Access 隨附的每個範本都是完整的追蹤應用程式，其中包含預先定義的數據表、表單、報表、查詢、宏和關聯。 這些範本設計為立即實用，因此您可以建立以範本為基礎的新資料庫，並快速啟動並執行。 不過，有時候您可能會想要修改新的資料庫，例如新增或重新命名字段，或變更報表。
本文說明如何執行您可能想要套用到從範本建立之資料庫的最常見修改。 如需有關特定區域的更深入資訊，請參閱文章的連結。
您想要做什麼？
了解數據表和欄位的基本概念
建立資料庫時，您會將資料儲存在數據表中，也就是以主旨為基礎的列和欄清單。 您將要追蹤的資訊項目儲存在欄位 (也稱為欄) 。 例如，在 [聯繫人] 數據表中，您可以建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 和 [位址] 的字段。 針對 [產品] 數據表，您可以建立 [產品名稱]、[產品標識符] 和 [價格] 字段。
請務必謹慎選擇欄位。 例如，建立欄位以儲存計算值通常是個壞主意。 在大多數情況下，您可以讓 Access 在需要時計算值。 當您選擇欄位時，請嘗試將資訊儲存在其最小實用的部分。 例如，請考慮將名字和姓氏分開儲存，而非單一字段中的全名。 一般而言，如果您需要報告、排序、搜尋或執行資訊項目的計算，請將它放在一個字段中。
如需設計資料庫及選擇欄位的詳細資訊，請參閱資料庫設計的基本概念一文。
欄位具有特定定義特性。 例如，每個欄位都有可唯一識別數據表內欄位的名稱。 欄位也有選擇要與所儲存資訊相符的數據類型。 數據類型會決定可以儲存的值以及可在這些值上執行的作業，以及每個值要撥出多少儲存空間。 每個欄位也有一組稱為屬性的相關聯設定，可定義欄位的外觀或行為特性。 例如， Format 屬性會定義欄位的顯示版面配置，也就是顯示時應顯示的方式。
在資料表中插入、加入或建立新欄位
您可以在 [數據工作表檢視] 中輕鬆地將欄位新增至資料表。 不過，您也可以在 [設計視圖] 中新增欄位至資料表。 在 [數據工作表檢視] 中，將部分數據輸入 [ 按兩下以新增 ] 欄標題下方的儲存格，即可新增欄位。 您也可以在 [設計檢視] 中將字段新增至數據表。
若要深入瞭解如何在 [數據工作表檢視] 中新增欄位至數據表，請參閱新增 或刪除資料工作表中的數據行一文。
若要深入瞭解如何在 [設計視圖] 中新增欄位至數據表，請參閱 建立數據表及新增字段一文。
附註: 當您新增欄位至資料表時，該欄位不會自動新增至您現有的表單和報表。 您必須手動將欄位新增至這些表單和報表，才能出現在表單和報表中。
刪除資料表中的欄位
如果可能的話，您應該避免從其中一個提供範本產生的資料庫中刪除欄位，很可能該欄位受雇於其他資料庫物件，例如表單和報表。 因此，當您嘗試使用其他使用該欄位的資料庫物件時，刪除欄位會造成後果，因為資料庫對象無法如預期般運作。 您必須從所有使用該欄位的物件中移除欄位的任何參照，才能讓其他物件正確運作。
當您決定必須從範本產生的資料庫中刪除欄位時，您可以在 [資料工作表檢視] 或 [設計檢視] 中執行此動作。 請記住，如果其他資料庫物件參照刪除的欄位，您必須修改這些其他物件才能移除參照。 例如，如果報表包含系結至已刪除欄位的控件，而您執行報表，就會出現錯誤訊息，因為 Access 找不到該字段的數據。
當您刪除欄位時，會永久刪除儲存在該欄位中的所有資訊。 因此，刪除欄位時應小心謹慎，而且應先建立資料庫的備份複本，再刪除欄位。
在您可以刪除欄位之前，您必須確定該欄位不會參與任何資料表關聯。 如果您嘗試刪除存在關聯的欄位，Access 會警告您必須先刪除關聯。
如需如何刪除數據表關聯的逐步指示，請參閱 建立、編輯或刪除關聯一文。
如需如何從數據表刪除欄位的逐步指示，請參閱 刪除欄位一文。
重新命名字段或數據表
如果可能的話，您應該避免重新命名資料庫中由其中一個提供範本產生的欄位或數據表，有可能是該字段或數據表受雇於其他資料庫物件，例如表單和報表。 因此，當您嘗試使用使用字段或數據表的其他資料庫物件時，重新命名字段或數據表可能會造成後果。 如果其他物件仍參照舊名稱，則可能無法如預期般運作。 若要讓其他物件正常運作，舊名稱必須變更為新名稱。 如果在 [Access 選項] 對話方塊的 [目前的資料庫] 類別中選取 [執行名稱自動更正] 複選框，則大部分的工作都會自動為您完成。
建議您變更 [數據工作表檢視] 中欄標題中顯示的文字。 您可以這樣做，而不需要重新命名字段。 如果您只要變更欄標題中的文字，而且不想重新命名字段，請參閱 變更欄標題中顯示的文字一節。
必要時，您可以在 [導航窗格] 中重新命名數據表，或在 [數據工作表檢視] 或 [設計檢視] 中重新命名字段。 執行此動作之前，如果您尚未開啟 [ 名稱自動更正 ] 選項，您應該考慮開啟此選項。
開啟 [名稱自動更正] 選項
當您重新命名字段、數據表、表單或報表等資料庫物件時，通常會想要在整個資料庫傳播名稱變更。 否則，參照舊名稱的對象將無法如預期般運作。 Access 提供名稱自動更正功能，可協助傳播名稱變更。 根據預設， Access中所有新資料庫的 名稱自動更正 功能都會開啟。 不過，如果已關閉，您可以執行下列動作來將它開啟。
開啟 [名稱自動更正] 選項
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按一下 [檔案] > [選項]。
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在 [ 存取選項] 對話框的左窗格中，按兩下 [ 目前資料庫]。
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在 [名稱自動更正選項] 底下，選取 [追蹤名稱自動更正資訊 ] 複選框，然後選取 [ 執行名稱自動更正 ] 複選框。
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如果您想要保留記錄名稱自動更正所執行之每項變更的數據表，請選取 [ 記錄名稱自動更正變更 ] 複選框。
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按一下 [確定]。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
