本說明文章說明您透過 [我的網站] 和個人檔案共用資訊的方式，並提供一些步驟來協助您管理共用的資訊量。
注意
如果此資訊與您所看到的不符，表示您可能在服務升級之後使用 Microsoft 365。 嘗試 檢視並設定您的個人檔案 ，以尋找適用於您的資訊。
您想要做什麼？
概觀
分享有關您自己的信息可以幫助您與他人聯繫並建立您的專業網絡。 但是，了解您共享的信息類型以及共享信息的廣泛程度非常重要。 例如，您可能只想與工作群組或主管共用行動電話號碼等個人資訊，而不是與組織中的所有人共用。
此外，您應該檢查您的組織是否有關於共用資訊的原則。 例如，您的組織可能有關於應及不應儲存在線上的資訊類型之原則，或可能需要對某些類型的內容進行核准程序。
以下是透過 [我的網站] 分享資訊的一些主要方式：
- 「我的網站」上的內容，包括文件、清單和部落格
- 您套用至頁面和文件的標籤和附註
- 建議關鍵字和您已核准的同事，可用於快速更新您的 [我的網站]，以便您與其他人互動
- 個人資訊，例如個人檔案中的連絡資訊、興趣、職責、同事和電子郵件清單成員資格，以及您對個人檔案詳細資料所做的任何更新
請注意，您的組織可能會自訂您的 [我的網站]，例如控制您可以新增或自訂的資訊類型。 您的組織可能也會從其他資料來源將資訊新增至您的 [我的網站]，例如人力資源資料庫。
共用和管理 [我的網站] 上內容的存取權
[我的網站] 隨附三個已可用於共用文件的選項：
- 共用文件 使用此文件庫來儲存您想要與多人共用的文件。 依據 [我的網站] 的設定方式，您可以編輯文件庫以及特定資料夾和項目的權限。
- 私人文件 使用此文件庫處理您不想與其他人共用的文件。 例如，如果您經常需要從不同的電腦存取文件，但不想與同事共用文件，將文件儲存在此文件庫中可能會很有幫助。
依據 [我的網站] 的設定方式，您也可以新增其他內容，例如其他文件庫、清單和部落格網站，以分享您的想法。
您可以管理這些項目的權限，類似於其他人管理其他網站上內容的權限的方式。 您可以在網站層級自訂權限，也可以針對清單、文件庫、資料夾、特定文件和清單項目自訂權限。
在您個人檔案的 [ 內容 ] 索引標籤上，如果其他人有權限檢視該內容，也可以檢視您在您所屬的其他 SharePoint 網站上撰寫的公開文件。
貴組織可能會對您可以在 [我的網站] 中儲存的文件類型有額外的原則。
了解人員如何新增同事及追蹤活動
您可以關注同事的活動，以便查看他們何時標記了有趣的文章、在某人的記事板張貼筆記或更改職稱。 他們的活動會按時間倒序顯示在您的 [新聞摘要] 中。 相反地，貴組織中的人員可能會將您新增為同事，並在他們的 [新聞摘要] 中關注您的活動。
People 可以將您新增為同事並追蹤您的活動，無論您是否將他們新增為同事，反之亦然。 如果您對該人員的活動感興趣，您可能需要將他們新增為同事，以便您也可以關注他們的活動。 某些活動，例如套用其他人列為興趣的關鍵字，可能會出現在任何有權限檢視您 [我的網站] 的人的新聞摘要中。
視系統管理員設定 [我的網站] 的方式而定，您可以編輯個人檔案的 [喜好設定 ] 區段，變更您在新聞摘要中看到的活動。 例如，您可以選擇是否要在同事變更團隊或在某人的個人檔案頁面上撰寫記事時，在 [新聞摘要] 中收到通知。 這些設定不會變更人員可以在其 [新聞摘要] 中看到哪些活動。
依據您 [我的網站] 的設定方式而定，當有人將您新增為同事時，您可能會收到電子郵件通知。 該訊息通知您某人已將您新增為同事並正在關注您的活動，但不會讓您選擇拒絕該人員是否可以將您新增為同事。
如果您不想在有人將您新增為同事時收到通知，請使用下列程序：
執行下列其中一個動作：
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
- 如果您在 SharePoint 網站上檢視不同類型的頁面，請按一下右上角的
![[設定檔名稱]](../media/sp-profname.jpg)
中的名稱，然後按一下 [ 我的設定檔]。
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
按一下 [ 編輯我的個人檔案]。
在 [喜好設定] 區段的 [Email Notifications] 旁邊，清除 [當有人將我新增為同事時，請通知我] 核取方塊。
使用標籤、評分、記事和狀態訊息
標籤、記事和狀態訊息是探索資訊並與組織中其他人聯繫的方式。
標籤
如果您的管理員已啟用社交標記，您可以標記內容，以便輕鬆記住、分類或與他人分享。 您可以標記 SharePoint 網站上的頁面和文件，以及其他內部網路和網際網路頁面。 套用標籤時，您可以指定它是公開或私人的。
