啟用和設定網站集合中的文件識別碼

Applies To
SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint Foundation 2013

文件識別碼可協助您管理文件，其提供的簡便方式，不論項目的所在位置為何，都能加以追蹤。 例如，如果法律合約從一個文件庫被移到另一個網站的封存文件庫，該合約會保留其文件識別碼。 您可以使用文件識別碼輕鬆地找到封存合約。 文件識別碼會自動指派給上傳的文件，而且這個文件識別碼會在整個生命週期中跟隨該項目。 文件識別碼也可以指派給文件組。

啟動、啟用及設定文件識別碼

若要使用文件識別碼來追蹤文件或記錄，您必須先在網站集合中啟動該功能。

啟動文件識別碼網站集合功能

注意

只有網站集合系統管理員才能夠啟用文件識別碼功能。

  1. 移至頂層網站或網站集合。
  2. 按一下標題列上的 [設定]SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 然後按一下 [網站設定]。
    在 SharePoint 群組連線的網站中，按一下標題列上的 [設定] [SharePoint 2016 設定] 按鈕。 ，然後按一下 [網站內容]，然後按一下 [網站設定]。
  3. 按一下 [網站集合系統管理] 底下的 [網站集合功能]。
  4. 在 [文件 ID 服務] 旁邊，按一下 [ 啟用]。 項目旁邊會出現 [使用中] 圖示，且目前網站集合的功能已啟用。

啟動及設定網站集合中的文件識別碼

當您為任何網站集合啟用文件識別碼功能時，網站集合中的所有文件都將自動指派文件識別碼。 網站集合中的文件數目會影響完成此程序所需時間。

注意

若要啟用和設定文件識別碼功能，您必須是網站集合系統管理員。

  1. 移至頂層網站或網站集合。

  2. 按一下標題列上的 [設定]SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 然後按一下 [網站設定]。
    在 SharePoint 群組連線的網站中，按一下標題列上的 [設定] [SharePoint 2016 設定] 按鈕。 ，然後按一下 [網站內容]，然後按一下 [網站設定]。

  3. 按一下 [網站集合系統管理] 底下的 [文件識別碼設定]。

  4. 在文件識別碼設定頁面上的 [指派文件識別碼] 區段中，確認 [指派文件識別碼] 核取方塊中有核取記號。

    在 [文件識別碼設定] 頁面指定文件識別碼

    注意

    當您在網站集合中啟用文件 ID 時，您會收到下列訊息： 文件 ID 功能的設定排程由自動化程序完成。 此程序所需的時間取決於網站集合中的文件數目。

    1. 若要設定自動附加至每個文件識別碼開頭的字元或數字自訂字串，請在 [識別碼開頭] 底下輸入字串。
    2. 如果要自動新增字首至網站集合中的所有現有文件識別碼，請選取 [重設所有文件識別碼] 核取方塊。
    3. 在 [文件識別碼查閱搜尋範圍] 區段中，選取要用來做為識別碼查閱搜尋範圍的網站。

  5. 按一下 [確定]。

當您啟用網站集合的文件識別碼時，在網站集合層級會有一欄新增至文件與文件組內容類型。 指派給項目的識別碼會出現在 [文件識別碼] 欄中。 您可以在文件庫的詳細資料窗格中找到文件識別碼。

詳細資料窗格中顯示的文件識別碼

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