附註: 如需 Access 2016 和更新版本中資料收集的相關資訊，請參閱匯入、匯出 SQL Server。
您可以使用 Microsoft Access 2007 或 Access 2010 搭配 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010，透過電子郵件收集或更新資訊。 Access 會引導您建立資料收集表單，並在電子郵件中傳送表單。 當您的電子郵件收件者傳回已填妥的表單時，您可以選擇自動處理收集的資料，並將其儲存在指定的 Access 資料庫中。 這種資料收集方法可以節省您通常涉及複製和貼上或手動資料輸入過程的時間和精力。 以下是您可以使用此程序來收集資料的一些案例：
問卷 您可以先建立具有儲存結果所需資料表的 Access 資料庫，然後使用精靈產生問卷表單，然後將其郵寄給問卷參與者，以進行問卷並編譯結果。 當參與者回覆時，調查資料會自動儲存在資料庫中。
狀態報告 無論是最新的庫存水準狀態，還是未決問題的最新資訊，您的團隊都可以定期向您傳送包含目前資訊的電子郵件訊息，讓您隨時了解情況。
活動管理 組織會議、訓練或其他活動時，您可以以電子郵件訊息的形式傳送一或多個表單，以收集連絡資訊、差旅和飯店喜好設定等。 如果您選擇自動處理回复，參與者可以隨時更改他們的偏好，而無需通知您，並且您始終可以訪問最新數據以進行決策。
本文說明使用此程式所需的專案、如何開始使用精靈，然後提供各種步驟的其他資訊，以便您在遵循精靈時做出最明智的選擇。
附註: 如果您的收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向您發送資料收集表，您將無法新增收集的資料。
開始之前
如果這是您第一次使用電子郵件來收集資料，請執行下列步驟：
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確保您已在電腦上安裝以下應用程式：
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Access 2007 或 Access 2010。
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Outlook 2007 或 Outlook 2010。 您必須在用來傳送電子郵件的電腦上安裝並設定 Outlook。 如果您已安裝 Outlook，但尚未設定，請啟動 Outlook，然後遵循 Outlook 啟動精靈中的指示。 如需精靈的說明，請參閱 Outlook 說明。
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如果您打算使用 InfoPath 表單，請確定您已安裝 InfoPath 2007 或更新版本，而且收件者也必須在其電腦上安裝 InfoPath。
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您的電子郵件收件者必須在其電腦上安裝 InfoPath 或支援 HTML 格式的電子郵件用戶端，才能檢視和編輯表單。
用來透過電子郵件訊息收集資料的表單不是存取表單。 精靈會以 HTML 或 InfoPath 格式產生特殊表單。
識別目的地資料庫。 資料庫可以是 .mdb 或 .accdb 格式。 此外，還支援 .mde 和 .accde 檔案。 如果您不想使用現有的資料庫，則必須建立新的資料庫。
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識別或建立您要填入電子郵件回覆資料的資料表。 如果您要收集現有資料表的資料，請確定資料表不是唯讀的，而且您擁有新增或更新其內容的必要許可權。
附註: 附件、自動編號、OLE 和多值欄位類型無法使用電子郵件訊息來收集
如果您的資料收集作業填入兩個或多個資料表，您必須建立選取查詢，並將其用作表單的記錄來源。 請確定查詢包含基礎資料表中的所有必要欄位。 如果您使用現有的查詢，請確定查詢不是唯讀的，而且您擁有新增或更新其內容的必要許可權。 如需根據兩個或多個資料表建立查詢的詳細資訊，請參閱查詢 簡介一文。
在下列情況下，將資料儲存為新記錄：
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如果資料將填入多個資料表。
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如果目的地資料表沒有主索引鍵欄位。 主索引鍵值是將每一個回覆對映至現有記錄的必要條件。 如果您的目的地資料表沒有主索引鍵欄位，請立即新增它，或指派具有唯一值的現有欄位作為主索引鍵。
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如果目的地表格沒有任何記錄。 如果資料表是空的，精靈會假設您要新增記錄。
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如果收件者的電子郵件地址未儲存為資料庫中的欄位。 收集資料以更新記錄時，您將無法在精靈產生的訊息中手動輸入地址。 位址欄位必須位於目的地資料表中，或位於與目的地資料表有關聯性的資料表中。
開始使用
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開啟將儲存所收集資料的資料庫。
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若要將資料新增至單一資料表，請在 [導覽窗格] 中選取資料表。 若要填入多個相關資料表，請選取繫結至這些資料表的查詢。
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執行下列任一項作業以啟動精靈：
