建立新資料庫

本文內容

• 概觀

• 使用範本建立資料庫

• 建立資料庫而不使用範本

• 將資料從其他來源複製到 Access 資料表

• 匯入、附加或連結至其他來源的資料

• 新增應用程式零件

• 開啟現有的 Access 資料庫

概觀

當您第一次啟動 Access時，或如果您關閉資料庫而不關閉資料庫 Access，則會顯示 MicrosoftOffice Backstage 檢視。

Backstage 檢視是一個起點，您可以從中建立新資料庫、開啟現有資料庫、檢視 Office.com 中的精選內容 — 您可以使用 Access 對資料庫檔案 或 資料庫 外部 執行的任何操作，而不是在資料庫 內 執行。

使用範本建立資料庫

Access 附帶各種模板，您可以按原樣使用或作為起點。 範本是現成的資料庫，其中包含執行特定工作所需的所有資料表、查詢、表單、巨集和報告。 例如，您可以使用一些模板來跟踪問題、管理聯繫人或保留費用記錄。 某些範本包含少數範例記錄，協助說明使用方式。

如果其中一個範本符合您的需求，則使用它通常是啟動資料庫的最快方法。 但是，如果您在另一個程式中有要匯入到 Access中的資料，您可能會決定最好在不使用範本的情況下建立資料庫。 範本已定義資料結構，可能需要大量工作才能將現有資料調整為範本的結構。

1. 如果您已開啟資料庫，請在 [檔案 ] 索引標籤上，按一下 [關閉]。 Backstage 檢視會顯示 [新增 ] 索引標籤。

2. 「 新增 」標籤中提供了幾組範本，其中一些範本內建於 Access中。 您可以從 Office.com下載其他範本。 有關詳細信息，請參閱本文的下一節。

3. 選取您要使用的範本。

4. Access 會在 [ 檔案名稱 ] 方塊中建議資料庫的檔案名稱 - 您可以視需要變更檔案名稱。 若要將資料庫儲存在與檔案名稱方塊下方顯示的資料夾不同的資料夾中，請按一下 ，瀏覽至您要儲存資料庫的資料夾，然後按一下 [ 確定]。 或者，您可以建立資料庫並將其鏈結至 SharePoint 網站。

5. 按一下 [建立]。

   Access 會從您選擇的範本建立資料庫，然後開啟資料庫。 對於許多範本，會顯示一個表單，您可以在其中開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料，您可以按一下記錄選取器 (記錄) 左側的陰影方塊或長條，然後執行下列動作，以刪除每筆記錄：

   在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

6. 若要開始輸入資料，請按一下表單上的第一個空白儲存格，然後開始輸入。 使用 瀏覽窗格 瀏覽您可能想要使用的其他表單或報表。 某些範本包含導覽表單，可讓您在不同的資料庫物件之間移動。

如需使用範本的詳細資訊，請參閱使用 範本建立 Access 桌面資料庫一文。

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建立資料庫而不使用範本

如果您對使用範本不感興趣，您可以建立自己的表格、表單、報表和其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下，這涉及以下一項或兩項：

• 將資料輸入、貼上或匯入至建立新資料庫時所建立的資料表，然後使用「建立」標籤上的「資料表」命令，對您建立的新資料表重複此程序。

• 從其他來源匯入資料，並在處理過程中建立新表格。

將資料從其他來源複製到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在另一個程式中，例如 Excel，您可以將其複製並貼上到 Access 表中。 一般而言，如果您的資料已分成列，則此方法效果最佳，因為它們位於 Excel 工作表中。 如果您的資料位於文字處理程式中，最好使用標籤來分隔資料欄，或在複製資料之前，先在文字處理程式中將資料轉換為表格。 如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如，將全名分隔為名字和姓氏) ，您可能想要在複製資料之前執行此操作，特別是如果您不熟悉 Access。

當您將資料貼到空白表格中時， Access 會根據其中找到的資料類型來設定每個欄位的資料類型。 例如，如果貼上的欄位只包含日期值， Access 會將「日期/時間」資料類型套用至該欄位。 如果貼上的欄位僅包含「是」和「否」一詞， Access 會將「是/否」資料類型套用至欄位。

Access 根據在貼上資料的第一列中找到的內容來命名欄位。 如果貼上資料的第一列類型與後續列相似，則 Access 確定第一列是資料的一部分，並為欄位指派一般名稱 (F1、F2 等 ) 。 如果貼上資料的第一列與後面的資料列不相似， Access 會判斷第一列是由欄位名稱所組成。 Access 會相應地命名欄位，並且不包括資料中的第一列。

