使用查詢加總資料

手動輸入範例資料

1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。

   Access 會將新的空白表格新增至您的資料庫。

   附註: 如果您開啟新的空白資料庫，則無需按照此步驟進行。不過，每當您需要在資料庫中新增資料表時，則要按照此步驟進行。

2. 按兩下標頭列中的第一個儲存格，然後輸入範例表格中的欄位名稱。

   依預設， Access 表示標題列中的空白欄位，並加上文字 [新增欄位]，如下所示：

   

3. 使用方向鍵移至下一個空白標頭儲存格 ，然後輸入第二個欄位名稱 (您也可以按 TAB 鍵或按兩下新的儲存格) 。 重複此步驟，直到您輸入所有欄位名稱為止。

4. 在範例資料表中輸入資料。

   當您輸入資料時， Access 會推斷出每個欄位的資料類型。 如果您是關聯式資料庫的新手，則應為表格中的每個欄位設定特定的資料類型，例如「數字」、「文字」或「日期/時間」。 設定資料類型有助於確保資料輸入準確，也有助於防止錯誤，例如在計算中使用電話號碼。 對於這些範例資料表，您應該讓 Access 推斷資料類型。

5. 輸入完資料後 ，按一下儲存。

   鍵盤快速鍵 按 CTRL+S。

   [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

6. 在 [資料表名稱] 方塊中，輸入範例資料表的名稱，然後按一下 [確定]。

   您可以使用每個範例資料表的名稱，因為操作方法區段中的查詢會使用這些名稱。

7. 重複這些步驟，直到您建立本節開頭所列的每個範例表格為止。

如果您不想手動輸入資料，請依照下列步驟將資料複製到試算表檔案，然後將資料從試算表檔案匯入 Access。

建立範例工作表

1. 啟動您的電子表格程序並創建一個新的空白文件。 如果您使用 Excel，預設會建立新的空白活頁簿。

2. 複製上面提供的第一個範例表格並將其貼到第一個工作表中，從第一個儲存格開始。

3. 使用試算表程式提供的技術，重新命名工作表。 為工作表提供與範例表格相同的名稱。 例如，如果範例表格名為 [種類]，請為您的工作表提供相同的名稱。

4. 重複步驟 2 和 3，將每個範例表格複製到空白工作表，並重新命名工作表。

   附註: 您可能需要將工作表新增至試算表檔案。 如需執行該作業的資訊，請參閱試算表程式的說明。

5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置，然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

1. 在 「外部資料 」標籤的「 匯入 & 連結 」群組中，按一下 「新增資料來源 」>「 從檔案 >Excel」。

   取得外部資料 - Excel 試算表對話方塊隨即出現。

2. 按一下 [ 瀏覽]，開啟您在先前步驟中建立的試算表檔案，然後按一下 [確定]。

   [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

3. 根據預設，精靈會選取活頁簿中的第一個工作表 ([客戶] 工作表 （如果您遵循上一節中的步驟，則) ，工作表中的資料會出現在精靈頁面的下半部分。 按一下 [下一步]。

4. 在精靈的下一頁上，按一下 [ 第一列包含欄標題]，然後按一下 [ 下一步]。

5. 或者，在下一頁上，使用 [欄位選項] 底下的文字方塊和清單來變更欄位名稱和資料類型，或從匯入作業中省略欄位。 否則，請按一下 [下一步]。

6. 讓 讓 Access 新增主索引鍵 選項保持選取，然後按一下 下一步。

7. 根據預設， Access 會將工作表的名稱套用至新表格。 接受名稱或輸入其他名稱，然後按一下 [完成]。

8. 重複步驟 1 到 7，直到您從活頁簿中的每個工作表建立表格為止。

重新命名主索引鍵欄位

1. 在 [導覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您在先前步驟中建立的每個表格，然後按一下 [ 設計檢視]。

2. 針對每個表格，找到主索引鍵欄位。 依預設， Access 會命名每個欄位 識別碼。

3. 在每個主索引鍵欄位的 欄位名稱 欄中，新增表格的名稱。

   例如，您可以將 [類別] 資料表的 ID 欄位重新命名為 “類別 ID”，並將 [訂單] 資料表的欄位重新命名為 “訂單 ID”。 對於「訂單詳細資料」表格，將欄位重新命名為「詳細資料 ID」。 針對 Products 資料表，將欄位重新命名為 「Product ID」。

4. 儲存變更。

每當範例資料表出現在本文中時，它們都會包含主索引鍵欄位，並且該欄位會根據上述步驟的說明重新命名。

頁面頂端

建立基本選取查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要在查詢中使用的一或多個資料表。

   選取的一或多個資料表會在查詢設計工具的上半部分顯示為視窗。

3. 按兩下您要在查詢中使用的表格欄位。

   您可以包含包含描述性資料 （例如名稱和描述） 的欄位，但您必須包含包含數值或貨幣資料的欄位。

   每個欄位都會顯示在設計格點的儲存格中。

4. 按一下 [執行 ] 以執行查詢。

   查詢結果集會出現在資料工作表檢視中。

5. 或者，切換至 [設計] 檢視並調整您的查詢。 若要這樣做，請用滑鼠右鍵按一下查詢的文件標籤，然後按一下 設計檢視。 然後，您可以視需要新增或移除表格欄位來調整查詢。 若要移除欄位，請選取設計格點中的欄，然後按 DELETE。