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在 [外部資料 ] 索引標籤的 [收集資料] 群組中，按一下 [建立電子郵件]。
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以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢，然後按一下 [透過電子郵件收集和更新資料]。
附註: 如果資料表不包含任何欄位，或只有 [自動編號]、[OLE 物件]、[附件] 或 [多值查閱] 欄位類型，Access 會顯示下列訊息： 選取的資料表或查詢沒有任何支援使用電子郵件收集資料的欄位。
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如果表格包含支援資料收集的欄位，則精靈會啟動。 如果目的地資料表同時支援新增和更新資料，精靈會引導您完成透過電子郵件訊息收集資料的必要步驟。
使用以下各節作為您在流程的以下七個主要步驟中可能遇到的任何問題的參考。
選擇您要傳送的資料輸入表單類型
根據您自己和收件人的易用性選擇表單類型。
選取 HTML 表單 HTML 表單可由其電子郵件用戶端支援 HTML 的任何使用者檢視及編輯
選取 [Microsoft InfoPath] 表單 只有當您的電腦上安裝了 InfoPath 時，您才會看到此選項。 只有在收件者的電腦上都安裝了 InfoPath 和 Outlook 時，才選取此選項。 InfoPath 表單提供更好的資料輸入和編輯環境，
接下來顯示的精靈頁面取決於目的地物件是否支援更新資料。 如果物件是以兩個以上表格為基礎的查詢，或是沒有主索引鍵欄位或不包含任何記錄的資料表，精靈會假設您要新增記錄，並提示您選取表單欄位。 在所有其他情況下，精靈會提示您指定是否要新增或更新資料，然後再要求您選取表單欄位。
選擇要收集新資料還是更新現有資料
指定您要對資料執行的動作。 您使用的表單類型會影響收件者在單一回覆中可以傳送給您的新記錄數目。 更新資料時，收件者必須更新的記錄數目會識別將包含在訊息中的預先完成表單數目。
附註: 若要新增記錄，請在建立郵件時，在電子郵件訊息的位址方塊中輸入電子郵件地址。 若要更新現有資料，收件者的電子郵件地址必須儲存為基礎資料表或查詢或相關資料表中的欄位。
指定您要收集的資料
選擇要包含在表單中的欄位時，不需要包含表單中基礎資料表或查詢中存在的每個欄位。 但是，必須滿足以下條件：
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必填欄位： 標有星號 (*) 符號的欄位是必填欄位。 如果您要收集新記錄，精靈會自動包含 必要 屬性設定為 是 的所有欄位。 如果任何記錄的必填欄位為空白，Access 無法將記錄新增至資料表。
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不支援的欄位類型： 您將無法在表單中包含某些欄位類型，例如自動編號、附件、OLE 物件或多值查閱欄位。
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主鍵欄位： 但是，用戶在添加記錄時將能夠在字段中鍵入值;如果指定的值已在使用中，則不會處理回覆。
附註: 針對每個包含的欄位，在「欄位屬性」下指定標籤，如果您不想讓使用者變更該欄位中的資料，請按一下唯讀。
指定自動或手動資料處理
您可以選擇自動或手動處理回覆。 自動處理表示當您收到回覆時，Outlook 和 Access 會共同運作，將資料匯出至資料庫中的目的地資料表。 自動處理可以節省您的時間和精力。 手動處理僅表示您啟動匯出作業，將資料從 Outlook 中的指定資料夾傳輸到 Access 中的目的地資料表。
只要回覆到達您的信箱時符合下列條件，回覆就會成功匯出至目的地資料表：
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Outlook 必須已在您的電腦上執行。 如果 Outlook 未執行，則在您下次啟動 Outlook 時開始處理。
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存取不得受密碼保護，且不應以「獨佔」模式開啟。 資料庫的名稱或位置自您傳送電子郵件訊息以來不得變更。
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資料表和查詢的名稱，以及表單中包含的欄位屬性，自您傳送電子郵件訊息以來，不得變更。
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您必須具有必要的許可權，才能新增或更新基礎資料表和查詢的內容。
附註: 如果自動處理失敗，請嘗試修正任何問題，然後手動匯出失敗的回覆。 解決問題後，任何到達收件匣的回覆都會繼續自動處理。
設定屬性以控制回覆的自動處理
若要指定儲存回覆的不同 Outlook 資料夾，請在精靈的 [指定您要如何處理回覆 ] 頁面上，按一下資料夾名稱。 在「 選取資料夾」 對話方塊中，選取不同的資料夾，或按一下「 新增 」以建立新資料夾。
如果您按一下 設定屬性 以控制回覆的自動處理 ，以變更或微調匯入設定，請參閱下表以取得可用選項的相關資訊：
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選項 |
結果 |
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捨棄您未傳送訊息之人的回覆 |
如果您只想自動處理訊息原始收件者所傳送的回覆，請選取此核取方塊。 其他人的回覆會儲存在目的地資料夾中，但不會自動處理。 |
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接受每個收件者的多個回覆 |