附註: 名稱自動更正功能與自動更正功能不同。 名稱自動更正功能會更正對象之間的參照。 自動更正功能會更正經常拼錯的單字或片語。
在 [數據工作表檢視] 中重新命名字段
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在 [導航窗格] 中，按兩下您要重新命名字段的數據表。
數據表隨即在 [數據工作表檢視] 中開啟。
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以滑鼠右鍵按鍵按下要重新命名之欄標題，然後按下快捷方式選單上的 [ 重新命名功能變數 ]。
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輸入欄位的新名稱，然後按 ENTER。
在 [設計檢視] 中重新命名字段
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下您要重新命名字段的數據表，然後按兩下快捷方式選單上的 [ 設計檢視 ]。
數據表隨即在 [設計視圖] 中開啟。
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針對您要重新命名的欄位，按下 [ 功能變數名稱 ] 欄中的儲存格。
提示: 若要選取整個功能變數名稱，請指向名稱中第一個字元的左邊，直到指標變成箭號為止，然後按兩下。
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編輯文字以重新命名字段。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
重新命名資料表
您可以直接從 [導航窗格] 重新命名資料表和其他大部分的資料庫物件。
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下要重新命名的數據表，然後按兩下快捷方式選單上的 [ 重新命名 ]。
附註: 您必須先關閉所有參照數據表的已開啟物件，才能將其重新命名。
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輸入新名稱，然後按 ENTER。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
變更欄標題中顯示的文字
標題 是您可以藉由設定欄位的 Caption 屬性來指派給欄位的標題或標題。 標題 與功能變數名稱無關，每一個字段都有功能變數名稱，也可以有 標題。 例如，您可能會希望功能變數名稱是一個不含內嵌空格的單字。 接著，您可以使用 Caption 屬性來建立包含空格的描述性名稱。 Access 會將 標題 取代 [數據工作表檢視] 中的功能變數名稱，以及查詢、表單和報表中的標籤和標題。
如果您不提供 Caption 屬性的 文字，預設會使用功能變數名稱。
如果您想要變更 [資料工作表檢視] 中欄標題中顯示的名稱，您可以在不變更域名的情況下，設定字段的 Caption 屬性。 若要變更欄位的 Caption 屬性，請執行下列動作：
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下要變更 標題 的數據表，然後按兩下快捷方式選單上的 [設計檢視]。
數據表隨即在 [設計視圖] 中開啟。
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按下您要設定其標題屬性之字段 [功能變數名稱] 欄中的儲存格。
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在底部區段的 [ 字段內容] 底下，按兩下 [ 一般 ] 索引標籤上的 [ 標號]。
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輸入欄位的新 標題。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
下次您在 [數據工作表檢視] 中開啟數據表時，欄標題中會顯示 標題 而非功能變數名稱。
將欄位新增至表單或報表
當您根據範本建立資料庫時，資料庫會包含許多內建、預先設計的表單和報表，您可以立即使用。 不過，您可能會發現您想要在表單或報表中新增其他欄位。 當您新增欄位至表單或報表時，您會建立所謂的 控件。
控制項是顯示資料、執行動作，以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。 控件可以系結、未系結和計算。
如需您可以在表單和報表中使用的控件類型的完整清單，請參閱 控件簡介一文。
在 [版面配置檢視] 中新增欄位至表單或報表
建立表單或報表之後，您可以使用 [版面配置檢視] 輕鬆微調其設計。 您可以使用實際的即時數據做為指南，調整欄位寬度並重新排列欄位。 您可以在表單或報表上放置新欄位，並設定表單或報表及其控件的屬性。
若要切換到 [版面配置檢視]，請在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按兩下窗體或報表，然後按下快捷方式功能表上的 [版面配置 檢視 ]。 或者，您可以按兩下 Access 狀態列上的 [版面配置 檢視 ] 按鈕，或以滑鼠右鍵按兩下表單或報表的檔案索引卷標，然後按下快捷方式選單上的[版面配置 檢視 ]。
開啟屬性表
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在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [屬性表]。
捷徑 按 F4。
您可以使用 [ 欄位清單 ] 窗格，將基礎表或查詢中的欄位新增至設計。 若要顯示 [ 欄位清單 ] 窗格，請在 [格式] 索 引 標籤的 [ 控件] 群組中，按兩下 [ 新增現有字段]。 接著，您可以直接從 [ 字段清單 ] 窗格將字段拖曳到設計上。
顯示 [欄位清單] 窗格