6. 儲存您的查詢。

新增總計列

1. 請確定您的查詢已在資料工作表檢視中開啟。 若要這樣做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的文件索引標籤，然後按一下 [資料工作表檢視]。

   -或-

   在 [導覽窗格] 中，按兩下查詢。 這會執行查詢，並將結果載入到資料表中。

2. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

   新的 [ 總計 ] 資料列會出現在您的資料表中。

3. 在 [ 總計 ] 資料列中，按一下您要加總的欄位中的儲存格，然後從清單中選取 [總和 ]。

隱藏總計列

• 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需使用總計資料列的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示資料行總計一文。

頁面頂端

計算簡單的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要在查詢中使用的資料表。

   如果您使用範例資料，請按兩下 [訂單] 表格。

   資料表會出現在查詢設計工具上半段的視窗中。

3. 按兩下您要加總的欄位。 請確定欄位已設定為 [數字] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您嘗試加總非數值欄位 （例如文字欄位） 中的值，當您嘗試執行查詢時， Access 會顯示 準則運算式中的資料類型不相符 錯誤訊息。

   如果您使用範例資料，請按兩下「運費」欄。

   如果您想要計算這些欄位的總計，您可以將其他數值欄位新增至方格。 總計查詢可以計算多個資料行的總計。

4. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [總計]。

   「總計」列會顯示在設計網格中，而「分組依據」會顯示在「運費」欄的儲存格中。

5. 將 [ 總計 ] 資料列中儲存格中的值變更為 [總和]。

6. 按一下 [執行 ] 以執行查詢，並在資料工作表檢視中顯示結果。

   提示: 請注意， Access 會將 “SumOf” 附加至您加總的欄位名稱開頭。 若要將欄標題變更為更有意義的內容，例如 「總運費」，請切換回「設計」檢視，然後按一下設計網格中「運費」欄的 「欄位」 列。 將游標放在 Shipping Fee 旁邊，然後輸入 Total Shipping 一詞，後面跟著冒號，如下所示： Total Shipping： Shipping Fee。

7. 或者，儲存查詢並關閉它。

計算排除部分記錄的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [訂單] 表格和 [訂單詳細資料] 表格。

3. 將 [訂單] 資料表中的 [訂單日期] 欄位新增至查詢設計方格中的第一欄。

4. 在第一欄的 [準則 ] 資料列中，輸入 [日期 () -1]。 該運算式會從計算的總計中排除當天的記錄。

5. 接下來，建立計算每筆交易銷售金額的欄。 在方格中第二欄的 [欄位] 列中輸入下列運算式：

   總銷售額： (1-【訂單詳情】。[折扣]/100) * ([訂單詳情]。[單價]*[訂單詳情]。[數量])

   請確定您的運算式參考欄位設定為 Number 或 Currency 資料型別。 如果您的運算式參照設定為其他資料類型的欄位，當您嘗試執行查詢時， Access 會顯示 訊息準則運算式中的資料類型不相符 。

6. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [總計]。

   「總計」列會出現在設計網格中，而「分組依據」會出現在第一欄和第二欄中。

7. 在第二欄中，將 [ 總計 ] 資料列儲存格中的值變更為 [總和]。 Sum 函數會新增個別銷售數字。

8. 按一下 [執行 ] 以執行查詢，並在資料工作表檢視中顯示結果。

9. 將查詢儲存為 Daily Sales。

   附註: 下次您在「設計」檢視中開啟查詢時，您可能會注意到 [總銷售價值] 資料行的 [欄位] 和 [總計 ] 資料列中指定的值有輕微變更。 運算式會顯示在 Sum 函數內，而 Total 列會顯示 Expression 而不是 Sum。

   例如，如果您使用範例資料並建立查詢 (，如上述步驟) 所示，您會看到：

   總銷售額：總和 ( (1-[訂單明細]。折扣/100) * ([訂單詳情]。單價*[訂單詳情]。數量) )

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建立總計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 選取您要處理的資料表，然後按一下 [新增]。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用先前列出的範例表格，請新增 產品 和 訂單詳細資料 表格。

3. 按兩下您要在查詢中使用的表格欄位。

   通常，您只會將群組欄位和值欄位新增至查詢。 不過，您可以使用計算來取代值欄位，後續步驟說明如何執行此操作。

   1. 將 [產品] 資料表中的 [類別] 欄位新增至設計方格。

   2. 在方格的第二欄中輸入下列運算式，以建立計算每筆交易銷售金額的資料行：

      總銷售額： (1-【訂單詳情】。[折扣]/100) * ([訂單詳情]。[單價]*[訂單詳情]。[數量])