如果您只想自動處理每個收件者的第一個回覆，請選取此核取方塊。 第二個和後續的回覆會儲存在目的地資料夾中，但不會自動處理。 附註: 此設定只會控制要處理的回覆數目，而不控制單一回覆內的記錄數目。 換句話說，如果您傳送 InfoPath 表單，使用者可以在單一回覆中傳送多筆記錄給您，即使未選取此核取方塊，Access 也會自動處理回覆中的所有記錄。 |
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只允許更新現有資料 |
當收件者使用 InfoPath 表單更新資料時，除了更新現有記錄之外，他們還可以傳送新記錄。 選取此核取方塊可僅處理現有記錄的更新。 |
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要處理的回覆數量 |
輸入您要自動處理的所有收件者) (回覆總數。 如果您想要自動處理所有回覆，請在文字方塊中輸入較大的值，例如 5000。 達到指定值後收到的回覆會儲存在目的地資料夾中，但不會自動處理。 |
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停止日期和時間 |
指定何時停止此電子郵件訊息的回覆自動處理。 在此日期和時間之後收到的回覆會儲存在目的地資料夾中，但不會自動處理。 |
若要稍後變更這些選項，請在 [外部資料] 索引標籤的 [ 收集資料] 群組中，按一下 [管理回覆]。 在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中，選取您要變更設定的訊息，然後按一下 [訊息選項]。 您在對話方塊中所做的變更會影響您收到該訊息的所有後續回覆。
手動處理回覆
若要控制處理回覆的時間和回覆，請勿選取 [自動處理] 選項。 回覆將儲存在 Outlook 中的指定資料夾中，直到您選取並右鍵按一下資料夾中的每個回覆，然後按一下捷徑功能表中的 [將資料匯出至 Microsoft Access ]。
在某些情況下，您可能還必須手動處理無法自動處理的回覆。
匯出資料之前，請記住下列事項
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Access 資料庫不應以獨佔模式開啟，而且資料庫的名稱或位置自您傳送電子郵件訊息以來不得變更。
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資料表和查詢的名稱，以及表單中包含的欄位屬性，自您傳送電子郵件訊息以來，不得變更。
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您必須具有必要的許可權，才能新增或更新基礎資料表和查詢的內容。
選取您要如何指定收件者的電子郵件地址
如果您只收集新資訊，可以透過兩種方式指定電子郵件地址：
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在 Outlook 電子郵件中個別輸入電子郵件地址，或從通訊錄中選取位址。
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在目前 Access 資料庫的資料表或查詢中使用電子郵件地址欄位。
附註: 收集資料以更新現有記錄時，您不會看到此對話方塊，因為收件者的電子郵件地址必須先作為資料庫中的欄位提供。
直接在 Outlook 中輸入電子郵件地址
如果您在 Outlook 中指定收件人，則可以在發送郵件之前預覽和自定義郵件。 在電子郵件訊息內文中，包含簡短的簡介和表單。 建議您不要對表單進行任何變更。 表單結構的變更可能會導致無法處理回覆。
使用儲存在資料庫欄位中的電子郵件地址
選取 「關聯表格」 的選項是指相關的表格。 若要檢視或編輯資料庫中的資料表關聯性，請在 [資料庫工具] 上。 索引標籤，在 「關係 」群組中，按一下 「關係」
如需關聯性的詳細資訊，請參閱資料 表關聯性指南一文。
檢閱並指定收件者清單
最後一個主要步驟包括預覽和自訂電子郵件訊息、微調收件者清單，然後傳送資料收集訊息。
建立並傳送電子郵件訊息
當精靈通知您現在可以建立電子郵件訊息，並示範如何使用 [管理回覆 ] 指令來檢視電子郵件狀態時，可能會出現一些警告訊息。 下表說明每個警告，以及您可以採取的解決動作：
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警告 訊息 |
描述 |
S 解決方案 |
|---|---|---|
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某些記錄在指定的電子郵件地址欄位中不包含有效的地址。 這些列不會傳回任何資料。 |
您選取的電子郵件地址欄位包含 Null 值。 |
如果您想要收集每筆記錄的資料，請結束精靈，並將空值取代為電子郵件地址。 然後再次啟動精靈。 |
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您目前對資料庫有獨佔鎖定;自動處理將失敗，直到釋放鎖定為止。 |
您目前已將資料庫以獨佔模式開啟。 |
如果您選擇自動處理回覆，則處理會失敗，因為 Access 無法新增或更新具有獨佔鎖定的資料庫。 傳送訊息後立即以非獨佔模式關閉並重新開啟資料庫 |
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這些電子郵件訊息可能包含機密或敏感性質的資料。 |
您正在收集資料以更新現有記錄，而您要傳送的表單將使用現有資料預先完成。 |
如果某些表單欄位包含敏感性資料，請返回您選取欄位的精靈步驟，並從表單中移除包含敏感性資料的欄位 |
預覽和自訂郵件之後，您可以篩選電子郵件地址欄位，並選取收件者。 選取對應的核取方塊，選擇您要使用的電子郵件地址。 如果您看到列出無效電子郵件地址的對話方塊，請記下清單中的位址，然後按一下 [ 結束]。 驗證無效的位址，進行必要的更正，然後嘗試重新傳送訊息。
