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您可以使用合併列印來建立並傳送大宗郵件,並建立信封和標籤。 郵寄清單是合併列印的資料來源。 Word 會擷取郵寄清單中的資訊,再插入郵件合併文件中。

排序收件者清單

有許多方式可以排序收件者清單。 下列步驟只是其中一種排序記錄的可行方式範例。

  1. 選取 [ 排序記錄] 方塊向下箭號,選擇您要排序的 Excel 郵件清單中的欄名,然後選擇 [ 遞增 ] 或 [遞減 ] 做為排序順序。

    在 Word 進行合併列印時,選擇 [編輯收件者清單],然後在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [排序]。

  2. (選用) 選取 [ 要者] 方塊向下箭號,選擇要排序依據的第二欄名稱,然後選擇 [ 遞增 ] 或 [ 遞減 ] 做為排序順序。

  3. (選擇性) 如果您需要新增其他欄名來排序,請重複步驟 2。

  4. 選擇 [確定] 並查看排序結果。

    在 Word 進行合併列印時,排序收件者清單的結果。

    附註: 收件者清單現在以遞增的字母順序排列。

另請參閱

觀看進階使用 郵件合併 - 免費訓練影片。

在某些情況下,您可能不想使用合併列印收件者清單中的所有資訊。 您可以選擇在清單中只選取某些人員,以及排序和篩選資料,如此您就只將想要的資料加入合併列印中。

排序清單以尋找群組

您可以排序您的收件者,將資訊以特定方式分組。

  1. 取 [郵件 >篩選收件者]

  2. 取 [排序記錄 > 排序方式],然後選擇您要做為排序依據的域名。

    按一下 [資料排序] 即可為合併列印的項目排序

    若要依多個字段排序,請選取 [ 要依據],然後選取您要依據的其他欄位進行排序。

    按一下即可依多個欄位排序

  3. 當所有欄位都依您想要的方式排序時,按一下 [確定]。

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