為了協助使用者探索感興趣的內容，只要使用者有檢視內容的權限，有不同的方式可以查看某人何時已將公開標籤套用至內容：
- 當您的其中一位同事將標籤套用至您有權限檢視的內容時，您可以在 [新聞摘要] 中收到更新。 您的同事也會看到您何時將標籤套用至他們有權檢視的內容。
- 如果您已將關鍵字新增至個人檔案的 [興趣 ] 區段，只要您有權限檢視他們所標記的內容，就可以查看使用者何時使用該關鍵字做為標籤。 例如，如果您關注「攝影」作為興趣，而有人在公開標記中使用「攝影」一詞，您會在新聞摘要中收到更新。
- 相反地，其他人可以看到您何時使用他們新增為興趣的關鍵字。 當使用者遵循關鍵字作為興趣時，他們不需要是同事，也能在有人使用該關鍵字標記內容或分享共同興趣時收到更新。
- 如果檢視者有權檢視內容，則個人檔案上的 [最近的活動 ] 區段會顯示您最近標記內容的時間。 如果其他人有權限檢視您的個人檔案，無論他們是否以同事的身分關注您，他們都可以看到您的 [ 最近的活動 ] 區段。
您的標籤也會顯示在標籤集合中，有時稱為標籤雲，人們可以在您的個人檔案上查看。 People 也可以檢視有關標籤的詳細資訊，以及與該標籤相關的近期活動，例如某人套用該標籤的時間。 您套用的標籤也可以與組織集中管理的企業關鍵字互動。 如需詳細資訊，請洽詢管理貴組織字詞集和企業關鍵字的人員。
您可以將標籤標示為公開或私人。 如果您將標籤建立為公開標記，但隨後將其標示為私人或稍後將其刪除，這不會影響人們在首次建立該標籤時在其新聞摘要中收到的更新。 關於標記的初始更新將保留在人員的 [新聞摘要] 中。 當您將標籤標示為私人時，使用者將無法再存取該標籤指向的 URL 或文件。 不過，使用者仍然可以看到您標示為私人標籤的文字。
評分
如果媒體櫃中已啟用評分功能，則有權存取內容的人員可以使用星級系統對其進行評分。 視文件庫的設定方式而定，作者和有權檢視內容的人員會看到文件的評分總數，但看不到套用評分 (人員的詳細資料，例如，使用者名稱不會顯示在評分) 旁邊。 不過，Microsoft SharePoint Server 會儲存使用者名稱，而且 SharePoint 相容的程式和解決方案可以存取使用者名稱。
如果其他人已將您新增為同事，只要他們具有檢視內容的權限，當您為內容評分時，他們會在新聞摘要中收到更新。 他們可以看到您已評分內容的連結，以及您已套用至該內容的評分。 您個人檔案的 [最近的活動] 區段也會顯示更新，任何有權限檢視您的 [我的網站] 和您評分之內容的人都可以檢視該區段。
記事
您可以撰寫有關文件和頁面的附註，以便人們在訪問應用附註的文件和頁面時查看這些附註。 您還可以在其他人的個人資料以及您自己的個人資料上寫筆記。
以同事身分關注您活動的 People，會在其 [新聞摘要] 中收到您撰寫筆記的更新。 如果檢視者有權存取內容，您個人檔案上的 [最近的活動 ] 區段會顯示您最近在不同內容片段上撰寫的筆記。
每個人都能看到您張貼的備忘稿。 您可以在建立記事之後編輯或刪除記事，但不會影響人員在 [新聞摘要] 中收到的更新，或是首次建立記事時顯示在 [ 最近的活動] 中的更新。
狀態訊息
您可以通過一條簡短的狀態消息分享您的想法，當人們訪問您的個人資料時，該消息會出現在您的姓名和照片旁邊。
當您變更狀態訊息時，以同事身分關注您活動的People會在其新聞摘要中收到更新。 狀態訊息的匯報也會顯示在個人檔案的 [最近的活動] 區段中。 您可以編輯或刪除狀態訊息，但不會影響人員在其 [新聞摘要] 中收到的原始更新，或是您 [最近的活動] 中所顯示的原始更新。
了解同事和關鍵字建議
根據 [我的網站] 的設定方式和安裝的程式而定，您可能會收到有關同事和關鍵字的建議，以協助您更快速地與人員和資訊聯繫。
這些建議可能是根據您使用 SharePoint 相容程式的方式而定，例如 Microsoft Outlook 2010。
例如，Outlook 2010 中的 SharePoint Server 同事增益集功能會掃描您已傳送的電子郵件資料夾，以尋找特定的名稱和關鍵字，以及這些名稱和關鍵字的頻率。 此清單會定期更新並儲存在您電腦的硬碟上。
您可以在個人檔案的 [新增同事] 頁面上查看可能的同事清單，您可以在其中核准或拒絕同事。
編輯個人檔案時，您會看到建議的關鍵字清單，而且可以核准或拒絕關鍵字。 核准的關鍵字會新增至您個人檔案的 [詢問我相關事項 ] 或 [興趣] 區段。
管理是否分析您已傳送的郵件，以找出同事和關鍵字建議
