在 SharePoint 中，您可以管理封存中的記錄，也可以管理與使用中文件相同的文件存放庫中的記錄。
概觀
在規劃記錄管理解決方案之前，您應該先與系統管理員一起規劃解決方案。 如需規劃和實作記錄管理解決方案的詳細資訊，請參閱 另 請參閱 一節。
記錄中心網站 可作為封存，文件在成為記錄時會複製到封存。 文件是否為記錄取決於它是否存在於記錄檔案或其他地方。
就地管理記錄是將記錄複製或移動到另一個位置，然後套用安全性和保留策略的傳統過程的替代方式。 您可以「就地」管理記錄，這表示您可以將文件留在網站上的目前位置，將其聲明為記錄，並將適當的安全性、保留和處置屬性套用至記錄。
混合方法 也是可能的。 例如，您可以在使用中文件中保留記錄兩年，然後在專案完成後將記錄移至記錄封存。
記錄中心
企業內部的內容可以提交至記錄中心，然後路由傳送至適當位置，以取得正確的權限和原則，例如到期和稽核。
中繼資料或資料相關資訊在協助管理資訊和稍後檢索資訊方面起著關鍵作用。 內容類型、內容組合管理人和虛擬資料夾等功能有助於支援中繼資料的使用。
記錄中心的功能包括：
- 文件 ID 每個文件都可以分配一個唯一標識符，即使文件存檔，該標識符也會與文檔一起保留。 這可讓 ID 可以輕鬆地參考記錄，無論文件移動到何處。
- 多階段保留 保留原則可以有多個階段，可讓您將整個文件生命週期指定為單一原則 (例如，每年檢閱合約，並在 7 年後刪除)
- 每個項目的稽核報告 您可以產生關於個別記錄的自訂稽核報告。
- 階層式檔案計劃 您可以建立深層的階層式資料夾結構，並管理階層 (中每個資料夾的保留，或從上層資料夾繼承) 。
- 檔案計劃報告 您可以產生狀態報告，顯示檔案計劃每個階段中的項目數目，以及計劃中每個節點的保留原則彙總。 分類和集中式內容類型：檔案將成為企業範圍內分類法和內容類型的消費者，確保協作空間和檔案之間的一致性和上下文傳輸。 我們將在以後的文章中更多地討論我們 2010 年的分類法投資。
- 分類法和集中式內容類型 檔案將成為企業範圍內分類法和內容類型的消費者，確保協作空間和檔案之間的一致性和上下文傳輸。 我們將在以後的文章中更多地討論我們 2010 年的分類法投資。
- 內容召集人 記錄路由器可以使用中繼資料，將傳入文件路由傳送至階層式檔案計畫中的正確位置。 例如，它可讓您自動對提交的內容強制執行規則，例如「如果購買合約使用 Project Alpha 標記，請傳送至 Alpha 合約子資料夾，並將該資料夾保留原則套用至該項目」。
- 虛擬文件夾：文件計劃是管理存儲庫的好方法，但通常時間不是您想要用來導航和查找您要查找的內容的。 SharePoint 2010 記錄中心使用稱為「中繼資料型瀏覽」的新功能，可讓您將重要中繼資料公開為虛擬資料夾：
就地記錄管理
可以啟用任何站點進行就地記錄管理，可以配置為記錄管理系統。 在這種系統中，您可以將記錄和使用中文件一起儲存在共同作業空間；這和記錄中心不同。
就地管理可讓您控制共同作業空間中的內容。 這可讓特定 SharePoint 文件 (或部落格、Wiki、網頁和清單項目) 宣告為記錄。 如有必要，系統可以根據貴組織對記錄的定義來防止刪除或編輯此類記錄。
稽核、保留、到期、報告、記錄工作流程、電子文件探索和法務保存措施，都是您可以在共同作業空間中使用的功能，因為您要在 SharePoint 對使用者的價值和資訊控管的需求之間取得平衡。
記錄可以手動宣告、作為工作流程中較大程序的一部分，或作為文件保留的排程部分，例如在 2 年後。 關鍵在於，當宣告為記錄時，內容不會移至封存，而是會停留在原處，讓使用者仍可尋找內容並與之互動。
使用就地記錄管理系統的一些其他好處有：
- 記錄可以存在於多個網站並在其間進行管理。
- 啟用版本設定時，會自動維護記錄的版本。
- 可以同時對記錄和使用中文件執行搜尋。
- 賦予您更廣泛的控制權，控管組織中哪些文件可稱為記錄，以及哪些人員可以建立記錄。
規劃解決方案時的考量項目
當您思考是否要在個別的記錄中心或建立文件的相同共同作業網站中管理記錄時，請考慮下列問題：
- 共同作業網站的控管是否適合管理記錄？
- 您的產業是否受到法規要求將記錄與使用中文件分開的規範要求？
- 是否應該信任共同作業網站的系統管理員來管理包含記錄的網站？
- 您可能會想要將記錄儲存在使用比共同作業網站更限制存取的網站中，或儲存在以不同排程備份的網站中。
- 共同作業網站會使用多久？ 如果記錄的保留時間必須超過專案進行的時間，選擇就地記錄管理策略意味著即使在不再使用協作網站之後，您也必須維護它。
- 文件成為記錄後，專案成員是否需要頻繁存取文件？ 如果您使用就地方法，則專案成員可以以相同的方式存取文件，而不論文件是使用中還是為記錄。
- 您組織中的記錄管理員是否只負責記錄，還是他們負責所有資訊，無論資訊為作用中資訊或記錄？ 如果記錄管理員只負責官方記錄，那麼擁有一個單獨的記錄中心對他們來說可能會更容易。