在 Outlook 網頁版中使用排程小幫手

適用於傳統版 Outlook 網頁版的指示

開啟排程助理

排程助理可在您提供活動詳情前或後使用。 如果你在開啟排程助理前提供活動的日期、時間和持續時間，並新增參加者，這些資訊會被帶過去，並可視需要更改。

使用排程助理，您可以立即查看參加者的行事曆，並判斷他們在活動日期和時間的空閒或繁忙時間。

1. 在郵件或 Calendar 工具列中，選擇「新新增>Calendar 事件。

2. 在新活動 的詳情 頁面，請執行以下其中一項：

   • 新增活動細節——例如標題與地點、開始與結束日期及時間，以及其他資訊——視需要加入人員，然後選擇排程助理排。
   • 選擇排程助理排搜尋，然後如有需要，新增參加者及房間。

在排程助理的詳細面板中，你可以更改事件發生的日期和時間，但無法更改事件名稱。 活動詳情頁面提供排程助理無法提供的選項。 這些選項包括設定會議提醒、新增電子郵件提醒發送，以及提供活動描述或其他細節。

新增與會者

活動參加者可在您選擇排程助理之前或之後加入。 如果你在活動細節頁面新增了參加者，當你打開排程助理時，你會在細節窗格右側看到這些參加者的行事曆以格子顯示。 本節提供的步驟僅用於在開啟排程助理後新增參加者。

1. 在細節欄的 參加者 欄位，輸入你想邀請參加活動的人 的名字 。
   

   注意

   從你輸入的第一個字元開始，Outlook 會匹配你的條目，並提供你組織內或你有過通信的人員名單。

2. 請在「 參加者 」框下方的建議列表中選擇一個名字，或選擇 「搜尋目錄」。

   注意

   您新增的每個人都會自動新增為 [必要]。 每個人的行事曆會依照他們被選中的順序 () 日曆窗格右側，形成格子。 當您新增人員時，會看到受邀者總數和衝突數目。

   

3. 要更改參加者的狀態，請右鍵點擊參加者的姓名，或者如果你使用觸控裝置，則按住該名字，並執行以下其中之一：

   • 選擇 移除 以刪除與會者。 或者，選擇參加者姓名旁的 「移除 」。
   • 選擇 出席可選。

在你的位置新增房間

如果你在開啟排程助理前沒有在活動地點新增房間，可以在這裡新增。 在排程助理細節窗格底部有一個 「新增會議 室」按鈕，可以讓你從組織的通訊清單中查看會議室。 [排程助理] 會自動顯示您目前所設時段內可以使用的會議室，不過您也可以自行查看其他會議室。

如果您組織有許多會議室，組織管理員可能會將會議室整理成一份會議室清單。 會議室清單內含的會議室通常都具備類似的特性，例如，都在同一棟大樓內。

1. 選擇 「新增房間」。
2. 選擇一個房間，或選擇房間清單，然後從該列表中選擇一個可用的房間。
   

選好房間後，它會被加入行事曆格子。 你可以選擇更 衣室來更換會議室。 若要移除會議室，請以滑鼠右鍵按一下該會議室，如果您使用的是觸控裝置，請點選並按住該會議室，然後選取 [移除]。

檢視行事曆

當您新增出席者和位置之後，其行事曆資訊便會出現在行事曆格線中。

您可以選取行事曆頂端的日檢視或週檢視。 如果您選擇週檢視，行事曆格線會顯示出席者行事曆的合併檢視。

寄出你的會議邀請

當你完成排程助理的工作後，請執行以下其中一項：

• 選擇 確定 以儲存你的更改。
• 選擇 「棄置 」以取消。

您將回到新的活動詳情頁面，若有需要，您可以在那裡繼續補充會議的更多細節。 完成後，請做以下其中一項：

• 選擇 「發送 」以發送邀請函參加活動。
• 選擇 「丟棄 」以取消所有變更。