以自訂順序排序記錄

有時候您可能想要排序數據，不是依字母順序或數值順序排序，而是依使用者定義的順序排序， (也稱為自定義或邏輯順序) 。例如，比起依字母順序排序，將工作日排序為星期一，讓星期一第一次出現更有意義。您可以在資料表或查詢的資料工作表檢視或表單的 [表單] 檢視中排序資料。

您想要做什麼？

在此程式中，您將撰寫使用 IIf 函數來排名員工職稱的運算式。

首先，建立包含三個字段的數據表：標題、FirstName 和 LastName。在 [標題] 欄位中，輸入四筆新記錄的下列值：

在四筆記錄的 [名字] 和 [姓氏] 字段中，輸入您想要的任何名稱。

現在，在 [數據工作表檢視] 中開啟數據表。
在 [常 用] 索引 標籤的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中，按兩下 [ 進階 ]，然後按下快捷方式功能表上的 [ 進階篩選/排序 ]。
將您想要的欄位，例如 FirstName、LastName 和 Title 新增至網格線。
以滑鼠右鍵按兩下列表示式：

IIf ([Title] = “副總裁，銷售人員”， 1， IIf ([Title] = “Sales Manager”， 2， IIf ([Title] = “銷售代表”， 3， IIf ([Title] = “內部銷售協調者”， 4， 5) ) ) )

標題是包含排名值的功能變數名稱。以引弧括住的值是儲存在欄位中的個別值。後面的數值是指派給它的排名。前述表達式會將 1 到 4 指派給四個不同的標題，並將排名 5 指派給所有其他的。當您執行排序時，這個表達式中未提及的標題會被指派相同的排名 (5) 。
在包含表達式之欄的 [排序 ] 列中，按兩下 [ 遞增]。
在 [常 用] 索引 標籤的 [ 排序 & 篩選 ] 群組中，按兩下 [ 切換篩選]。

IIf 函數會傳回對應至 [標題] 欄位中值的數值。例如，如果 [標題] 字段中的值是 [銷售管理員]，則指派的數位為 2。如果 [標題] 欄位中的值未列為函數中的自變數，例如區域協調者，則會將數位指派為 5。查詢接著會以遞增順序排序這些數位。

如果您要排名的值很多，則建立查閱表格是排序數據的更好方法。

假設 [員工] 數據表參照超過 50 個不同的標題。您必須先建立查閱數據表，並準備現有數據表以查詢新數據表。然後，您將這兩個數據表建立關聯，並建立查詢。

建立會儲存標題的新查閱表格。命名數據表字幕，並將字段設定為括弧中指定的數據類型，如下表所示：

將 [標題標識符] 字段設為主鍵。
修改 [員工] 數據表，以尋找字幕數據表。
- 在 [設計檢視] 中，將 [ 標題] 字 段的名稱變更為 [標題標識符]。
- 在 [ 數據類型] 欄中，將 [數據類型 ] 變更為 [數位]。
在 [一 般] 索引 標籤的 [ 字段內容] 底下，將 [字段大小 ] 變更為 [長整數]。
儲存數據表並忽略有關數據遺失的警告。
切換到資料工作表檢視。
將標題列填入對應至標題值的 TitleID 值。

例如，如果記錄的標題值是 Sales Manager，請輸入 2。針對銷售代表，請輸入 3。
儲存並關閉資料表。

在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中，按一下 [資料庫關聯圖]。
在 [ 設計] 索引 標籤的 [資料庫關聯圖] 群組中，按兩下 [ 新增數據表 (] 或 [在 Access 2013) 中 顯示數據表 ]。
選 取 [字幕 與員工]，然後按兩下 [ 新增 ] 將其新增至 [資料庫關聯圖] 視窗。關閉 [顯示資料表] 對話方塊。
將 [標題標識符] 字段從 tblTitles 數據表拖曳到 [員工] 數據表中的 [標題標識符] 字段。

[ 編輯關聯] 對話框隨即開啟。
確定兩欄中顯示的功能變數名稱都是 TitleID，而且 [ 關聯類型 ] 方塊會顯示 [一對多]。如有需要，您可以變更功能變數名稱。
選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。
按一下 [建立] 來建立關聯。

[ 編輯關聯] 對話框隨即關閉，並儲存變更。
關閉 [ 資料庫關聯圖] 索引標籤 。

在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
在 [ 新增數據表 ([在 Access 2013) 中 顯示數據表 ] 對話框中，按兩下 [ 數據表 ] 索引卷標，按兩下 [ 員工]，然後按兩下 [字幕]。
從 [員工] 數據表新增 [員工標識符]、[姓氏] 和 [FirstName] 欄位，然後從 [標題] 數據表新增 [標題] 字段至查詢設計網格線。
切換到資料工作表檢視。