本文說明如何計算查詢在 Access中傳回的資料。 例如，在表單或報表上，您可以計算一或多個資料表欄位或控制項中的項目數。 您也可以計算平均值，並尋找最小值、最大值、最早值和最新值。 此外， Access 提供稱為 [總列] 的功能，可用來計算資料工作表中的資料，而不需要變更查詢的設計。
您想要做什麼？
瞭解統計資料的方法
您可以使用 Count 函數來計算欄位 (值) 欄中的項目數。 Count 函數屬於一組稱為彙總函數的函數。 您可以使用彙總函數對資料欄執行計算，並傳回單一值。 除了 Count 之外，Access 還提供了許多聚合函數，例如：
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Sum，用於對數字列求和。
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平均值，用於平均一列數字。
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最大值，用於尋找欄位中的最高值。
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最小值，用於尋找欄位中的最低值。
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Standard 偏差 ，用於測量值從平均值 (平均) 的分散程度。
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變異數，用於測量直欄中所有值的統計變異數。
Access 提供兩種方式，可將 Count 和其他彙總函式新增至查詢。 您可以：
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在資料工作表檢視中開啟查詢，然後新增 [總計] 資料列。 [總計列] 可讓您在查詢結果集的一或多個資料行中使用彙總函數，而不需要變更查詢的設計。
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建立總計查詢。 總計查詢會計算記錄群組的小計。 例如，如果您想要依城市或季對所有銷售額進行小計，您可以使用總計查詢，依您想要的類別將記錄分組，然後加總銷售數字。 相反地，「總計」列會計算一或多個資料) 欄 (欄位的總計。
附註: 本文件中的操作說明區段強調使用 Count 函數，但請記住，您可以在 Total 列和查詢中使用其他彙總函數。 如需使用其他彙總函式的詳細資訊，請參閱本文稍後的 彙總函式參考 。
如需使用其他彙總函式方式的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示資料行總計一文。
下列各節中的步驟說明如何新增 Total 資料列，以及如何使用總計查詢來計算資料。 當您繼續操作時，請記住 Count 函數比其他彙總函數在更多資料類型上運作。 例如，您可以針對任何類型的欄位執行 Count 函數，但包含複雜重複純量資料的欄位除外，例如多值清單的欄位。
相反地，許多彙總函數僅適用於設定為特定資料類型的欄位中的資料。 例如， Sum 函數僅適用於設定為 Number、Decimal 或 Currency 資料類型的欄位。 如需每個函式所需資料類型的詳細資訊，請參閱本文稍後的 彙總函式參考。
如需資料類型的一般資訊，請參閱修改 或變更欄位的資料類型集一文。
使用 Total 列來計算資料
您可以在 [資料工作表] 檢視中開啟查詢，新增資料列，然後選取 [計數] 函數或其他彙總函數，例如 [總和]、[ 最小值]、[ 最大值] 或 [平均值]，將 [總計] 資料列新增至查詢。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢並新增 Total 資料列。
建立基本選取查詢
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在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
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按兩下您要在查詢中使用的一或多個資料表，然後按一下 [關閉]。
選取的一或多個資料表會在查詢設計工具的上半部分顯示為視窗。 下圖顯示查詢設計工具中的一般資料表：
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按兩下您要在查詢中使用的表格欄位。
您可以包含包含描述性資料 （例如名稱和描述） 的欄位，但您必須包含包含您要計算之值的欄位。
每個欄位都會顯示在查詢設計方格的欄中。
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在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。
查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。
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或者，返回 [設計] 檢視並調整您的查詢。 若要這樣做，請用滑鼠右鍵按一下查詢的文件標籤，然後按一下 設計檢視。 然後，您可以根據需要新增或移除表格欄位來調整查詢。 若要移除欄位，請選取設計格點中的欄，然後按 DELETE。
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或者，儲存您的查詢。
新增總計列
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在資料工作表檢視中開啟查詢。 以滑鼠右鍵按一下查詢的文件索引標籤，然後按一下 [資料工作表檢視]。
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在 [導覽窗格] 中，按兩下查詢。 這樣做會執行查詢，並將結果載入到資料表中。
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在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。
新的 [ 總計 ] 資料列會出現在資料表中最後一列資料的下方。
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在 [總計] 資料列中，按一下您要加總的欄位，然後從清單中選取 [計數]。
隱藏總計列
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在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。
如需使用總計資料列的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示資料行總計一文。
使用總計查詢來計算資料
當您需要計算查詢傳回的部分或全部記錄時，您可以使用總計查詢而不是總計列來計算資料。 例如，您可以計算銷售交易數量，或單一城市的交易數量。
一般而言，當您需要在資料庫的其他部分 （例如報表） 中使用結果值時，您會使用總計查詢，而不是 Total 列。
計算查詢中的所有記錄
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在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
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按兩下您要在查詢中使用的資料表，然後按一下 [關閉]。
資料表會出現在查詢設計工具上半段的視窗中。
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按兩下您要在查詢中使用的欄位，並確定您包含要計數的欄位。 您可以計算大部分資料類型的欄位，但包含複雜重複純量資料的欄位除外，例如多值清單的欄位。
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在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [總計]。
[總計] 列會出現在設計方格中，而 [分組依據] 會出現在查詢中每個欄位的列中。
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在 總計 列中，按一下您要計數的欄位，然後從產生的清單中選取 計數 。
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在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。
查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。
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或者，儲存查詢。
計算群組或類別中的記錄
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在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
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按兩下您要在查詢中使用的一或多個資料表，然後按一下 [關閉]。
一或多個資料表會出現在查詢設計工具上半部的視窗中。
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按兩下包含類別資料的欄位，以及包含您要計算之值的欄位。 您的查詢不能包含其他描述性欄位。
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在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [總計]。
[總計] 列會出現在設計方格中，而 [分組依據] 會出現在查詢中每個欄位的列中。
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在 總計 列中，按一下您要計數的欄位，然後從產生的清單中選取 計數 。
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在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。
查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。
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或者，儲存查詢。
彙總函數參考
下表列出並說明 Access 提供用於 [總計] 列和查詢的彙總函數。 請記住， Access 為查詢提供的彙總函數比 Total 列提供更多的彙總函數。
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函數 |
描述 |
可搭配使用的資料類型 |
|---|---|---|
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Sum |
加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。 |
數字、小數、貨幣 |
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Average |
計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。 |
數字、小數、貨幣、日期/時間 |
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Count |
計算欄中的項目數量。 |
所有資料類型除外，但包含複雜重複純量資料的資料類型除外，例如多值清單的資料行。 如需多值清單的詳細資訊，請參閱文章 建立或刪除多值欄位。 |
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Maximum |
傳回最高值的項目。 對於文字資料，最高值是最後一個字母值， Access 忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。 |
數字、小數、貨幣、日期/時間 |
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Minimum |
傳回最低值的項目。 對於文字資料，最低值是第一個字母值， Access 忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。 |
數字、小數、貨幣、日期/時間 |
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標準差 |
測量值與平均值 (平均) 的分散程度。 如需使用此功能的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示資料行總計一文。 |
數字、小數、貨幣 |
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Variance |
計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含少於兩列， Access 會傳回空值。 如需變異數函數的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示資料行總計一文。 |
數字、小數、貨幣 |