      請確定您在運算式中參考的欄位是 Number 或 Currency 資料類型。 如果您參考其他資料類型的欄位，當您嘗試切換至資料工作表檢視時， Access 會顯示錯誤訊息準則 運算式中的資料類型不相符 。

   3. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [總計]。

      [總計] 資料列會出現在設計方格中，而在該資料列中，[分組依據] 會出現在第一欄和第二欄中。

   4. 在第二欄中，將 [ 總計 ] 資料列中的值變更為 [總和]。 Sum 函數會新增個別銷售數字。

   5. 按一下 [執行 ] 以執行查詢，並在資料工作表檢視中顯示結果。

   6. 保持查詢開啟，以便在下一節中使用。

      將準則與總計查詢搭配使用

      您在上一節中建立的查詢包含基礎資料表中的所有記錄。 計算總計時，它不會排除任何順序，並顯示所有類別的總計。

      如果您需要排除某些記錄，您可以將條件新增至查詢。 舉例來說，您可以忽略低於 $100 美元的交易，或只計算部分產品類別的總計。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則：

   7. 計算總計時忽略特定群組的準則。    例如，您將僅計算電玩遊戲、藝術和框架以及體育類別的總計。

   8. 計算後隱藏特定總計的準則。    例如，您只能顯示大於 $150,000 的總計。

   9. 排除個別記錄不包含在總計中的準則。    例如，當單價 * 數量) (值低於 $100 時，您可以排除個別銷售交易。

      以下步驟說明如何逐一新增條件，並查看對查詢結果的影響。

      將準則新增至查詢

   10. 在 [設計] 檢視中開啟上一節的查詢。 若要這樣做，請用滑鼠右鍵按一下查詢的文件標籤，然後按一下 設計檢視。

       -或-

       在 [導覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下查詢，然後按一下 [設計檢視]。

   11. 在「類別 ID」欄的「 準則 」列中，輸入 =Dolls Or Sports 或 Art and Framing。

   12. 按一下 [執行 ] 以執行查詢，並在資料工作表檢視中顯示結果。

   13. 切換回 [設計] 檢視，然後在 [總銷售價值] 資料行的 [準則 ] 資料列中，輸入 >100。

   14. 執行查詢以查看結果，然後切換回 [設計] 檢視。

   15. 現在新增條件以排除小於 $100 的個別銷售交易。 為此，您需要新增另一列。

       附註: 您無法在「總銷售價值」欄中指定第三個準則。 您在此直欄中指定的任何準則都會套用至總值，而不是個別值。

   16. 將運算式從第二欄複製到第三欄。

   17. 在新資料行的 [ 總計 ] 資料列中，選取 [ 位置 ]，然後在 [準則] 資料列中輸入 >20。

   18. 執行查詢以查看結果，然後儲存查詢。

       附註: 下次您在設計檢視中開啟查詢時，您可能會注意到設計方格中略有變更。 在第二欄中， 欄位 列中的運算式會顯示在 Sum 函數內，而 Total 列中的值會顯示 Expression 而不是 Sum。

       總銷售額：總和 ( (1-[訂單詳情]。折扣/100) * ([訂單詳情]。單價*[訂單 詳情]。數量) )

       您還將看到第四列。 此資料行是第二欄的複本，但您在第二欄中指定的準則實際上會顯示為新欄的一部分。

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建立交叉資料表查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下您要在查詢中使用的資料表。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用範例表格，請按兩下「訂單」表格和「訂單詳細資料」表格。

3. 按兩下您要在查詢中使用的欄位。

   每個欄位名稱都會出現在設計方格的 [欄位] 列的空白儲存格中。

   如果您使用範例表格，請從 [訂單] 表格新增 [出貨城市] 和 [出貨日期] 欄位。

4. 在 [欄位] 資料列的下一個空白儲存格中，複製並貼上或輸入下列運算式： Total Sales： Sum (CCur ([Order Details]。單價]*[數量]* (1-[優惠]) /100) *100)

5. 在 「查詢設計 」標籤的「 查詢類型」 群組中，按一下 交叉資料表。

   「總計」列和「交叉資料表」列會出現在設計網格中。

6. 按一下 [城市] 欄位中 [ 總計 ] 列中的儲存格，然後選取 [分組依據]。 對 Ship Date 欄位執行相同的操作。 將 Total Sales 欄位的 Total 儲存格中的值變更為 Expression。

7. 在「 交叉資料表 」列中，將「城市」欄位中的儲存格設定為 「列標題」，將「出貨日期」欄位設定為 「直欄標題」，並將「總銷售額」欄位設定為 「值」。

8. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   查詢結果會出現在資料工作表檢視中。

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