在 Microsoft 團隊中的檔案上共同作業

隨著您的小組合作,您無疑會有您想要共用並共同作業的檔案。 團隊可讓您輕鬆共用檔案並共同處理檔案。 如果您是在 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 檔案中工作,您的同事甚至可以在小組中查看、編輯及共同作業(在 Visio 中進行編輯時需要授權)。

附註: 如果檔案並非上述其中一種類型,則必須在 SharePoint 或其對應的應用程式中查看。

您的 [檔案] 文件庫

在每個團隊中都有個頻道。 您可以將這些頻道想像成讓整個小組討論特定主題的位置,例如近期訓練或專案更新。 每個頻道都有自己的檔案資料夾,您可以在其中共用該特定頻道的檔案。 若要存取該資料夾,請移至該頻道,然後選取交談視窗上方的 [檔案] 索引標籤。

[檔案] 文件庫可讓您與團隊共同處理檔案

附註: 請務必使用 [頻道交談] 視窗頂端的 [檔案] 索引標籤,而不是應用程式左側的 [檔案] 按鈕。 該按鈕可讓您存取所有雲端檔案,而不只是特定頻道的檔案。

在文件庫中,您可以上傳現有的檔案或建立新檔案。 當您上傳檔案時,會在團隊中建立複本。

上傳現有的檔案

將現有檔案上傳到文件庫有兩種主要方式。 這兩種方法都是透過移至頻道的 [檔案] 資料夾,並根據預設方式,將您的檔案複本上傳到 [頻道] 資料夾。

  • 拖放-使用滑鼠,將檔案從目前所在位置拖曳到 [小組] 視窗上的檔案,並將其放在檔案中。 

  • 上傳-選取 [上傳],然後選取您想要上傳的一個或多個檔案,然後選取 [開啟]。

建立或上傳新檔案至頻道的 [檔案] 文件庫

您上傳的任何檔案將可由您團隊的任何成員存取。 就像在 SharePoint 中,您可以將特定檔案釘選到清單的頂端,以便輕鬆存取。

建立檔案

若要在 [團隊] 中建立 Word、PowerPoint 或 Excel 檔,請選取 [新增],然後選取您想要建立的檔案類型。 新檔案將會在團隊中開啟,以便您開始編輯,如果您想要在桌上型電腦版的應用程式中工作,請在功能區的中央,選取 app 頂端的 [在傳統型應用程式中開啟]。

一旦建立您的新檔案,您的小組成員就能進行編輯。

附註: Linux 使用者將無法使用桌面 Office app 開啟檔案。

共同編輯檔案

已上傳並共用至小組的檔案可供小組中的每一個成員存取。 在 Office 網頁版、Android 版或 iOS 版 Office,或 Microsoft 365中的最新應用程式,您和您的小組成員可以共同編輯 Word、PowerPoint 或 Excel 檔,或在 Visio 檔案上加上批註。 您無需取出檔案,或擔心您的其中一個同事是否已開啟該檔。 只要開啟您需要編輯的檔案,而且如果其他小組成員正在編輯它,您的變更就會在您工作時順利合併。

與小組外的人員共用

如果檔案是 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 檔案,則最簡單的共用方式就是在其對應的Office 網頁版 或傳統型應用程式中開啟檔案。 選取視窗右上角的 [共用]。 在其中輸入您想要用來傳送電子郵件的人員別名或電子郵件地址,或選取 [複製連結] 以選擇您共用連結的位置。

Excel 中的 [共用] 圖示與對話方塊

重要: 若要與小組外的人員共用,您必須在 Office 網頁版 或 Office 桌面應用程式中開啟檔案。

如果您想要與組織外部的人員共用,您可能必須選取 [許可權] 下拉式清單(在您新增共用物件的位置上方),然後選取特定人員可以存取該檔案。

使用 [連結設定] 對話方塊來指定共用連結的許可權

共用檔案之後,這些使用者就能即時編輯檔案(除非您在 [連結設定] 對話方塊中取消選取 [允許編輯]),就像您團隊的其他成員一樣。

附註: Linux 使用者將無法使用傳統型 Office 應用程式開啟檔案,且需要使用 Office 網頁版。

另請參閱

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