「 在訊息中新增編號或項目符號清單」。

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在 Windows Outlook 中調整句子和段落間的空距

在 Windows 全新的 Outlook 或經典版 Outlook for Windows 中，有閱讀障礙的人描述看到文字「在頁面上游動」， (將一行文字壓縮成) 下方的行。 他們經常看到文字合併或扭曲。 為了減輕閱讀負擔，你可以增加句子和段落之間的留白。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 段落 群組中，選擇右下角 對話啟動器按鈕段落設定 啟動器按鈕。

    在 Outlook 的區塊上。

  4. 在縮排與間距 標籤中，選擇你想要的間距 選項，然後 選擇 確定。

Outlook 中的段落對話框。

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請求在 Windows Outlook 中提供可存取的電子郵件

在 Windows 全新的 Outlook 或經典 Outlook for Windows 中，讓寄信者知道你偏好接收無障礙內容。

  1. 要前往網頁上的帳戶詳情，請在 Outlook中選擇 「檔案 > 資訊」，然後在 「帳戶設定」中點擊「 在網路上存取此帳戶」下的連結。 Outlook 網頁版 會在瀏覽器中開啟。

  2. 在 Outlook 網頁版， 檔案標籤中 選擇 Outlook 設定齒輪按鈕圖示。設定，並選擇無障礙。 在 將軍 標籤上。

  3. 要請求無障礙內容，請選擇 「要求發送者發送可存取的內容」。 然後關閉 設定 視窗。

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在 Windows Outlook 中測試 沉浸式閱讀程式 的無障礙功能

在 Windows 全新的 Outlook 或經典 Outlook for Windows 中，試著用 沉浸式閱讀程式 閱讀郵件，確認郵件的聲音。

  1. 在你的電子郵件中，在訊息標籤中選擇 沉浸式閱讀按鈕沉浸式閱讀程式。

  2. 在沉浸式閱讀程式分頁，選擇 朗讀按鈕朗讀。

  3. 要退出沉浸式閱讀程式，請選擇 關閉標題按鈕圖示關閉沉浸式閱讀程式。

頁面頂端

另請參閱

影片：改善電子郵件協助工具

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您是殘疾人士或有任何協助工具相關問題，請連絡 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 以取得技術協助。 殘疾人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練，並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 殘疾人士 Answer Desk 網站，了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業使用者，請連絡企業殘疾人士 Answer Desk。

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