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在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。
從 [欄位清單] 窗格新增欄位
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若要新增單一欄位，請將欄位從 [ 欄位清單 ] 窗格拖曳到您要在表單或報表上顯示該欄位的區段。
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若要一次新增多個欄位，請按住 CTRL，然後按一下您想要的欄位。 將選取的欄位拖曳到表單或報表上。
當您將欄位放到區段時，Access 會為每個欄位建立系結文字框控制件，並自動將標籤放在每個欄位旁邊。
如需表單和報表的詳細資訊，請參閱新增 字段至表單或報表、 在Access中建立表單和 建立簡易報表一文。
新增儲存檔、檔案或影像的欄位
您可以使用 Access 新增含有 [附件] 數據類型的欄位，以儲存一或多個檔、檔案或影像。 您可以使用附件欄位將多個檔案儲存在單一欄位中。 您甚至可以在該欄位中儲存多個類型的檔案。 例如，在僱用候選字資料庫中，除了相片之外，您還可以附加一或多個履歷表至每位聯繫人的記錄。
在資料表中新增附件欄位
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下您要新增欄位的數據表，然後按兩下快捷方式選單上的 [ 設計檢視 ]。
數據表隨即在 [設計視圖] 中開啟。
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在 [ 功能變數名稱] 欄中，按兩下第一個空白列，然後輸入新字段的名稱。
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按兩下 [ 資料類型 ] 列中相鄰的儲存格，然後選取清單中的 [附件 ]。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
Access 可能會顯示一則訊息，指出您無法在儲存數據表後復原變更。 這表示您無法將欄位轉換成其他資料類型，但如果您認為您有錯誤，可以刪除欄位。
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按兩下 [是 ] 確認變更。
將 [附件] 欄位新增至資料表後，您可以使用 [ 附件 ] 對話框將文件、檔案或影像新增至記錄。
新增附件至欄位
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在 [導航窗格] 中，按兩下您要新增附件的數據表。
數據表隨即在 [數據工作表檢視] 中開啟。
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在數據表中，按兩下附件欄位。
[附件] 對話方塊隨即出現。
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按一下 [新增]。
[選擇檔案] 對話方塊就會出現。
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使用 [ 查詢 ] 列表瀏覽至您要附加至記錄的檔案，選取檔案，然後按兩下 [ 開啟]。
請注意，您可以選取任何支援之數據類型的多個檔案。
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按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]，將檔案新增至資料表。
Access 會將檔案新增至字段，並遞增指出附件的數位。
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視需要重複這些步驟，將檔案新增至資料表中目前的欄位或其他欄位。
如需附件欄位的詳細資訊，請參閱將 檔案和圖形附加到資料庫中的記錄一文。
變更欄位的顯示方式
您可以自訂欄位顯示時的顯示方式。 例如，您可以設定顯示格式以在整個資料庫中使用，例如表單和報表，或在 [數據工作表檢視] 中開啟資料表時。 若要設定顯示格式，請設定字段的 Format 屬性。 欄位的 Format 屬性會由您建立的新表單和報表自動繼承。
在 [數據工作表檢視] 中設定顯示格式
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在 [導航窗格] 中，按兩下包含您要設定格式之欄位的數據表。
數據表隨即在 [數據工作表檢視] 中開啟。 -
按下您要設定顯示格式的欄位。
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在 [欄 位] 索引標籤的 [ 格式設定 ] 群組中，按兩下 [ 格式] 旁下拉式清單中的箭號，然後選取格式。
功能變數會以新的顯示格式顯示。
在 [設計檢視] 中設定顯示格式
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在 [導航窗格] 中，以滑鼠右鍵按下包含您要變更顯示格式之欄位的數據表，然後按兩下快捷方式選單上的 [ 設計檢視 ]。
數據表隨即在 [設計視圖] 中開啟。
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按下您要設定顯示格式的欄位。
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在 [ 字段內容] 底下的 [一般] 索 引 標籤上，按兩下 [ 格式] 方 塊。
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按下拉式清單，然後選取顯示格式。
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若要儲存變更 ，請按 兩下 [快速存取工具列] 上的 [儲存]。
