在 Access 中建立郵寄標籤

Microsoft Access 提供數個不同的選項，讓您建立包含儲存在 Access 資料表中之資料的標籤。最簡單的方法是使用 Access 中的 [標籤精靈] 來建立和列印格式化為符合標籤的報表。標籤可以包含儲存在 Access 表格中的資料，或從其他來源（例如 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 連絡人清單）匯入或連結的資料。您可以在 Access 中將標籤建立為報表，也可以將資料與 Microsoft Word 文件「合併」，然後從 Word 列印標籤。本文概述了所涉及的步驟。

您想要做什麼？

使用 Access 建立和列印標籤
使用 Microsoft Word 中的合併列印精靈列印 Access 資料

使用 Access 建立和列印標籤

在 Access 中，您可以將標籤建立為報表，其格式設定為較小的頁面大小，以符合所需的標籤。標籤最常見的用途是郵寄，但任何 Access 資料都可以以標籤格式列印，以用於各種目的。如果是郵寄標籤，報表會從包含地址的資料表或查詢取得地址資料。列印報告會為基礎記錄來源中的每個地址提供單一標籤。

如需從其他來源連結或匯入資料的詳細資訊，例如Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook () ，以用於標籤，請參閱匯入和匯出資料簡介一文。

「標籤精靈」會詢問您一系列有關標籤的問題，以及您要在標籤上顯示的資料。精靈會建立報告，然後您可以視需要自訂報告。

使用 Access 中的 [標籤精靈] 建立標籤

在導覽窗格中，選取包含您要在標籤上顯示之資料的物件。這通常是資料表、連結資料表或查詢，但您也可以選取表單或報表。
在 [建立] 索引標籤上，按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

Access 會啟動標籤精靈。
1. 如果您知道標籤的製造商和產品編號：
  - 在 [依製造商篩選] 方塊中選擇製造商。
  - 在 [ 您想要什麼標籤大小？] 方塊中選取您的標籤。
    
    否則，請嘗試尋找「維度」和 「跨欄的數字 」中的值與您的標籤相符的產品。
    
    如果找不到類似的標籤：
  - 按一下 自訂， 然後按一下新增。
    
    「 新標籤 」對話方塊隨即顯示。
  - 測量您的標籤，並在「 新建標籤 」對話方塊的適當方塊中輸入測量值。
  - 在 [標籤名稱 ] 文字方塊中輸入自訂標籤的名稱，選擇您想要的標籤類型和方向，然後按一下 [ 確定]。
    
    如果您已建立自訂標籤，且想要選取它：
  - 按一下 [ 顯示自訂標籤大小]，然後按一下您要的自訂標籤。
2. 在標籤類型下選取「送紙」或「連續」，然後按一下「下一步」。
3. 選擇您想要在標籤上使用的字體名稱、大小、粗細和文字顏色，然後按一下 下一步。
4. 在精靈的 [ 您想要在郵件標籤上使用什麼] 頁面上，從 [ 可用欄位 ] 清單中選擇您要在標籤上顯示的欄位，然後按兩下這些欄位以新增至 [ 原型標籤 ] 方塊。
  - 若要在 「原型」標籤 方塊中的欄位之間新增空格，請按空格鍵。
  - 若要建立新線，請按 ENTER。
  - 若要在欄位和線之間移動，請使用方向鍵。
  - 若要從方塊中移除欄位，請按 BACKSPACE。
  - 若要新增其他文字或標點符號 (例如城市名稱後面的逗號) ，請按一下以將游標放在您要顯示文字的位置，然後開始輸入。每個標籤上的文字都相同。
    
    附註: 您只能使用標籤精靈新增下列資料類型的欄位：簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 、數字、日期/時間、貨幣、是/否或附件。若要新增其他資料類型的欄位，請在完成 [標籤精靈] 之後，在 [設計] 檢視中開啟標籤報表，然後使用 [欄位清單] 窗格來新增欄位。若要在報表在 [設計] 檢視中開啟時開啟 [欄位清單] 窗格，請按 ALT+F8。
    
    當您按照您想要的方式在標籤上排列欄位時，請按一下 下一步。
5. 在下一頁上，您可以選擇要排序標籤的欄位。例如，您可能想要依大型郵件的郵遞區號排序。從 [ 可用欄位 ] 清單中選擇您要排序依據的欄位，然後按兩下這些欄位以新增至 [排序依據] 方塊。完成時按一下 [下一步]。
6. 在最後一頁上，輸入標籤的名稱，然後按一下 [完成]。
  
  如果您選擇 [ 查看標籤，因為它們 看起來會列印在標籤精靈的最後一頁上]，Access 會在 [列印預覽] 中顯示標籤。您可以按一下標籤來放大和縮小，或使用狀態列上的縮放控制項。
  
