如何評估項目變更要求

由 Jane Suchan 所提供，PMP

未受控制的變更是項目經理最大的任務之一。     這就是為什麼實心的變更管理程式可以是項目經理的最佳朋友。 將這類處理程式設定為能讓您交付客戶要求、時程表所需的專案，以及在同意的預算內。 如果不變更控制，專案範圍就會變成移動目標，而您有遺失一或多個專案成功因素的風險。 管理及控制變更的能力，尤其是專案範圍的變更，是達成目標的關鍵，也是專案經理的一般效能指標。 項目變更具有必要性，您必須準備好在專案變更時處理，而非萬一變更。

平衡變更管理和管理方式

對於專案經理來說，其中一個挑戰是要在控制項目變更的需求之間取得平衡，同時避免不必要的管理。 問題是：臨界點在哪裡？ 由於每個專案都是獨一無二的，因此變更控件停止加值並變成繁體磁帶的點會因專案而異。

有些項目關係人，甚至是專案小組成員，可能會覺得設定變更控制是您避免範圍變換的方式，而且您很希望有彈性並執行最適合客戶和企業的動作。 請務必消除這種感知。 讓他們知道您正在執行的動作正好相反：您正在實作一個有效率的程式，以持續評估要求的變更。 如果將變更視為一個好主意，則您將會有在需要時回應的程式。

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項目變更管理計劃

為了協助您快速回應，專案變更管理計劃會說明發生偏差時會發生什麼情況。 這不是要防止變更;相反地，其目的是建立程式大綱，清楚說明變更的傳達方式、決策方式，以及項目調整方式。

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將變更控件放在原處

您應該在建立重要交付項目的比較基準時，將變更控制程式生效，例如業務需求和排程。 專案小組和項目關係人，以及任何受專案變更影響的人員，都應先檢閱並認可變更管理計劃，再加以執行。

對專案整體成功影響甚小的微變更，不應該包含與對需求或要徑排程里程碑所做的相同嚴格。 項目變更管理計劃必須說明何時需要正式的項目變更要求 (PCR) 。 例如：

• 排程與預算變更的臨界值為何？

• 是否有一律需要變更要求的變更？

• 變更管理程式會跳過哪些變更？

請注意：通常有許多小範圍的變更會造成損害，而不是大而明顯的變更。 定義您的 PCR 準則時，請考慮這一點。 例如，您的變更管理計劃應定義變更要求類別，例如主要或次要專案：

• 重大變更    這些應該是 檔化為 PCR。 重大項目變更：

  • 影響要徑上的需求或工時專案、將重大里程碑或整個項目結束日期延遲一定的時間百分比或工期。 每個專案應定義主要變更準則。

  • 需要額外的資金 (美元或預算) 百分比。 同樣地，每個專案應定義金額。

• 微變更    這些例行變更不需要 PCR。 小幅變更：

  • 請勿對計劃造成重大影響。 它們不會延伸具有專案相依性的里程碑或任務的完成日期。

  • 沒有任何負面的財務影響。 因此不會產生專案預算變異數。

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評估變更要求的秘訣

項目變更管理計劃也應包含如何評估變更要求的相關信息。 在需要評估之前，必須先判斷此評估的準則，這樣就不會浪費時間達成共識。 設定這些參數有助於平衡變更與整體業務目標和權益。

以下是評估變更要求時要考慮的一些常見問題：

• 這項變更會新增或變更業務需求嗎？

• 是否有因應措施，或是必須進行此變更，以使項目整體成功？

• 這項變更需要增加資金嗎？

• 這會延遲項目的結束日期嗎？

• 雖然這項變更可能會對專案造成負面影響，但還是會造成大量的商業優勢，使其值得一試嗎？

• 現在傳除這項變更是否比延遲更有意義？ 延遲最後會花費公司更多金額嗎？

• 是否已考慮所有受影響項目關係人，並支持變更？

• 是否有合約影響需要考慮？ 例如，對於外部廠商的承諾是否會因為這項變更而未履行？

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核准項目變更要求

定義哪些人可以核准或無法核准要求的變更也很重要。 您可以經常定義各種授權層級，以便有效率地處理例行變更，而重大變更則會獲得必要的強調程度。

當建議的變更影響專案範圍時，您應該將其視為需要項目贊助商核准的企業決策。 範圍不受影響時，專案小組和贊助商可能會決定專案經理有權在特定限制內核准變更。 對於某些專案，變更控制面板會定期建立和修改，以考慮及核准變更要求。 組織中可能有不同的變更控制面板，可處理各種類型的變更要求。 例如，技術變更控制面板可能會查看技術問題。

一種簡單來說明核准變更要求指導方針的方法，是在如下所示的數據表中，以範例項目為基礎：

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這是一次大的支出

專案小組總是很急著參與專案執行，有時候是因為實際規劃而損失。 擷取快捷鍵是很誘人的，您會一一動就知道問題。 在變更發生之前，有完善的變更控制程式，將會產生較大的回報和更好的整體項目結果。 將主旨從變更控制中移除，可讓專案小組有效率且有效率地處理波動。 專案小組成員和項目關係人所接受的經過詳盡的變更管理計劃，將節省時間與金錢，這是專案經理從未用到的。

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