如果 Access 指派一般欄位名稱，您應該盡快重新命名欄位，以避免混淆。 請使用下列程序：

1. 按 CTRL+S 儲存資料表。

2. 在 [資料工作表] 檢視中，按兩下每個資料行標題，然後輸入每個資料行的描述性欄位名稱。

3. 再次儲存資料表。

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匯入、附加或連結至其他來源的資料

您可能有儲存在另一個程式中的資料，而且您想要將該資料匯入新表格，或將它附加至 Access中的現有表格。 或者，您可能與將資料保存在其他程式中的人員合作，並且您想要透過連結到它來 Access 使用它。 無論哪種方式， Access 都可以輕鬆地使用來自其他來源的資料。 您可以從 Excel 工作表、另一個 Access 資料庫中的表格、 SharePoint 清單或各種其他來源匯入資料。 您使用的程序會因來源而略有不同，但下列程序將協助您入門。

1. 在 Access中，在 [外部資料 ] 索引標籤的 [匯入 & 連結 ] 群組中，選取 [新增資料來源]，然後選取您要匯入之檔案類型的命令。

   例如，如果您要從 Excel 工作表匯入資料，請按一下 [新增資料來源 ] > [從檔案] >Excel。

   附註: 如果您在「 匯入 & 連結 」群組中找不到正確的格式類型，您可能必須啟動最初建立資料的程式，然後使用該程式將資料儲存為一般檔案格式 (例如分隔文字檔) ，才能將該資料匯入 Access。

2. 在 [ 取得外部資料] 對話方塊中，按一下 [ 瀏覽 ] 以尋找來源資料檔，或在 [ 檔名 ] 方塊中輸入來源資料檔的完整路徑。

3. 按一下您想要的選項 (所有程式都允許您匯入，有些程式可讓您在 [指定您要在目前資料庫中儲存資料的方式和位置] 底下附加或連結) 。 您可以建立使用匯入資料的新表格，或與某些程式 () 您可以將資料附加至現有表格，或建立連結表格，以維護來源程式中資料的連結。

4. 如果精靈啟動，請遵循精靈接下來幾頁的指示。 在精靈的最後一頁，按一下 [完成]。

   如果您從 Access 資料庫匯入物件或連結表格，則會出現「 匯入物件 」或 「連結表格 」對話方塊。 選擇您想要的項目，然後按一下 確定。

   確切的程序取決於您選擇匯入、附加或連結資料。

5. Access 會提示您是否要儲存剛完成的匯入作業的詳細資料。 如果您認為將來會再次執行相同的匯入作業，請按一下 儲存匯入步驟，然後輸入詳細資料。 然後，您可以在未來按一下「外部資料」標籤上的「匯入 & 連結」群組中的「已儲存的匯入 」，輕鬆重複此作業。 若不想儲存作業的詳細資料，請按一下 [關閉]。

如果您選擇匯入資料表， Access 會將資料匯入新資料表，然後在導覽窗格的 [資料表 ] 群組下顯示資料表。 如果您選擇將資料附加至現有資料表，則資料會新增至該資料表。 如果您選擇連結至資料， Access 會在導覽窗格的 [資料表 ] 群組下建立連結資料表。

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新增應用程式零件

您可以使用應用程式組件將功能新增至現有資料庫。 應用程式零件可以像單一表格一樣簡單，也可以包含數個相關物件，例如表格與繫結表單。

例如，「註解」應用程式部分由具有自動編號 ID 欄位、日期欄位及備忘欄位的表格組成。 您可以將其新增至任何資料庫並按原樣使用，或以最少的自訂使用。

1. 開啟您要新增應用程式零件的資料庫。

2. 按一下 [建立] 索引標籤。

3. 在「範本」群組中，按一下「應用程式零件」。 可用零件的清單隨即開啟。

4. 按一下您要新增的應用程式零件。

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開啟現有的 Access 資料庫

1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

2. 在 [ 開啟 ] 對話方塊中，瀏覽至您要開啟的資料庫。

3. 執行下列其中一個動作：

   • 按兩下資料庫，以 [ Access 選項] 對話方塊中指定的預設模式或管理原則所設定的模式開啟它。

   • 按一下 [開啟 ] 以開啟資料庫，以便在多使用者環境中共用存取，以便您和其他使用者可以讀取和寫入資料庫。

   • 按一下 [開啟 ] 按鈕旁的箭頭，然後按一下 [開啟唯讀 ] 以開啟資料庫以進行唯讀存取，以便您可以檢視但無法編輯它。 其他使用者仍然可以讀取和寫入資料庫。

   • 按一下 [開啟 ] 按鈕旁的箭頭，然後按一下 [開啟獨佔] 以使用獨佔存取權開啟資料庫。 當您以獨佔存取權開啟資料庫時，嘗試開啟資料庫的任何其他人都會收到「檔案已在使用中」訊息。

   • 按一下 [開啟 ] 按鈕旁的箭頭，然後按一下 [開啟獨佔唯讀 ] 以開啟資料庫以進行唯讀存取。 其他使用者仍然可以開啟資料庫，但僅限於唯讀模式。