  如果您在 [標籤精靈] 的最後一頁選擇 [修改標籤設計] ，Access 會在 [設計] 檢視中顯示標籤報表。
  
  附註: 列印預覽是唯一一個檢視，您可以在其中查看您已配置的資料行。如果您在 [報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中檢視報表，Access 會在單一資料行中顯示所有資料。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤看起來不符合您的要求，您可以在 [設計] 檢視中開啟報表並進行變更，以自訂版面配置。使用標示時，通常使用「設計」檢視會更容易，您可以在其中更精確地控制版面配置。若要查看您在「設計」檢視中所做的變更結果，請切換至 [列印預覽]。

如果 Access 顯示沒有足夠水平空間來顯示資料的訊息

此訊息出現時，是某些標籤測量的副作用。通常，當標籤非常靠近標籤紙的左右邊緣時，就會發生這種情況。這可能會導致精靈指定一些超出正常列印範圍的測量值，進而導致在您預覽或列印標籤時出現訊息。

如果您對標籤上文字的對齊方式感到滿意，而且您不會每隔一頁看到空白頁，那麼您可能想要保持報告的設計不變，並且每次出現時只需在訊息上按一下確定即可。否則，您可以嘗試調整一些頁面設定選項，如下一節所述。

如果您的資料與標籤未正確對齊

在許多情況下，您可以透過在「設計」檢視中進行調整來修正標籤版面配置的小問題。您可以移動控制項，也可以透過變更「詳細資料」區段的寬度或高度來調整標籤大小。

若要切換至 [設計檢視]，請以滑鼠右鍵按一下 [導覽窗格] 中的報表，然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視 ]。

如果您需要變更標籤之間的邊界或間距，您可以在「設計」檢視中使用「 頁面設定 」對話框：

在「頁面設定」標籤的「頁面版面配置」群組中，按一下「欄」。「 頁面設定」 對話方塊隨即顯示，並選取「欄」標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以在「 頁面設定 」對話方塊的三個區段中變更下列設定：

區段	選項	描述
格線設定	欄數	這應該等於整個頁面的標籤數量。
	列間距	輸入新值以增加或減少標籤列之間的垂直間距。
	欄間距	輸入新值以增加或減少標示欄之間的水平間距。
欄大小	Width	設定此值時，請記住邊界設定和欄間距。您可以按一下「頁面設定」對話框中的「列印選項」來檢查和調整邊界。
	Height	視需要調整每個標籤的高度。
	與細節相同	選取時，將欄寬度和高度設定為等於「設計」檢視中「詳細資料」區段的寬度和高度。
欄佈局	向下，然後穿過	選取後，您的標籤資料會向下列印第一欄，然後向下列印第二欄，依此類推。
	橫過，然後向下	選取後，您的標籤資料會列印在第一列，然後列印在第二列，依此類推。

附註: 您也可以在「列印預覽」中按一下「列印預覽」標籤上的「欄」來開啟「頁面設定」對話方塊。當您按一下 「確定 」關閉對話方塊時，您的變更會立即反映在「列印預覽」中。

列印標籤

在任何檢視 (中開啟報表，或在導覽窗格) 中選取報表。
在 [ 檔案 ] 索引標籤上，按一下 [列印]，然後按一下 [列印]。

Access 會顯示 [列印] 對話方塊。
輸入您選擇的選項，例如印表機、列印範圍及列印份數。
按一下 [確定]。

頁面頂端

使用 Microsoft Word 中的合併列印精靈列印 Access 資料

如果您的地址儲存在 Access 中，但您想要將地址匯出至 Word，以便使用其合併列印功能來格式化和列印標籤，您可以使用 Word 中的合併列印精靈。

在 [導覽窗格] 中，選取包含您要列印之資料的資料表或查詢。
在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中，按一下 [Word 合併]。
在 Microsoft Word 合併列印精靈對話方塊中，如果您已建立文件，而且想要將資料連結至該文件，請按一下 [將資料連結至現有的 Microsoft Word 文件]。否則，請按一下 [建立新文件]，然後將資料連結至該文件。
按一下 [確定]。

如果您選擇 [將資料連結至現有的 Microsoft Word 文件]，則會開啟 [選取 Microsoft Word 文件] 對話方塊。選取您要的文件，然後按一下 [開啟]。該文檔將在 Word 中打開。

如果您選擇建立新文件，Word 會開啟空白文件。
在 Word 中，遵循 [合併列印] 工作窗格中的指示。當您到達 Word 郵件合併處理程序的步驟 3 (選取收件者) 時，您將已選取在此程序的步驟 1 中選擇的資料來源。如需 Word 合併精靈的詳細資訊，請參閱 Word 說明。

附註: 您可以使用 Word 列印地址，無論地址儲存在何處。從 Word，您可以連線到儲存在各種程式（例如 Excel、Outlook 和 Access）中的位址清單。或者，如果您沒有地址清單，可以在 Word 中建立地址清單，然後列印標籤。如需詳細資訊，請參閱 Word 說明。