建立查詢以篩選的保留原則

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關鍵字可協助您縮小原則中所包含的內容。藉由建立保留原則的焦點所在的搜尋，您會減少您需要保留在每個內容來源中的內容量。

查詢可協助您縮小這些內容來源，並調整會保留您可以建立規則與關鍵字、運算子和萬用字元的內容。查詢的保留原則支援關鍵字查詢語言 (KQL)。如需詳細資訊，請參閱關鍵字查詢語言 (KQL) 語法。

附註: 保留原則中所包含的內容，它必須編目由搜尋。如需有關編目的預設檔案類型的詳細資訊，請參閱預設編目副檔名與剖析 SharePoint Server 2013 中的檔案類型，也適用於Microsoft 365。

運算子和鄰近範圍中的關鍵字

特殊的運算子 (例如布林值與鄰近運算子) 可以用來建立多個關鍵字之間的關係。運算子必須全部皆以大寫字母撰寫。如果您必須使用多個運算子，則可使用括號將其分組以判斷套用順序。

例如，您可能會尋找內容字詞「高階主管」，但您不想要尋找一般稱為"Executive Summary"貴組織中的標題中的字詞出現時。當您使用的片語」高階主管不摘要」，您可以縮小的 188 從 300 傳回的項目數，因為您要排除任何文件若包含 word 「摘要」。

當指定兩個字時沒有運算子時，暗示的與存在。例如: 「毛蠕蟲「是」毛和蠕蟲」相同。

使用此...	若要...	範例
AND	尋找包含此運算子分隔之所有單字或片語的內容。	風險及 value and VAR 會尋找包含所有三個單字的所有內容。
OR	尋找包含此運算子分隔之任一單字或片語的內容。	risk OR VAR 會尋找包含任何一個單字的所有內容。
NOT	排除片語中包含字詞的內容。	Executive NOT Summary 會尋找包含 Executive 片語的所有內容，除非內容也不含 Summary 字詞。
( )	將單字或片語分組，以顯示所套用的順序。	(Risk AND management) OR (VAR or Value-at-risk)
NEAR(n)	找到相鄰的字詞，其中 n 等於分隔的單字數。如果沒有指定數字，則預設距離是 8 個單字。	Mid near （5) Office 可找到 Mid 和 Office 更換 Office 和 Mid，Back，and 最上層的 Office。

萬用字元可以協助您延伸關鍵字，以包括內含部分關鍵字或字詞且具有替代拼字的字詞。

使用此...	若要...	範例
* 在單字的結尾	尋找包含根單字及任何其他字母的字詞。	risk* 會找到 risk、risks、risked、risking 以及 risky

內容篩選器或查詢可以包含使用關鍵字和屬性的單字、含引號的片語及字詞。請以空格分隔字詞。
常用的單字，像是 the、 it、及及單一位數的數字，會忽略。
如果以引號括住某個片語，搜尋就會傳回所選範圍之內含有您輸入確切片語的內容。如果括號中的片語與實際內容之間有任何差異，則將無法找到內容。
運算子（例如，布林值運算子），例如或和與，應寫為全部大寫。
您可以搜尋的清單或文件庫與關鍵字屬性值。若要尋找完全符合，以括住屬性值或不加引號尋找輸入以字母開頭的部分相符的值。例如，如果您尋找的檔案名稱: 「預算」（用引號），您的搜尋會傳回一個名為「 Budget.xlsx。」檔案（不含引號） filename:budget 搜尋也會傳回「 Budget_Current.xlsx 」和「 Budget_Next.xlsx。」的檔案
查詢必須包含要尋找的字詞。若查詢中只含有要排除的字詞，就會產生錯誤訊息。

關鍵字	範例結果
Executive Briefing	在文件、頁面或中繼資料中任何位置包含 Executive 和 Briefing，任何內容。
"Executive Briefing"	包含"Executive Briefing"放在一起，任何位置的文件或頁面中的任何內容。
"Executive Briefing"和"Executive Summary"	包含"Executive Briefing"文字在一起，隨處在文件、頁面或包含"Executive summary"放在一起的任何內容的任何內容。
filename:budget	在 [檔案名稱，例如 2016年預算 projections.docx、 2016年預算 priorities.pptx、 2016 budget planning.xlsx、 2016 budget review.xlsx，等預算與任何檔案。
filename:2016 預算 filetype:xlsx	Excel 工作表包含 2016 budget 片語，例如"2016 budget planning.xlsx"和"2016 budget review.xlsx"