您可以透過管理某些電子郵件程式中的設定，選擇不分析您的電子郵件。 例如，您可以在 Outlook 2010 中使用下列程序關閉電子郵件分析。 如果您使用另一個可以分析已傳送電子郵件以取得同事和關鍵字建議的程式，請參閱程式中的 [說明]。
- 在 Outlook 2010 中，按一下 [ 檔案 ] 功能表，然後按一下 [選項]。
- 按一下 [進階]，然後捲動至 [ 其他 ] 區段。
- 清除 [允許分析已傳送電子郵件，以識別您經常傳送電子郵件的人員和您經常討論的主題，並將此資訊上傳至預設 SharePoint Server ] 核取方塊。
- 按一下 [確定]。
管理 SharePoint Server 是否傳送電子郵件中的同事建議與關鍵字
視 [我的網站] 的設定方式而定，您可能會在電子郵件中收到建議同事和要新增的關鍵字。 您可以在 SharePoint Server 中使用下列程序選擇不接收這些電子郵件。
執行下列其中一個動作：
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
- 如果您在 SharePoint 網站上檢視不同類型的頁面，請按一下右上角的 中的名稱，然後按一下 [ 我的設定檔]。
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
按一下 [ 編輯我的個人檔案]。
捲動至 [喜好設定] 區段，然後在 [Email Notifications] 旁邊，清除 [向我傳送新同事和關鍵字的建議] 核取方塊。
管理個人檔案中某些資訊的存取權
依據設定檔的設定方式，您可以使用隱私權類別來指定只有特定人員才能檢視您的設定檔、您的網站和通訊群組清單成員資格，以及您的同事清單中的某些詳細資料。 例如，您可能會想要檢視您設定檔的每一個人都能看到您所屬網站的所有內容。
注意
您的系統管理員可能會自訂或限制您是否可以將隱私權類別套用至您的個人檔案、成員資格清單和同事清單中的詳細資料。
您個人檔案中的詳細資料可能包含管理員提供的一些資訊，但您可能可以編輯誰可以查看某些個人詳細資料，例如您的個人電話號碼。
您個人檔案中的 [成員資格] 頁面包含您所屬的網站和通訊群組清單清單。 依據 [我的網站] 的設定方式，您可以將隱私權類別套用至每個成員資格。
您的同事通常包括您的團隊成員，以及您想要關注其活動的其他人。 您可以將同事組織成群組，但您只能透過套用下列隱私權類別來管理誰可以看到您的同事：
- 所有人
- 我的同事
- 我的團隊
- 我的主管
- 僅限自己
將隱私權類別套用至您的個人檔案詳細資料、成員資格和同事清單
您可以在個人檔案中變更個人檔案詳細資料、成員資格和同事清單的隱私權類別。
執行下列其中一個動作：
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
- 如果您在 SharePoint 網站上檢視不同類型的頁面，請按一下右上角的 中的名稱，然後按一下 [ 我的設定檔]。
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
若要編輯您的一些個人資料詳細資料，請在我們的圖片下方，按一下 [ 編輯我的個人資料]。
若要編輯成員資格，請按一下 [成員資格]。 選取您要變更的成員資格旁邊的核取方塊，然後按一下 [ 編輯成員資格]。
若要編輯您的同事清單，請按一下 [ 同事]，選取您要變更其設定的同事旁邊的核取方塊，然後按一下 [ 編輯同事]。
進行您想要的變更，然後按一下 [確定]。
新增同事到您的團隊
如果您想要管理有權檢視某些詳細資料的人員，可以將 [ 我的團隊 ] 隱私權設定套用至個人檔案、成員資格或同事清單中的一些詳細資料。 例如，您可以只與小組共用項目，而非與所有同事或有權檢視您設定檔的所有人共用。
只要該人具有檢視您 [我的網站] 的權限，無論是直接加入您部門的人，或是您在另一個部門中密切合作的人，您都可以將某人新增至您的團隊。
執行下列其中一個動作：
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
- 如果您在 SharePoint 網站上檢視不同類型的頁面，請按一下右上角的 中的名稱，然後按一下 [ 我的設定檔]。
- 如果您已經在檢視某人的個人檔案或您 [我的網站] 中的頁面，請按一下 [我的個人檔案]。
按一下 [ 同事]，選取要新增至團隊的同事，然後按一下 [ 編輯同事]。 如有需要，您可以選取多位同事。
在 [新增至群組 ] 區段中， 按一下 [新增至我的團隊] 底下，按一下 [是]。
按一下 [確定]。
秘訣
當您將新人員新增為同事時，您可以使用 [ 新增至我的團隊 ] 設定將他們新增至團隊。